Digital Yalo meningkatkan kolaborasi dan mengurangi biaya dengan mengimplementasikan Dropbox

Latar belakang

Digital Yalo adalah agensi layanan lengkap yang 100% dimiliki oleh minoritas yang menawarkan kampanye pemasaran kreatif, strategi branding , desain web, dan layanan pengembangan. Dengan lebih dari 40 karyawan, tim ini terdiri dari orang-orang yang dapat memecahkan masalah, pemberi warna (colorist), pendengar (listener), pelatih, petani, dan musisi yang mengambil inspirasi dari film, seni, musik, dan olahraga untuk memanfaatkan pengalaman nyata dan manusiawi guna meningkatkan merek.

Tantangan: Efisiensi bertentangan dengan sistem penyimpanan file yang mereka miliki

Sejak permulaan, pendiri dan CEO Digital Yalo Arnold Huffman bersama timnya membanggakan diri mereka sendiri karena memiliki pendekatan yang unik saat berurusan dengan layanan klien, dengan berfokus pada penyampaian produk yang efektif dan efisien. 

Setelah mengalami pertumbuhan secara organik serta beberapa merger dan akuisisi kecil, hal ini kemudian menjadi lebih penting dari sebelumnya. Seiring bertumbuhnya organisasi, fokus pada efisiensi menjadi bertentangan dengan sistem penyimpanan dan pengiriman file Digital Yalo yang rumit.

Agensi kreatif seperti Digital Yalo bisa mulai dari mengerjakan aset video ke dokumen Word dalam satu hari.

Selama bertahun-tahun, semua dokumen dan file tersebut tersimpan di komputer Huffman, tetapi sistem tersebut menciptakan hambatan seiring bertambahnya orang yang dipekerjakan dan semua dokumentasi harus melalui CEO. Ada banyak orang yang memerlukan akses ke dokumen yang sama, dan mereka semua akan membagikan informasi melalui email, yang mana bisa menyebabkan detail penting menjadi hilang. 

“Seiring bertumbuhnya perusahaan, kami harus mengubah lapisan teknologi yang kami miliki untuk memungkinkan pertumbuhan menjadi terlaksana. Di situlah Dropbox peran,” ujar Huffman. 

Brandon Bradford, Wakil Presiden Operasional, mendorong upaya untuk menciptakan proses yang dapat memungkinkan semua orang bekerja secara independen sambil berkolaborasi dengan klien eksternal.

Solusi: Transisi yang mulus dari platform ke platform

Melalui merger yang mereka lakukan selama beberapa tahun sebelumnya, Digital Yalo memiliki beberapa platform kolaborasi yang terdesentralisasi: Dropbox, Box, dan Microsoft. Dalam upaya untuk menyederhanakan dan menyatukan kolaborasi, Digital Yalo beralih ke Positive Results, mitra penjual dan teknologi pihak ketiga, untuk membantu mereka memilih solusi yang tepat. 

Positive Results mendemonstrasikan berbagai alat, termasuk Google, Box, dan Dropbox. Sebelum menentukan pilihan, penting bagi perusahaan untuk memahami alur kerja yang paling penting untuk operasi bisnis mereka. Hal ini diringkas menjadi tiga fungsi utama. 

Pertama, mereka perlu merekrut karyawan baru dan memberikan akses serta izin terhadap informasi yang penting bagi peran bisnis mereka tanpa memerlukan profesional TI. 

Kedua, sebagai agen pemasaran dan strategi, mereka rutin berkolaborasi dengan klien. Ruang kerja digital pribadi untuk klien yang mudah dikonfigurasi, dikelola, dan diterapkan adalah prioritas utama.

Terakhir, mereka memerlukan kemampuan untuk mengintegrasikan solusi penyimpanan dokumen dengan aplikasi lain yang sudah mereka gunakan. Dropbox adalah alat yang paling memenuhi persyaratan Business mereka.

“Kami merekomendasikan Dropbox karena kemitraan kami yang mendalam, fleksibilitas platform, dan kemampuan kami untuk memigrasikan satu terabyte data dalam waktu kurang dari seminggu dari Box ke Dropbox tanpa mengganggu produktivitas harian,” kata CEO Positive Results, Dennis Kyle. “Kami membantu Digital Yalo merancang strategi lengkap untuk desain sistem, strategi implementasi, migrasi dan orientasi teknis, serta pelatihan pengguna akhir dan admin.

Dropbox juga menawarkan sistem struktur file yang familiar bagi semua orang di Digital Yalo, sehingga bisa sangat memperkecil kurva pembelajaran terhadap alat baru.

Dengan memungkinkan orang mengakses dan mengedit dokumen secara real-time, Digital Yalo tidak lagi harus mengumpulkan pembaruan dokumen dari hasil edit sedikit demi sedikit yang dikirim melalui email. Kolaborasi yang lebih baik ini sangat menghemat waktu. 

Kini, setiap klien memiliki folder bersama dengan subfolder untuk staf internal, dan subfolder untuk file yang dapat dibagikan dengan klien. Setiap pemangku kepentingan dapat diberikan izin terpisah serta informasi dapat dibagikan kepada klien dan tim layanan terkait. Tim juga menggunakan Dropbox Sign untuk mendapatkan tanda tangan yang diperlukan dalam alur kerja mereka saat ini, sebuah langkah penting untuk menghilangkan hambatan persetujuan seiring makin besarnya ukuran tim.

Digital Yalo memanfaatkan integrasi Dropbox dengan Asana, Smartsheet, dan Zoho. Integrasi ini dilaksanakan dengan bantuan Positive Results.

Ketika Digital Yalo mengakuisisi dua agensi yang lebih kecil, Ninja Multimedia dan My Friend's Nephew, mereka sekali lagi bermitra dengan tim Positive Results untuk memastikan migrasi yand dilakukan tidak berdampak pada pekerjaan sehari-hari tim Digital Yalo. Bersama-sama, mereka terlibat dalam migrasi informasi yang signifikan dan menggabungkan segala hal untuk merek terpadu mereka di Dropbox.

Hasil: Pindahkan dengan cepat dan selesaikan lebih banyak

Beralih dari Box ke Dropbox menghemat biaya lisensi tahunan bagi Digital Yalo sekitar 57%. Mereka juga memperkirakan penghematan sumber daya sebesar 14% dari waktu yang dihabiskan untuk bolak-balik antar platform dan mencari fragmen pembaruan dokumen.

Seiring pertumbuhan mereka, Digital Yalo yakin bahwa Dropbox menawarkan efisiensi yang mereka perlukan untuk tetap memenuhi kebutuhan klien. “Selalu saja ada sesuatu yang dibutuhkan,” kata Huffman. “Tugas kami adalah menjadi yang terdepan, dan alat seperti Dropbox membantu kami berpindah dengan cepat melalui kolaborasi.”

Pada akhirnya, metrik keberhasilan mereka adalah umpan balik tim. Dropbox telah membantu membuat alur kerja semua orang menjadi lebih sederhana dan lancar, memungkinkan staf Digital Yalo memahami inti merek apa pun lebih cepat dari sebelumnya.

“Dropbox adalah salah satu alat kolaborasi yang memungkinkan kami untuk selaras dengan klien,” ujar Huffman. Hal ini memungkinkan kami menjadi efektif dan efisien dalam memproses kiriman atau perubahan pada kiriman tersebut sehingga kami dapat mencapai titik akhir atau menyelesaikan tujuan lebih cepat.”