TV Asahi menggunakan Dropbox untuk berbagi file secara eksternal dan streaming melalui mobile dengan aman.

Tantangan: transmisi data konsumen yang tidak terkendali

Sebagai stasiun televisi terkemuka di wilayah Kansai, Jepang, Asahi Broadcasting Corporation tidak hanya melakukan siaran melalui TV dan radio, tetapi juga melakukan streaming acara online. Perusahaan ini juga memiliki konten yang disiarkan secara nasional, seperti acara panel “Attack 25,” serta format acara seperti “Shinkon-san Irasshai!” [Selamat Datang, Pengantin Baru!] yang ditujukan bagi pemirsa internasional.

Mereka memindahkan infrastruktur berbagi data yang telah digunakan oleh sekitar 700 karyawan dari groupware lokal ke layanan cloud di tahun 2013. Selama peralihan, ditetapkan kebijakan keamanan sehingga informasi hanya dapat dibagikan dalam domain perusahaan. Namun, mereka menyadari adanya peningkatan kebutuhan untuk berbagi informasi di luar perusahaan, seperti yang dijelaskan oleh Chiharu Kiyohara (Departemen Sistem Informasi, Divisi Teknologi): “Biasanya kami menggunakan lampiran email, tetapi terkadang juga menggunakan layanan transmisi data untuk file berukuran besar. Departemen Sistem Informasi tidak dapat mengontrol penggunaan layanan yang berorientasi pada konsumen. Layanan semacam itu juga sulit untuk melacak siapa yang membagikan file apa, kapan mereka membagikannya, dan dengan siapa mereka berbagi.”

Solusi: kolaborasi eksternal tanpa kendala

Transmisi data bukan satu-satunya cara untuk membuat file tersedia saat berada di luar kantor. Untuk acara yang sedang dalam proses produksi, karyawan bagian penjualan Asahi Broadcasting Corporation menyimpan file video di iPad atau tablet lainnya, sama seperti mereka menyimpan brosur penjualan. Tablet memang nyaman untuk dibawa-bawa, tetapi kapasitas penyimpanannya terbatas, yang berarti hanya beberapa video beresolusi tinggi saja yang bisa ditransfer ke masing-masing tablet.

“Kadang sudah ada sepuluh video yang disalin ke Apple iPad, tetapi Anda ingin menampilkan video yang tidak ada di perangkat itu. Jangan sampai ketidakmampuan menyampaikan informasi membuat Anda kehilangan peluang. Di sisi lain, mengunggah konten ke layanan konsumen yang tidak dapat kami kelola juga bukan hal yang ingin kami lakukan. Jadi, kami memutuskan untuk beralih ke penyimpanan awan yang bisa kami gunakan untuk streaming dan kami kelola sendiri,” jelas Kiyohara. 

Asahi Television Broadcasting Corporation melakukan riset layanan penyimpanan awan untuk menemukan layanan yang juga cocok untuk digunakan staf yang mengunjungi mitra bisnis. Tim melakukan pengujian untuk mengukur kecepatan sinkronisasi file besar dan streaming video resolusi tinggi yang disimpan di awan. Setelah menguji beberapa layanan, mereka menjatuhkan pilihan pada Dropbox.

“Kami yakin bahwa Dropbox adalah solusi penyimpanan awan yang tepat untuk kebutuhan internal kami. Layanan ini paling stabil untuk melakukan unggahan dan sinkronisasi, serta cepat dan mudah digunakan. Selain itu, saat layanan lain perlu buffering beberapa menit sebelum dapat streaming video beresolusi tinggi, Dropbox bisa langsung memutarnya. Dropbox juga memiliki sinkronisasi selektif sehingga kami tidak perlu mengkhawatirkan kapasitas. Solusi penyimpanan ini memaksimalkan fitur-fitur perangkat tablet seperti iPad yang sangat portabel dan memiliki layar beresolusi tinggi, tetapi berkapasitas terbatas,” ujar Kiyohara.

Hasil: akses lapangan yang aman dan terpantau

Asahi Broadcasting Corporation mendistribusikan lisensi Dropbox kepada karyawan yang berminat menggunakannya, terutama staf penjualan yang menggunakan video beresolusi tinggi di lokasi tempat mereka bekerja dan karyawan yang menggunakan layanan transmisi data. Kepuasan pengguna telah meningkat berkat struktur folder Dropbox yang banyak dikenal, aplikasi sinkronisasi cepat, dan penyimpanan awan dengan performa streaming yang sangat baik. Informasi dapat dibagikan secara eksternal melalui tautan bersama dan permintaan file.

“Bagikan tautan tanpa khawatir dengan menetapkan batas waktu dan kata sandi. Meskipun orang yang Anda berikan akses tidak memiliki akun Dropbox, pengaturan batas waktu dan kata sandi tetap akan menjamin keamanan tautan tersebut. Fitur permintaan akses file untuk pengguna eksternal khusus juga sangat berguna.” — Kiyohara

Folder tidak otomatis diatur untuk setiap tim, tetapi didelegasikan kepada individu atau proyek agar dapat digunakan sesuai kebutuhan. Akun juga dikelola dengan autentikasi multifaktor menggunakan Google Authenticator untuk menjamin keamanan. Akses dan log aktivitas juga dipantau untuk memenuhi persyaratan audit sehingga dapat meningkatkan kontrol tanpa membatasi kebebasan pengguna di lapangan.

Saat ini, Departemen Sistem Informasi sedang berupaya memanfaatkan API, kata Kiyohara. Perusahaan sedang bekerja sama dengan mitra untuk mengembangkan mekanisme yang dapat menggabungkan alur kerja ke sistem permintaan internal serta melampirkan file yang disimpan di Dropbox ke permintaan internal tersebut.

“API sangat berguna untuk sistem yang menangani tugas-tugas rutin. Tugas rutin memiliki alur yang tetap dan keterlibatan manusia pada tugas tersebut menimbulkan risiko kesalahan operasional. Kami dapat mengatasi masalah ini melalui otomatisasi, dan saat ini kami sedang berupaya menggunakan API untuk melakukannya.”  — Kiyohara