Toda Corporation
Migration de serveurs physiques de chantiers vers le nuage
Exploiter la synchronisation rapide des fichiers et la capacité de recherche de haut niveau pour faciliter la transmission d’information avec des collaborateurs internes et externes
« Sur un chantier de construction, il survient de nombreux problèmes et changements; la transmission rapide de l’information sur place est essentielle. L’installation de Dropbox a permis à notre équipe et à nos collaborateurs externes, dont de nombreuses sociétés partenaires, de partager des fichiers en temps réel. »
Produits utilisés
Dropbox
Secteur d’activité
BTP
Taille
Plus de 1 000 salariés
Emplacement
Japon
Le défi : Les serveurs physiques sur chaque chantier rendaient difficile la transmission fluide de l’information avec les parties externes
Toda Corporation est un entrepreneur général qui existe depuis 140 ans. L’entreprise a connu une croissance constante dans un large éventail de domaines, dont la construction, le génie civil, le développement urbain, l’immobilier et la production d’électricité.
Toda Corporation avait l’habitude de déployer des serveurs physiques sur ses chantiers pour modifier et conserver des données de construction (dessins, photographies, diagrammes de processus…).
Pendant la construction, plusieurs de ses collaborateurs, dont les équipes de supervision et les sociétés partenaires, modifient et vérifient divers types de documents, dont des plans, qui sont modifiés quotidiennement. Le hic, c’est que les serveurs physiques n’étaient accessibles qu’aux employés de l'entrepreneur général.
« Les employés de l’entrepreneur général sur ces chantiers mettaient beaucoup de temps et d’argent dans la transmission d’information sur les projets, la compression de fichiers de dessins volumineux, puis dans leur envoi par courriel ou au moyen d’un service de transfert de fichiers, en plus de gérer le stockage externe de fichiers », explique Hiroyuki Ikehata, gestionnaire, section 1, promotion du système de production, Toda Corporation.
En construction, la transmission rapide d’information est cruciale. Parce qu’elle envoyait ses fichiers à ses partenaires externes par courriel, Toda Corporation se heurtait à des retards coûteux.
En plus de ça, cette façon de travailler rendait la gestion de fichiers difficile. L’entreprise recevait près de 100 courriels chaque jour, dont plusieurs accompagnés de dessins. Quand venait le temps de vérifier quel dessin était le plus récent, d’extraire des dessins compressés ou protégés par mot de passe ou encore d’enregistrer des dessins dans des dossiers classés par projet de construction, c’était tout un casse-tête.
« Dans notre secteur, l’insertion d’une seule ligne erronée sur un dessin peut entraîner des coûts énormes et du travail à refaire. Pour éviter ça, nous devions décrocher le téléphone et vérifier à chaque fois l’heure exacte à laquelle le dernier fichier avait été envoyé », se souvient Toshihiro Saito, gestionnaire de chantier chez Toda Corporation.
Le personnel des sites a dû composer avec des erreurs de manipulation qui ont causé la suppression de données sur un serveur physique. Il a donc fallu recréer des fichiers à partir d’anciennes versions, car les fichiers supprimés ne pouvaient pas être facilement restaurés. Chaque erreur entraînait du travail supplémentaire.
La solution : l’adoption de Dropbox pour sa synchronisation rapide des fichiers et ses fonctionnalités de recherche avancée
En décembre 2019, l’entreprise a déménagé temporairement dans un bâtiment pendant la rénovation de son siège social. C’était l’occasion de trouver une solution aux problèmes de gestion des fichiers.
Avant d’implanter des serveurs de fichiers infonuagiques pour ses chantiers, l’entreprise a commencé à utiliser ces mêmes serveurs dans les services internes qui déménageaient dans le bâtiment par intérim.
En plus d’accélérer la transmission d’information, cette décision a renforcé le plan de continuité des activités et a réduit l’espace d’installation du serveur physique. Ainsi, les serveurs pouvaient être déployés sur les chantiers de l’entreprise partout au pays.
Auparavant, Toda Corporation utilisait Google Drive pour transmettre de l’information à ses groupes de travail internes, mais de nombreuses personnes se sont plaintes de la lenteur de la synchronisation des fichiers avec leur ordinateur et de l’incapacité à partager des fichiers avec des collaborateurs externes en raison de problèmes d’ouverture de compte. L’entreprise a donc commencé à chercher une solution qui répondrait mieux à ses besoins.
