Le virage stratégique de la chaîne de télévision japonaise Asahi vers Dropbox : améliorer l’efficacité et la sécurité de ses opérations de diffusion

Défi : nous avions besoin d’une plateforme de stockage infonuagique et de partage de fichiers pour faciliter notre transition vers le tout numérique.

La chaîne TV Asahi a été fondée en 1959 et elle est présente sur les ondes depuis plus de 60 ans. Au fil des dernières années, la chaîne TV Asahi a également élargi ses activités de télévision sur Internet en lançant des plateformes telles que « Abema TV » et « TV Asahi Douga », afin de s’adapter aux goûts en constante évolution de son public cible. Parallèlement à son expansion, TV Asahi a procédé à une augmentation de ses effectifs. Au fil des années, la chaîne Asahi TV a constaté que ses locaux physiques ne suffisaient plus à contenir toutes leurs archives, ce qui posait un problème majeur en termes de stockage des cassettes et autres supports. Hajime Yasuda, responsable des affaires techniques de la chaîne TV Asahi, explique la situation :

« Nous devions impérativement diminuer la quantité de documents papier utilisée. Nous avions installé des serveurs de fichiers et des tablettes pour prendre le virage du numérique, mais il n’était pas facile de renoncer à notre longue histoire avec le papier. Chaque semaine, nous distribuions des dizaines de milliers de propositions d’émissions de télévision photocopiées lors de nos réunions. »

Le passage au tout numérique a aussi fait ressortir des problèmes. Lorsque nous avons demandé aux employés comment ils utilisaient les technologies de l’information, nous avons été surpris de constater que beaucoup d’entre eux utilisaient déjà des outils de partage de données grand public, autant à titre personnel qu’au sein de leur service.

« Les outils destinés au grand public ne disposent pas souvent des fonctionnalités de sécurité requises pour un usage professionnel, ce qui les rend difficiles à gérer de manière centralisée par l’équipe informatique. Pour éviter la divulgation non autorisée de documents professionnels, tels que les contrats et les factures, ainsi que des documents de production de contenu comme les propositions ou encore des ébauches de textes, une plateforme sécurisée de gestion de données doit être déployée dans toute l’entreprise », explique Yasuda.

Bien que les serveurs de fichiers locaux existants soient pratiques pour le stockage des données, ils ne sont pas adaptés à un partage flexible d’informations avec des tiers, tels que les agences de publicité et les sociétés de production. En réalité, si un employé souhaitait consulter un document sur place, il devait demander à quelqu’un de le lui transmettre par courriel. C’est pourquoi l’entreprise a décidé d’envisager un nouveau mécanisme de partage de données pour son service de stockage infonuagique professionnel. Ce changement vise à améliorer l’efficacité opérationnelle et à réduire les risques de sécurité.

Solution : stockage et partage de fichiers en toute sécurité

Après avoir longuement hésité, ils ont choisi Dropbox.

L’un des principaux facteurs ayant motivé leur décision était que, selon les résultats d’une enquête précédente, Dropbox était déjà le service infonuagique le plus populaire parmi les employés de la chaîne TV Asahi.

« De nombreux employés ont apprécié la facilité d’utilisation de l’interface, et nous avons estimé que le déploiement se ferait plus facilement, puisqu’ils pourraient s’y habituer rapidement », explique Makoto Miyahara de la chaîne TV Asahi.

Ils ont également pris en considération les fonctionnalités de sécurité de Dropbox. En outre, l’authentification multifacteur et la gestion avancée des journaux ne sont pas les seuls avantages offerts par cette solution. Les administrateurs peuvent désormais surveiller en temps réel l’utilisation de l’entreprise, ce qui leur procure une certaine sérénité d’esprit.

« Grâce à une surveillance continue du service, nous sommes en mesure d’élaborer des règles et des mécanismes de gestion. Nous espérions que cette mesure découragerait l’utilisation d’outils grand public et favoriserait un climat de partage de données, ce qui permettrait aux employés d’accéder aux documents stockés dans le nuage depuis n’importe quel endroit, n’importe quand. » – Hajime Yasuda

La gestion de gros volumes de données constitue un autre avantage majeur de Dropbox. Les chaînes de télévision travaillent dans plusieurs domaines qui traitent de fichiers contenant d’énormes quantités de données, tels que la vidéo et l’infographie (CG). Jadis, les informations de la chaîne Asahi TV étaient hébergées sur ses propres serveurs de fichiers. Cependant, les employés éprouvaient des difficultés à les partager à l’extérieur. « Pendant le tournage, les réalisateurs souhaitaient examiner les prises de vues antérieures. Cependant, nous ne disposions que de très peu de moyens pour satisfaire leur requête. Grâce à Dropbox, nous pouvons prévisualiser la plupart de nos fichiers, même s’ils sont dans des formats spécifiques, tels que Avid DNxHD et Apple ProRes, qui sont utilisés par les applications vidéo et CG. Nous pouvons aussi vérifier ces données sans avoir à télécharger le fichier complet, ce qui permet de le faire même sur un chantier où le signal Internet est limité. Nous avons examiné les avantages et les inconvénients de plusieurs services, mais nous avons estimé que Dropbox était la seule option pour gérer les contenus vidéo », déclare Takatoshi Yamamoto, du Centre de conception d’entreprise, chaîne TV Asahi.

Résultats : utilisation accrue de Dropbox pour la vidéo et l’infographie

Cela a motivé la chaîne TV Asahi à utiliser Dropbox. Ils sont en train de le ‌ déployer dans toute l’entreprise. Les licences ont été attribuées en fonction des exigences de chaque service, en commençant par les services de CG et Internet qui en avaient le plus besoin. L’objectif est d’optimiser les opérations sur place et le partage d’informations. 

« Je travaille dans la création d’images. Nous avons déjà commencé à utiliser le système à grande échelle. Cela a grandement contribué à améliorer les communications avec les personnes extérieures à l’entreprise. Outre la fonction d’aperçu des fichiers vidéo, Dropbox Transfer simplifie également le transfert de gros fichiers entre des emplacements externes. La capacité à configurer des dates d’expiration de téléchargement personnalisées s’avère très pratique. Dropbox se distingue en tant qu’innovateur précoce en matière d’adoption de nouvelles technologies. Par conséquent, nous avons toute confiance en notre capacité à concevoir un espace de gestion et de stockage de fichiers qui restera à la pointe des dernières tendances », Yamamoto