Space Machines Company économise des frais généraux sur des travaux critiques

Arrière-plan

Tout comme les voitures, les satellites ont également besoin d’entretien pour rester dans l’espace. Dans l’espace, ces satellites peuvent être entretenus par la société Space Machines Company. Fondée en Australie en 2019, l’entreprise construit une flotte de véhicules d’entretien capables de réparer les satellites en orbite. Son mantra? Rendre l’espace plus durable en prolongeant la durée de vie de notre infrastructure céleste.

Défi : une solution de stockage simple et sécurisée

La société Space Machines Company échange des données et du contenu entre trois bureaux dans deux pays. Elle collabore également avec un réseau mondial de partenaires. Dans le passé, l’entreprise était confrontée à des dossiers partagés désordonnés, des fichiers dupliqués et des contrôles d’accès déroutants. Il fallait une solution de stockage centralisée pour collaborer facilement.

La sécurité et l’intégrité des données étaient l’une des plus grandes préoccupations. Il était essentiel d’héberger les données dans des centres de données australiens pour respecter la réglementation locale. « Nous travaillons avec des clients importants. La sécurité et l’intégrité des données sont donc cruciales », partage Sharmila Fernando, responsable marketing chez Space Machines Company.

La société Space Machines Company avait également besoin d’une solution conviviale offrant un temps de disponibilité élevé, une vitesse de téléversement rapide et la possibilité de contrôler la hiérarchie des fichiers de manière centralisée. « Nos ingénieurs travaillent avec des fichiers volumineux pour les conceptions et les partagent entre les bureaux mondiaux en Inde et en Australie. Il est important que nous puissions y accéder le plus rapidement possible pour que tout fonctionne correctement », ajoute Fernando. 

Finalement, l’équipe des opérations commerciales de la société Space Machines Company recherchait une solution avec des capacités de signature intégrées. « Auparavant, nous envoyions des PDF par courrier électronique dans les deux sens pour que les gens les signent. Ils revenaient souvent dans un mauvais format et il était pénible de recommencer tout le processus », explique Ben Spoor, chef du personnel et directeur des opérations commerciales chez Space Machines Company. « Lorsque nous cherchions une solution, Dropbox était le seul à répondre à toutes nos attentes ».

Solution : une hiérarchie de fichiers claire et des droits d’accès prédéterminés

La première tâche consistait à configurer une architecture de fichiers claire et des contrôles d’accès. Ensuite, il était temps de migrer les données de la solution précédente. « L’interface d’administration de Dropbox est très simple à utiliser, donc notre migration s’est déroulée en douceur », se souvient Spoor. L’équipe Dropbox a veillé à ce que nos données arrivent de façon sécuritaire, avec la structure du fichier et les droits d’accès intacts.

Ensuite, l’équipe a commencé à utiliser Dropbox Sign pour exécuter les documents. Elle a fait un clic droit sur un document, l’a placé dans le flux de travail de signature, a défini un ordre de signature et l’a envoyé. L’équipe reçoit des notifications lorsque les gens la signent et l’historique des versions complété est enregistré dans le dossier d’origine Dropbox. « Nous avons besoin d’outils comme celui-là pour optimiser notre temps et nos efforts, ce qui est important pour qu’une startup réussisse », partage Fernando.

Enfin, l’équipe a intégré Dropbox avec Microsoft Word et Google Suite. De cette façon, le personnel peut créer des documents Microsoft ou Google dans Dropbox ou conserver des liens externes dans le système de fichiers interne. « Dropbox propose un million d’autres intégrations, mais l’essentiel pour nous est d’associer notre outil de stockage à nos outils bureautiques », ajoute Spoor.

Résultats : gain de temps, entretien aisé et sécurité des données

Avec une structure de fichier claire et simple, les employés posent moins de questions sur l’endroit où trouver ou conserver les informations. Alors que certains employés classent leurs actifs dans des dossiers, d’autres préfèrent la fonction rechercher de Dropbox pour retrouver des éléments.

Avec des droits d’accès appropriés en place, chacun peut facilement faire son travail. Chaque nouveau membre de l’équipe est affecté à un groupe prédéfini avec tous les droits d’accès nécessaires, ce qui facilite l’intégration des employés.

De ce fait, la société Space Machines Company constate davantage de gains de temps et de productivité.

Leur nouvel environnement de stockage, plus productif, est également plus facile à entretenir. « Pour une startup qui se soucie toujours de ses résultats, Dropbox fait mouche. Nous n’avons pas les ressources nécessaires pour embaucher beaucoup de personnes pour maintenir une solution de gestion des documents. Une seule personne suffit pour tout mettre en place et s’assurer que tout fonctionne correctement, ce qui nous permet d’économiser sur les frais généraux », ajoute Fernando. Cela signifie également que l’entreprise n’a pas besoin d’investir dans des sessions de formation : quelques pages Wiki ont suffi à impliquer toute l’équipe.

Un autre avantage majeur est une piste d’audit claire pour chaque document. Ce journal est particulièrement important lorsque plusieurs intervenants externes collaborent au dossier partagé. L’alerte automatisée signale également si quelqu’un déplace accidentellement des données, garantissant ainsi l’intégrité des données. « Dropbox me donne une vue d’ensemble centralisée avec un minimum d’effort », ajoute Spoor.

Les partenaires de la société Space Machines Company, notamment les agences gouvernementales, doivent également s’assurer que leurs données sont sécurisées. C’est ici que la résidence des données joue un rôle clé. En respectant les lois australiennes, l’entreprise réduit le risque d’accès non autorisé. « Pour des projets aussi importants, certains clients(es) préfèrent travailler sur Dropbox en raison de sa sécurité et de la résidence des données », partage Fernando.

Dropbox a déjà été mis à l’épreuve lors du lancement du véhicule de service orbital Optimus. La société Space Machines Company a utilisé Dropbox pour partager des fichiers et configurer des autorisations pour différents intervenants. L’étape suivante est la mission Space MAITRI. L’entreprise collaborera avec l’agence spatiale indienne pour lancer un autre véhicule sur une fusée indienne, ce qui impliquera de nombreuses versions d’essai avant de valider le vaisseau spatial. La gestion et l’échange efficaces des données de test entre les équipes en Australie et en Inde seront cruciaux. « Nous avons eu de bonnes relations avec Dropbox, donc je suis sûr que tout se passera bien. Je ne suis pas inquiet », ajoute Spoor.

Avec des centaines de nouveaux satellites s’aventurant dans l’espace, des objets entreront en collision et des débris spatiaux s’accumuleront. La société Space Machines Company s’efforce de préserver l’espace de manière durable. Avec une solution de stockage sécurisée et intuitive, l’entreprise est prête à évoluer et à relever le défi.