Bond memperlancar proses perekrutan
Perusahaan rintisan teknologi keuangan ini berkembang lebih dari dua kali lipat dari tahun ke tahun. Tim SDM di Bond memerlukan cara yang aman untuk mengirim dan melacak presentasi dan tugas dengan calon kandidat pekerjaan.
“Sejujurnya pasar kerja sedang dalam keadaan gila saat ini. Semakin cepat kita bergerak, semakin cepat kita bisa mendapatkan talenta-talenta hebat. Memiliki alat seperti DocSend sangat penting bagi kami untuk merekrut secara kompetitif.”
Tantangan:
Misi Bond adalah untuk mempercepat laju inovasi keuangan dan akses terhadap modal. Bond memudahkan bisnis untuk menawarkan produk keuangan yang patuh dengan membuat integrasi ke bank dan vendor keuangan yang sudah ketinggalan zaman menjadi lebih intuitif. Menghadapi pertumbuhan besar-besaran yang mengakibatkan kebutuhan untuk merekrut karyawan dengan cepat, Bond mengandalkan DocSend untuk berbagi informasi secara aman dengan calon kandidat pekerjaan selama proses wawancara dan perekrutan.
Sebelum DocSend, Brittney Harvey, Perekrut untuk Bond, akan mengirimkan dek perekrutan, serta tugas pekerjaan rumah untuk peran terbuka, kepada kandidat pekerjaan sebagai lampiran email atau file Google Drive. Dalam industri yang sangat sensitif dan pasar yang kompetitif, Brittney terkadang khawatir jika informasi jatuh ke tangan yang salah. Hal ini menyebabkan pencarian solusi berbagi dokumen eksternal yang lebih aman selama proses perekrutan.
Membangun fungsi rekrutmen di perusahaan rintisan yang sedang berkembang bukanlah tugas yang mudah. Bagi Brittney, dia ingin memastikan keamanan dan kemudahan menjadi prioritas utama, ketika berbagi informasi dengan para kandidat. Selama proses wawancara awal di Bond, Brittney akan mengirimkan gambaran umum yang membagikan sedikit tentang perusahaan dan produknya. Terkadang, kandidat mungkin sedang melakukan wawancara dengan pesaing atau mungkin berasal dari industri serupa, jadi penting agar kumpulan produk ini tetap aman dan jauh dari pandangan yang salah.
“Jika saya melihat seorang kandidat menghabiskan banyak waktu pada bagian tertentu dari presentasi singkat perekrutan kami, seperti slide tentang budaya atau detail teknis produk kami, saya menggunakan ini untuk memandu percakapan dan keputusan saya seperti dengan siapa mereka harus berbicara selanjutnya. Analisisnya benar-benar memungkinkan saya memberikan pengalaman kandidat yang lebih personal.”
Solusi:
Tim beralih ke solusi berbagi dokumen yang aman dari DocSend untuk melindungi presentasi sensitif dan studi kasus yang dikirimkan kepada kandidat selama proses perekrutan.
Dengan DocSend, Brittney dapat memperoleh kembali keamanan dan kendali atas siapa yang mengakses informasi perusahaan. “Saya menyukai notifikasi email yang saya terima. Saya dapat melakukan pemeriksaan silang untuk memastikan kandidat yang melihat dokumen juga terdaftar dalam sistem pelacakan pelamar kami,” kata Brittney. Jika ada pembaruan pada dokumen yang perlu dilakukan Brittney setelah pengiriman, dia dapat dengan mudah melakukan perbaikan satu kali dan secara otomatis mengubah versi file. Oleh karena itu, Brittney tahu dia selalu mengirimkan materi perekrutan versi terbarunya.
Menindaklanjuti kandidat yang berminat pada waktu yang tepat
Dengan percepatan kerja jarak jauh dan meningkatnya fleksibilitas pilihan bagi pencari kerja, pasar perekrutan mengalami peningkatan jumlah lamaran yang belum pernah ada sebelumnya. Bagi perekrut, menindaklanjuti kandidat yang berminat pada saat yang tepat dapat membuat perbedaan yang luar biasa. Sebelum menggunakan DocSend, Brittney kesulitan menentukan kandidat mana yang benar-benar berminat. Dengan analitik DocSend, Brittney menerima notifikasi dan analisis halaman demi halaman ketika seseorang melihat dokumen yang dia bagikan. Brittney dapat menggunakan informasi ini untuk menindaklanjutinya pada saat yang tepat. Semakin cepat Brittney menindaklanjuti kandidat ketika Bond menjadi prioritas, semakin besar kemungkinan dia menerima tanggapan positif.
Meningkatkan tingkat keterlibatan kandidat sebesar 25% dan mempertahankan proses perekrutan yang adil
Setelah seorang kandidat berhasil melewati layar perekrut awal, mereka biasanya melanjutkan ke tugas yang dibawa pulang untuk beberapa peran. Sebelumnya, Brittney membagikan tugas tersebut kepada kandidat dalam bentuk dokumen Google. Namun, dia menyadari, “Saya menyadari bahwa saya tidak dapat melacak siapa yang telah atau belum melihat dokumen itu.” Tanpa kemampuan melacak keterlibatan kandidat dalam tugas tersebut, Brittney kesulitan menentukan prioritas kandidat mana yang harus ditindaklanjuti.
