En simplifiant son chiffrement de bout en bout avec Dropbox, The Digitale peut mettre 30 % moins de temps et d’efforts

Contexte

Si vous devez commercialiser un service ou un produit difficile à expliquer, l’agence de marketing numérique allemande The Digitale est là pour vous aider. « Les parcours d’achat longs, les personas d’acheteurs complexes et les publics cibles très précis, c’est notre truc. » Voici les mots de Dominique Korschinek, PDG et directeur associé de The Digitale. L’entreprise offre des services d’analyse, d’informatique décisionnelle, de stratégie, de création de contenu, de conception, d’expérience d’utilisation et d’optimisation des conversions. « Notre mission, c’est de faire prospérer nos clients grâce au marketing numérique. Nous ne faisons pas que créer des vidéos drôles. Nous nous efforçons de générer des résultats qui ont du poids », ajoute‑t‑il. The Digitale aime travailler avec des entreprises qui partagent sa vision et qui poussent la numérisation en Europe, comme Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom et Microsoft.  

Le défi : faciliter le chiffrement de bout en bout

Puisqu’elle travaille avec des sociétés internationales de premier ordre, The Digitale doit protéger des données de nature délicate afin de rester digne de confiance et de respecter les lois de l’Union européenne en matière de confidentialité. « Pour certains fichiers, nous devons utiliser le chiffrement de bout en bout pour protéger des données de prospection, des documents de ressources humaines et divers fichiers de stratégie et de finance. Grâce à cette technologie, vous et votre partenaire êtes les seules personnes à avoir une clé de chiffrement. Même Dropbox, qui stocke les fichiers, n’en a pas. Le gouvernement non plus ne peut pas accéder aux données », explique Peter Bilz-Wohlgemuth, directeur de l’exploitation et associé directeur chez The Digitale.

Au début, The Digitale utilisait Boxcryptor, un service de chiffrement difficile à utiliser. « Nous devions donner une formation spéciale à notre personnel pour lui apprendre à chiffrer les données, raconte M. Bilz-Wohlgemuth. En cas de mauvaise utilisation du logiciel, seule la personne qui avait chiffré un fichier pouvait le déchiffrer, donc il était impossible de l’ouvrir si cette personne n’était plus dans l’entreprise. Des fois, les fichiers plantaient, carrément. En gros, la technologie était super, mais elle laissait place à beaucoup de problèmes. »

The Digitale utilisait Dropbox pour le partage de fichiers depuis le jour 1. « Nous avons plusieurs partenaires, dont des pigistes, donc nous avons besoin d’un logiciel qui simplifie la collaboration au sein d’équipes hybrides, signale M. Bilz-Wohlgemuth. Au début, Dropbox était de loin la meilleure solution à ce chapitre. Quand Dropbox a acquis la technologie de Boxcryptor et y a intégré le chiffrement de bout en bout, nous avons sauté sur l’occasion de faire partie des premiers à l’adopter. » 

La solution 2‑en‑1 : le chiffrement de bout en bout et le partage de fichiers dans Dropbox 

The Digitale a décidé d’utiliser le service de chiffrement de bout en bout de Dropbox. Ses fichiers chiffrés avec Boxcryptor sont devenus chiffrés de bout en bout avec Dropbox. L’agence a commencé par déchiffrer les fichiers avec l’ancien logiciel. Puis, elle a fait migrer les fichiers (en conservant la structure des dossiers) et a créé des droits d’accès.

Depuis la migration, The Digitale chiffre des fichiers, des sous-dossiers et des dossiers entiers en un seul clic. Elle peut ainsi stocker tous ses fichiers (contenu marketing, maquettes de sites Web, données de vente…) dans un même écosystème. Ensuite, The Digitale utilise Dropbox Transfer pour partager les fichiers avec son réseau international de partenaires, ou ses clients, qu’ils aient un compte Dropbox ou non. De plus, elle peut donner des dates d'expiration à ses liens et voir quand les fichiers ont été ouverts ou téléchargés.

L’agence a rendu le chiffrement accessible à une plus grande partie de son personnel. « Avant, nous limitions les responsables, sinon nous devions payer plus, se souvient M. Bilz-Wohlgemuth. Ce n’est plus le cas. Tous nos employés utilisent Dropbox, donc ils peuvent aussi utiliser le service de chiffrement. »

Les résultats : le chiffrement de fichiers en toute facilité

Aujourd’hui, The Digitale chiffre ses fichiers avec Dropbox au lieu de jongler entre deux services. Selon M. Bilz-Wohlgemuth, « le processus est cinq fois plus simple et nous passons environ 30 % moins de temps sur le chiffrement et le déchiffrement ». Ainsi, l’équipe de The Digitale peut se concentrer à faire du travail de qualité pour sa clientèle. « Nos priorités, c’est réaliser nos mandats, élaborer des stratégies avec nos clients, créer du contenu et offrir des résultats solides. Nous n’avons pas de temps à consacrer au reste. Cette fonctionnalité a changé la donne pour nous. Elle a amélioré la sécurité et la convivialité d’un seul coup », ajoute‑t‑il.

The Digitale a pu simplifier son approche à l’égard de la formation et de l’intégration du personnel. « Fut un temps où nous donnions une formation d’une heure sur l’ancienne solution de chiffrement de bout en bout. Maintenant, il nous faut seulement cinq minutes pour expliquer l’organisation de l’information », rapporte M. Bilz-Wohlgemuth.

L’équipe de The Digitale, qui gère des données de nature délicate au quotidien, partage désormais ses fichiers avec plus d’aise, ce qui a facilité le travail fiscal. « Avant, l’entreprise chargée de nos impôts devait installer le logiciel de chiffrement pour travailler avec nous. Maintenant, elle peut accéder à Dropbox à partir d’un navigateur », raconte M. Bilz-Wohlgemuth.

La migration a ajouté une couche de sécurité aux pratiques de The Digitale. Puisque le chiffrement est plus simple, le personnel est porté à protéger plus de fichiers. « Maintenant que le chiffrement se fait en un rien, nous chiffrons deux fois plus de fichiers qu’avant », dit M. Bilz-Wohlgemuth. Puisque Dropbox est conforme aux lois de l’Union européenne et de l’Allemagne, The Digitale peut dorénavant prouver plus facilement qu’elle respecte les normes ISO, entre autres. Il est donc plus facile pour elle de travailler avec des fournisseurs de cyberassurance et des partenaires ou des clients d’envergure.

En ce moment, The Digitale cherche d’autres façons de simplifier encore davantage le partage de fichiers. Pour commencer, elle envisage des services comme Dropbox Sign afin d’implanter les signatures électroniques dans son écosystème. D’après M. Bilz-Wohlgemuth, avoir un outil de partage de fichiers fiable, convivial et rapide est essentiel, surtout pour des entreprises qui produisent beaucoup de contenu, comme la sienne. Si vous n’avez pas encore choisi de solution de partage de fichiers, voici ce qu’il vous conseille : « Faites vos devoirs et investissez dans des solutions qui offrent sécurité et chiffrement de bout en bout. Moins vous passerez de temps sur vos logiciels, votre stockage et votre partage de fichiers, plus vous en aurez pour des activités lucratives ».