Infobae meningkatkan produksi video global dan menyederhanakan alur kerja dengan Dropbox Enterprise

Latar belakang

Infobae, media digital terkemuka dari Argentina, adalah salah satu surat kabar online berbahasa Spanyol terpopuler dengan lebih dari 61 juta pembaca global. Perusahaan ini telah berhasil berekspansi ke Meksiko, Peru, Kolombia, dan Spanyol. Infobae menyediakan informasi yang akurat dan dapat diandalkan tentang topik terhangat di seluruh dunia.

Dengan konten bervariasi dari wawancara penting dengan Lionel Messi di AS hingga segmen mendalam dengan Paus Fransiskus di Kota Vatikan, produksi konten Infobae memerlukan sistem penyimpanan yang mumpuni untuk pustaka besar file mentah, termasuk video, foto, dan audio. File-file ini penting untuk kolaborasi tim jarak jauh yang terdiri dari editor, jurnalis, dan fotografer sehingga mereka dapat menciptakan cerita yang apik dan menarik.

Setelah pertumbuhannya yang pesat, Infobae menyadari bahwa mereka tidak hanya membutuhkan cara untuk mengelola file video besar yang jumlahnya terus bertambah, tetapi juga cara mengelola kolaborasi global antar tim. “Sebelum perluasan kantor, kebutuhan penyimpanan kami jauh berbeda. Sekarang, kami memerlukan kapasitas penyimpanan yang hampir tak terbatas dan sinkronisasi file secara real-time untuk meningkatkan kinerja kami,” ungkap Maximiliano Cejas, Manajer Teknologi dan Infrastruktur di Infobae.

Tantangan: melampaui batas

Pada hari yang padat, Infobae dapat menjalankan lima kamera sekaligus untuk satu wawancara. Tiap kamera menyimpan file video berukuran sangat besar dan ini dilakukan enam kali dalam sehari. Beban yang sangat besar ini membuat sistem penyimpanan lokal mereka kewalahan. Sistem mereka sama sekali tidak mampu menangani tuntutan seberat itu.

“Tanpa jaringan privat virtual (VPN), transfer file berukuran besar menjadi pekerjaan yang lambat dan rawan kesalahan. Layanan email dan berbagi file biasa tidak dapat menangani ukuran file besar, sehingga file sering rusak atau tidak lengkap. Akibatnya, produksi menjadi lambat dan alur kerja terganggu.”

Kendala lainnya adalah tidak adanya sistem kontrol versi di pusat data Infobae sebelumnya. Tanpa kemampuan untuk memulihkan item yang terhapus atau mengelola file dengan versi berbeda, tim memiliki risiko kehilangan data secara permanen, menimpa file mentah yang penting, serta kehilangan pengeditan sebelumnya. Tidak ada cara untuk kembali ke versi sebelumnya jika terjadi kesalahan . Jelas, mereka memerlukan kontrol versi untuk solusi penyimpanan berikutnya.

Solusi: meningkatkan skala produksi untuk meraih kesuksesan yang lebih besar

“Saat mencari solusi penyimpanan terbaik, kami memilih Dropbox Enterprise karena harga, kualitas, dan penawaran produknya. Bagi kami, ini adalah pilihan yang paling masuk akal,” kata Cejas. “Dropbox Enterprise menyediakan penyimpanan yang kami butuhkan untuk video, foto, dan data historis kami, serta memungkinkan kami untuk meningkatkan skala dan menyederhanakan produksi konten. Anggota tim juga dapat mengunggah rekaman yang telah selesai ke awan dengan mudah dan anggota lain dapat mengunduhnya melalui tautan Dropbox.”

Berpindah dari sistem lokal ke Dropbox dilakukan dengan mudah. Dropbox adalah solusi awan, sehingga tim hanya perlu mentransfer semua file dari servernya ke awan dan mengonfigurasi sistem untuk melakukan sinkronisasi otomatis dengan Dropbox setiap hari. Dengan cara ini, mereka menyesuaikan alur kerja untuk menyimpan file di Dropbox, bukan di server internal.

Pengguna dengan cepat beradaptasi untuk menyimpan file di Dropbox. Ini adalah transisi penting untuk mendapatkan manfaat maksimal dari alat baru tersebut. “Dropbox bertindak sebagai lokasi penyimpanan eksternal, tetapi mudah diakses seperti folder lokal di komputer. Antarmuka yang familier dan intuitif ini memudahkan tim kami untuk beradaptasi dengan cepat,” kata Cejas.

Sejak 2020, Dropbox menjadi kunci operasi internasional Infobae. “Untuk wawancara di luar negeri, transfer dan pengeditan file dengan cepat sangatlah penting. Dengan menggunakan Dropbox, kami dapat memenuhi tenggat waktu yang ketat tanpa masalah transfer file,” tegas Cejas. “Kami dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk mengerjakan konten daripada harus memperbaiki masalah transfer file, dan kami juga bergerak lebih cepat.” 

Mitra Dropbox di Amerika Selatan, Tline Point, juga berperan besar dalam penggunaan solusi bagi Infobae secara mulus dan konsisten. Tline Point menyediakan dukungan dalam bahasa Spanyol, serta penagihan dan opsi pembayaran lokal ketika pembayaran internasional nyaris mustahil dilakukan di Argentina. Tanpa mereka, kata Cejas, menggunakan Dropbox hampir mustahil.

Hasil: solusi multifaset untuk tim yang beragam

Meskipun pada awalnya mereka hanya menggunakan Dropbox sebagai solusi penyimpanan, Infobae dengan cepat mengadopsi fitur lainnya. Kini mereka menggunakan folder bersama dan ruang penyimpanan tim di Dropbox Enterprise untuk meningkatkan kolaborasi. Hal ini juga memungkinkan sinkronisasi file secara real-time dan antarperangkat, jadi tidak perlu mengunggah ulang dan mengunduh file berulang kali. 

Tim redaksi juga mengelola akses ke semua file mentah melalui kontrol administratif, sehingga mereka dapat mengendalikan akses pengguna, izin, dan kebijakan, serta memantau aktivitas dengan catatan audit yang detail dan alat kepatuhan yang kuat. Dengan ini, mereka dapat menjaga keamanan file sensitif dan hanya memberikan akses yang relevan bagi tiap anggota tim.

Kontrol versi juga membuat Infobae semakin percaya diri untuk terus melampaui batas dan berinovasi. “Dengan Dropbox, kami dapat mengambil kembali data yang terhapus hingga satu tahun lalu dan mengakses berbagai versi file dalam jangka waktu enam bulan yang lalu. Kemampuan untuk melakukan hal ini sangat penting. Kontrol versi telah menyelamatkan kami berkali-kali saat melakukan tugas editorial yang krusial,” ujar Cejas.

Agar beroperasi dengan lancar dan konsisten, Infobae menggunakan Dropbox di setiap langkah alur kerja mereka di beberapa tim, termasuk personel administratif, tim penjualan, fotografer, pembuat film, dan studio. Status Infobae sebagai outlet media teratas di pasar berbahasa Spanyol sangat dipengaruhi oleh penggunaan Dropbox yang serbaguna.

Dropbox Enterprise juga membantu Infobae mengatasi masalah terkait internet dan konektivitas di wilayah tersebut, yang sulit diatasi karena infrastruktur TI yang masih terus berkembang di wilayah tersebut. Dropbox Enterprise menyediakan akses file offline sehingga anggota tim dapat mengerjakan file tanpa koneksi internet. Setelah koneksi tersambung kembali, perubahan segera disinkronkan, sehingga produktivitas tetap terjamin.