Kini dengan DocSend, Brittney dapat melihat apakah seseorang baru-baru ini menghabiskan waktu untuk melihat tugas tersebut. Jika seseorang belum melihat tugas yang dibawa pulang, Brittney dapat menghubungi mereka dan memvalidasi minat terhadap peran tersebut. “DocSend telah membantu kami meningkatkan jumlah orang yang merespons tugas yang harus dibawa pulang sebesar 25% karena saya dapat menindaklanjutinya pada saat yang tepat.”
Tingkat perlindungan tambahan di DocSend mencegah kandidat berbagi tugas dengan orang lain yang tertarik dengan peran pembuka. Brittney dapat mengatur tanggal kedaluwarsa tautan, serta mematikan kemampuan mengunduh tugas. Dengan mencegah dokumen dikirimkan kepada orang lain, Brittney mampu menjaga proses perekrutan yang adil bagi semua calon kandidat.
Analisis untuk membantu menginformasikan percakapan dengan kandidat
Sebagai perekrut atau manajer perekrutan, mungkin sulit untuk mengetahui secara pasti seberapa familier seorang kandidat dengan perusahaan Anda, atau mengantisipasi pertanyaan apa yang mungkin mereka miliki, saat memasuki wawancara. Sama seperti kandidat yang ingin memberikan kesan pertama yang positif, perusahaan juga ingin memberikan hal terbaik selama proses wawancara untuk mendapatkan talenta terbaik.
Brittney dan manajer perekrutan di Bond dapat memasuki setiap wawancara dengan perasaan siap, mengetahui topik yang mungkin menarik bagi kandidat di perusahaan dan di mana harus mengantisipasi pertanyaan. Misalnya, sebelum wawancara, Brittney mungkin melihat bahwa seorang kandidat telah menghabiskan jangka waktu yang lebih lama pada slide budaya dari presentasi singkat perekrutan, jadi dia tahu untuk menekankan elemen-elemen ini dalam percakapannya dengan mereka. “Mampu melihat apa yang paling diminati oleh kandidat sangatlah penting. Saya dapat memberi tahu pewawancara lain bidang apa yang perlu dikembangkan atau pertanyaan apa yang mungkin ditanyakan oleh kandidat,” kata Brittney.
Dalam pasar kerja yang terus berfluktuasi, sulit untuk mengetahui posisi seorang kandidat, terutama ketika mungkin ada tawaran lain yang tersedia. Mengetahui apakah kandidat teratas cenderung menandatangani tawaran memungkinkan perekrut mengetahui kapan harus menghabiskan waktu mereka. Bagi Brittney, dia dapat mengukur minat kandidat pada tahap akhir proses perekrutan dengan DocSend. “Saya senang bisa memberi tahu manajer perekrutan kabar baik ketika kandidat teratas yang memiliki banyak tawaran memeriksa kembali materi kami. Itu berarti mereka masih memikirkan kita dan sekarang mungkin saat yang tepat untuk menelepon mereka dan mengetahui apakah mereka memiliki pertanyaan.” Brittney menggunakan DocSend sebagai indikator awal bagi manajer perekrutan mengenai apakah seorang kandidat memiliki kecenderungan akan menandatangani surat penawaran.
Dropbox menyimpan dokumen karyawan dengan aman setelah orientasi
Ketika karyawan baru mulai bekerja di sebuah perusahaan, manajer departemen sumber daya manusia memandu mereka meninjau dan menandatangani berbagai dokumen orientasi. Sangat penting bagi manajer sumber daya manusia untuk mengandalkan platform awan yang aman untuk mengatur file dan dokumen orientasi.
Bagi Bond, ketika ada karyawan baru yang bergabung, manajer sumber daya manusia mengumpulkan semua dokumen orientasi baru menggunakan Dropbox. “Kami menggunakan Dropbox untuk mengelola dokumen karyawan kami: surat penawaran, perjanjian yang ditandatangani, dan hampir semua hal yang Anda anggap telah Anda tandatangani sebagai karyawan.” Bond mengandalkan sinkronisasi file dan kemampuan penyimpanan awan Dropbox yang aman untuk menyimpan semua dokumen internal mereka dengan aman, sehingga organisasi dapat secara efektif fokus pada tujuan mereka yang lebih besar. “Kami sangat menyukai cara Dropbox menata semua file Anda dan cara Anda mengatur folder dengan mudah. Tim hukum kami mengandalkan Dropbox untuk memastikan hanya orang yang tepat yang mengakses dokumen internal dengan perlindungan kata sandi.” Bagi perusahaan yang sedang berkembang seperti Bond, keamanan dan kemudahan sangat penting untuk berbagi file saat bepergian.
Di Bond, meskipun perekrut mengandalkan DocSend untuk berbagi dokumen sensitif dengan kandidat secara aman, tim sumber daya manusia menyimpan kontrak karyawan yang ditandatangani dengan aman di Dropbox. Kedua produk tersebut bekerja beriringan membuat tim People di Bond terus bergerak, seiring mereka terus bertumbuh dan berkembang.
“Kami sangat menyukai cara Dropbox menata semua file Anda dan cara Anda mengatur folder dengan mudah. Tim hukum kami mengandalkan Dropbox untuk memastikan hanya orang yang tepat yang mengakses dokumen internal dengan perlindungan kata sandi.”
Brittney HarveyPerekrut, Bond