Tobishima Corporation – Consultez les plans, les documents et les autres supports sur tablette à tout moment

Défi : simplifier la recherche d'informations à partir du chantier  

Tobishima Corporation voulait simplifier son processus complexe de recherche d’informations à partir du chantier afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réformer efficacement ses méthodes de travail.

Tobishima Corporation a soufflé ses 135 bougies en l’an 2018. Pendant cette période, l’entreprise a participé à certains des plus grands projets de génie civil au Japon, comme le tunnel Seikan et la baie de Tokyo Aqua-Line, en plus de plusieurs autres projets de construction et de développement d’infrastructures sociales. Au cours des dernières années, l’entreprise a mis en œuvre des changements visant à « façonner l’avenir de la construction » grâce aux avancées technologiques dans les secteurs de la construction et de la prévention des catastrophes. « Notre objectif est de devenir ce que nous appelons un "entrepreneur novateur". Avant 2020, le secteur de la construction a connu une croissance significative des projets d’infrastructure, ce qui a entraîné des heures de travail excessives pour les employés. Il est donc urgent de trouver une solution à ce problème. Nous avons aussi pensé qu’il fallait réformer d’urgence nos processus de travail, en commençant par notre environnement informatique, afin d’acquérir et de développer des ressources humaines et de soutenir la croissance future de notre entreprise », explique Atsushi Ozawa, de la Corporation Tobishima.

Conformément à cette politique, la société a fourni à chaque employé un ordinateur portable léger et une tablette résistante à la poussière, sans système de ventilation, pour une utilisation sur le chantier. Cette mesure leur a permis de concevoir un espace de travail nomade qui n’est pas associé à un lieu spécifique, tel qu’un chantier de construction, un bureau de chantier ou un bureau de succursale.

Mais ils devaient revoir la façon de gérer les données consultées sur chaque appareil. Autrefois, les documents, comme les plans et les directives de construction, étaient conservés et administrés sur un serveur de stockage en réseau (NAS) dans les bureaux de chantier. Toutefois, les disparités entre les systèmes d’exploitation empêchaient les tablettes d’accéder aux données stockées sur le serveur NAS, obligeant ainsi les employés à se rendre physiquement au bureau du chantier pour consulter les documents. 

« Nos ouvriers n’avaient pas accès aux plans et autres documents du chantier. Ils devaient donc constamment se rendre au bureau pour vérifier des informations.  Nous avions besoin d’une solution pour stocker les données d’une manière qui permettrait à nos ouvriers d’accéder aux informations de manière plus efficace », explique Takahisa Nakaya, également de Tobishima Corporation.

Solution : une méthode simple pour partager et visualiser de gros fichiers

Après avoir étudié les différentes solutions de stockage de données actuelles, la Tobishima Corporation a opté pour Dropbox.

« Outre la fonction de consultation de documents sur une tablette, le stockage infonuagique s’avérait crucial pour minimiser les risques de perte de données en cas de défaillance du système de stockage NAS ou de catastrophe naturelle. De plus, cela allègerait la tâche de l’équipe de maintenance et d’exploitation. Nous avons choisi Dropbox, car son interface est simple à naviguer et facile à utiliser, même pour les personnes ayant peu de connaissances en informatique », explique M. Ozawa.

L’équipe a également apprécié la fonctionnalité de synchronisation différenciée de Dropbox, qui permet un transfert rapide et sûr de gros fichiers, comme les données CAO et les images du chantier. En outre, la fonctionnalité de consultation des fichiers en mode hors ligne permet à l’équipe de ne stocker que les fichiers pertinents pour les projets actuels sur les appareils locaux, ainsi que l’ensemble des applications associées.

« Chacun de nos responsables de chantier, y compris moi-même, conserve des informations confidentielles sur les projets antérieurs auxquels il a participé en guise de référence pour ses futurs travaux. » Ces données ne cessent de croître, et les services infonuagiques nous offrent une plus grande flexibilité pour augmenter notre capacité de stockage par rapport au serveur NAS, qui doit continuer d’être augmenté. Nous en sommes vraiment ravis! », s’exclame Nakatani.

Résultats : accéder aux informations à tout moment, n’importe où, et même partager des fichiers avec des entreprises externes

Après un essai concluant, Tobishima Corporation a décidé de déployer Dropbox à l’échelle de l’entreprise. « J’ai souvent du mal à accéder aux plans, car il faut que j’aille jusqu’au bureau, ce qui demande beaucoup de temps et d’énergie, surtout quand je travaille sur des immeubles de grande hauteur. C’est pourquoi la possibilité de consulter des documents sur mon iPad me facilite grandement la tâche. » « Cela améliore non seulement l’efficacité du travail, mais réduit également la charge de travail des superviseurs de chantier, comme moi », affirme Yusuke Tanaka.

Cela permet aussi à l’équipe de travailler sans papier sur le chantier. Autrefois, il était fréquent qu’ils apportent des plans physiques, produits à l’aide d’une machine à tracer, sur le chantier. Cependant, ils ont remarqué qu’il n’était plus nécessaire de le faire. « Grâce à Dropbox, nous avons maintenant la possibilité de consulter toutes les données nécessaires sur nos téléphones et iPad, ce qui nous épargne des situations où nous avons imprimé un plan, mais où nous devons finalement en utiliser un autre », explique M. Tanaka.

Dropbox a aussi montré son utilité dans le cadre des coentreprises, une structure fréquemment employée dans les projets de construction.

« En ce qui concerne les coentreprises, il est crucial de pouvoir échanger des renseignements avec différentes sociétés. Cependant, la mise en place d’un service externe pour les serveurs de fichiers de l’entreprise soulève certains problèmes de sécurité et de conformité. Grâce à Dropbox, nous pouvons effectuer des réajustements détaillés aux paramètres, tels que les privilèges d'accès en lecture seule, afin de partager nos fichiers en toute tranquillité », déclare M. Ozawa 

Tobishima Corporation bénéficie aussi de ces privilèges pour échanger des documents avec les sociétés affiliées.

Ils prévoient utiliser Dropbox pour gérer un plus grand nombre de fichiers dans le futur. Dans un premier temps, ils envisagent de l’utiliser d’abord pour les photos. Chaque jour, les ouvriers enregistrent et font rapport sur chaque chantier. Ils utilisent également un journal de bord pour stocker et gérer ces photos. Auparavant, cette tâche faisait partie des activités qui prolongeaient les heures de travail. 

Certains responsables de chantier ont commencé à stocker leurs photos sur Dropbox et à y déléguer la gestion des images ainsi que la rédaction des journaux de bord. « Nous envisageons de déployer cette solution à grande échelle à l’avenir pour alléger la charge de travail de notre personnel », annonce M. Ozawa, « et j’espère que cette initiative permettra de réduire les heures de travail », ajoute-t-il. 

Ils projettent aussi, à l’avenir, d’abandonner leur serveur NAS sur le bureau du chantier et de centraliser toutes leurs informations dans Dropbox. « Nous avons récemment migré nos serveurs de fichiers vers le nuage et adopté Microsoft 365 comme solution globale de messagerie, ce qui nous a permis d’accorder une attention particulière à l’optimisation de nos méthodes de travail. Nous sommes ravis de continuer à collaborer avec Dropbox pour appuyer nos initiatives », conclut M. Ozawa.