« Nous avons étudié deux options : Dropbox Business et le service de stockage infonuagique d’une autre entreprise. Mais plus nous les comparions, plus nous voyions qu’elles étaient complètement différentes. Dropbox est un peu comme un bureau où plusieurs personnes
peuvent travailler ensemble, tandis que l’autre service est plutôt un tiroir où conserver les fichiers terminés.Dropbox répondait mieux à nos besoins, parce que nous modifions souvent nos fichiers et que nous devons les partager avec des sociétés partenaires », souligne M. Ikehata.
C’est ainsi que l’entreprise a adopté Dropbox. Les facteurs décisifs? La vitesse de synchronisation des fichiers, essentielle pour le partage et la collaboration, et l’exploitabilité intuitive, c’est-à-dire que chaque dossier est accessible aussi facilement qu’en stockage local.
Le résultat : l’adoption générale de Dropbox et une collaboration efficace avec les sociétés partenaires
Partage de fichiers efficace et flexible
Depuis que l’entreprise a commencé cette transition à grande échelle, il y a environ six mois, les dessins, documents et données conservés sur les serveurs physiques des bureaux et des chantiers ont été progressivement transférés à Dropbox. Par défaut, l’entreprise utilise Dropbox pour ses nouveaux chantiers. Le stockage des fichiers sur Dropbox favorise leur partage.
De plus, en prêtant sa licence Dropbox à ses principaux partenaires, l’entrepreneur peut désormais créer un environnement où tous les collaborateurs internes et externes peuvent accéder à l’information nécessaire à la réalisation de leur travail.
« En créant un dossier partagé pour chaque société partenaire, nous pouvons éliminer les erreurs lors du partage des plans les plus récents. La gestion des fichiers est simplifiée »,
dit M. Saito.
L’entreprise se sert également des dossiers partagés dans Dropbox pour stocker tous les documents pertinents à ses réunions virtuelles.
« Ça a accéléré les activités sans papier et réduit le travail nécessaire à la préparation des documents », déclare Koji Sakamoto, section de l’équipement de construction chez Toda Corporation.
De plus, les fonctionnalités de partage de liens et Dropbox Transfer permettent d’envoyer plusieurs fichiers en même temps aux partenaires sans licence.
Partage de fichiers efficace et flexible
L’historique des versions permet de restaurer facilement des fichiers supprimés.
Recherche d’information accélérée
La recherche de fichiers est désormais plus efficace. « C’est de trois à quatre fois plus rapide qu’avant », souligne M. Ikehata.
L’entreprise peut désormais conserver tous ses fichiers en un seul endroit et bénéficier des fonctionnalités de recherche avancée de Dropbox.
Les avantages secondaires : l’amélioration de la productivité du télétravail pendant la pandémie de COVID-19, grâce à Dropbox
Transition douce vers le télétravail
Les avantages de Dropbox ont été pleinement démontrés pendant la pandémie de COVID-19.
« Nous considérons que la transition douce vers le télétravail est le plus grand avantage de Dropbox », déclare Masakazu Aoki, gestionnaire, division de l’administration, branche internationale, Toda Corporation.
L’entreprise utilise Dropbox Paper pour plein de choses, comme la gestion des horaires, la gestion des tâches et la transmission d’information aux employés à distance. La communication en est grandement améliorée.
« Nous pouvons gérer les horaires avec Google Agenda, mais pas les tâches de chaque personne. Avec Dropbox Paper, il est facile de passer d’une application à l’autre. Les employés n’ont plus à confirmer des détails par téléphone et leur productivité en télétravail est meilleure », explique M. Aoki.
Interaction plus fluide partout dans le monde
L’entreprise constate que Dropbox Paper permet d’améliorer la communication avec les bureaux et les chantiers à l’étranger.
Les employés peuvent écrire des commentaires dans un seul fichier pendant leurs heures de travail, ce qui favorise les interactions et élimine le besoin de réunions.
« La transition douce vers le télétravail pendant la pandémie a été le plus grand avantage de l’adoption de Dropbox. Dropbox Paper nous donne un portait complet du travail réel de chaque personne et augmente la productivité en télétravail. »
Masakazu Aoki, gestionnaire, division de l’administration, branche internationaleLes principaux avantages d’avoir adopté Dropbox
Les fonctionnalités de recherche avancée ont amélioré la recherche de fichiers et éliminé le besoin de concevoir une structure de dossier.
Dropbox Paper a aidé à comprendre la situation de chaque employé et a stimulé la communication interne pendant le télétravail. L’outil a également simplifié la transmission d’information à des bureaux à l'étranger et à des sociétés partenaires dans différents fuseaux horaires.
Grâce à une synchronisation fluide des fichiers partagés, les modifications sont visibles en temps réel, même dans le cas de dessins et de fichiers volumineux, ce qui facilite la gestion des données les plus récentes.