Japan Translation Center, Ltd.

Tantangan: mengelola dan membagikan kontrak

Japan Translation Center (JTC) didirikan pada tahun 1962 sebagai pelopor penerjemahan bahasa asing. Berlokasi di dekat Menara Tokyo di distrik Higashi-Azabu, Minato, Tokyo, JTC menyediakan layanan penerjemahan dan penjurubahasaan multibahasa berdasarkan prinsip “penerjemah manusia.”

“Dalam beberapa tahun terakhir, kami melihat semakin banyak mesin penerjemah berbasis AI, tetapi kami yakin  penerjemahan oleh manusia tetap penting. Kami hadir untuk menyediakan layanan penerjemahan berkualitas tinggi yang memperhatikan konteks teks, pemikiran dan perasaan penulis, tujuan penggunaan dokumen yang diterjemahkan, serta daya persuasifnya di mata audiens sasaran,” jelas Risa Takabatake, Presiden JTC.

Salah satu aset perusahaan adalah tim penerjemah yang berpengalaman. JTC bekerja dengan beberapa penerjemah lepas melalui kontrak alih daya, tetapi perusahaan menghadapi tantangan terkait alur kerja kontrak.

Begitu pelamar mengirimkan dokumen yang diperlukan dan lulus tes penerjemahan, akan ada persetujuan dan kontrak yang harus ditandatangani sebelum mereka mulai menerima pekerjaan penerjemahan. Sebelumnya, JTC akan mengirimkan dokumen lamaran dalam file ZIP terenkripsi yang dilindungi kata sandi, dengan kata sandi yang selanjutnya dikirim dalam proses yang disebut “PPAP” (Password Protected Attachment Protocol/Protokol Lampiran Terproteksi Kata Sandi). Namun, cara ini berubah menjadi tugas yang menguras tenaga saat ada banyak pelamar. Proses ini juga memiliki risiko keamanan data.

“Kontrak diproses secara tradisional, yang semuanya dikirim, disegel, dan dikembalikan melalui pos dalam bentuk cetak. Artinya, selain menjadi beban administrasi, biaya materai dan perangkonya juga memberatkan,” ungkap Takabatake.

JTC juga menghadapi tantangan dalam mengelola dokumen mereka. Kontrak untuk setiap penerjemah diarsipkan dan disimpan di lemari arsip, yang lama-kelamaan menjadi sulit diatur. 

“Jika ingin melihat dokumen, tentu saja kami harus datang ke kantor. Untuk mengatasi kendala ini, kami harus melakukan digitalisasi dokumen dan bertransisi ke pengurangan penggunaan kertas,” tambah Yukiko Masuda dari departemen Urusan Umum JTC.   

Solusi: Dropbox dengan Dropbox Sign untuk melakukan digitalisasi proses orientasi kontraktor

“Dalam prosesnya, kami mengetahui bahwa kami bisa menggabungkan Dropbox dengan platform tanda tangan elektronik Dropbox Sign,” jelas Masuda.

Selain itu, dengan mengombinasikan Dropbox Sign dengan Dropbox, Anda dapat membuat alur kerja menjadi lancar, mulai dari membuat dan menyimpan dokumen hingga meminta dan memverifikasi tanda tangan.

Prosesnya sederhana. Anda hanya perlu mengunggah dokumen yang akan ditandatangani, masukkan alamat email orang yang akan menandatangani dokumen tersebut, dan klik “Minta Tanda Tangan”. Setelah ditandatangani, dokumen akan disimpan di akun Dropbox Sign Anda. Anda dapat melacak progres, mengirim pengingat, dan mengelola hak akses sesuai dengan izin anggota. Dengan penggunaan yang bersamaan, kedua layanan ini mampu memenuhi kebutuhan perusahaan dengan tepat.

“Pada awalnya, kami menggunakan Dropbox untuk memindahkan server file ke awan, kemudian kami menyadari bahwa dengan mulai menggunakan Dropbox Sign, kami juga bisa melakukan digitalisasi proses kontrak. Kami tahu bahwa cepat atau lambat kami harus melakukan digitalisasi kontrak, dan inilah kesempatan yang tepat,” kata Masuda.

JTC juga terkesan dengan fitur-fitur Dropbox lainnya. Mereka cepat memahami antarmuka pengguna Dropbox yang sederhana ‌dan puas dengan sinkronisasi file yang cepat. Poin penting lainnya adalah keamanan, sebuah aspek yang wajib ada saat Anda harus menyimpan dokumen sensitif.

Selain fitur permintaan file, yang dapat digunakan untuk menerima dokumen yang diunggah orang lain dengan aman, Dropbox juga memiliki keamanan platform yang ekstensif. Untuk mencegah akses yang tidak sah, Dropbox menggunakan enkripsi individual 256-bit untuk setiap blok server tempat data disimpan dan juga menyediakan autentikasi multifaktor. Hal ini membuat JTC merasa tenang karena tahu ada tempat yang aman untuk menyimpan data mereka.

Hasil: manajemen file terpusat dan peningkatan keamanan

JTC telah merasakan banyak manfaat sejak mulai menggunakan Dropbox dan Dropbox Sign.

Mereka mulai dengan menggunakan Dropbox untuk berkomunikasi dengan penerjemah selama proses kontrak dan seterusnya. Sekarang, mereka menggunakan permintaan file untuk menerima dokumen dari pelamar. Selama proses orientasi, mereka melakukan konsolidasi dan mengelola semua dokumen, termasuk dokumen lamaran, hasil tes, dokumen registrasi, dan file kontrak di folder Dropbox terpisah untuk setiap penerjemah.

“Kami berkomunikasi dengan para penerjemah dengan mengirimkan tautan bersama yang akan mengalihkan mereka ke dokumen yang telah kami taruh di folder mereka. Dulu kami menyimpan dokumen dalam bentuk data dan salinan cetak di lokasi yang berbeda, tetapi sekarang semuanya ada di satu lokasi. Kemudahan ini mengurangi waktu dan tenaga pengelolaan yang diperlukan sekitar 25%. Kami juga bisa mengakses semuanya saat bekerja dari rumah,” kata Takabatake.

JTC juga mengelola proses kontraknya melalui Dropbox dan Dropbox Sign. Berhubung stafnya tidak perlu lagi datang ke kantor untuk menggunakan stempel resmi, sekarang perusahaan bisa memisahkan pekerjaan kantor dan pekerjaan jarak jauh dengan lebih efektif. Staf juga membutuhkan lebih sedikit waktu untuk mengirimkan dokumen dan mengoreksi kesalahan, jadi kontrak dapat diselesaikan dalam waktu yang lebih singkat dari biasanya. Para penerjemah yang bekerja di JTC juga mendapatkan keuntungan dari hal ini.

Selain itu, JTC merasakan penghematan biaya yang signifikan setelah mereka beralih ke Dropbox. Hal ini karena perusahaan di Jepang harus membeli materai seharga 4.000 yen untuk meresmikan kontrak di dokumen kertas, tetapi untuk kontrak elektronik, hal ini tidak diperlukan. Mereka juga mampu mengurangi biaya lain seperti prangko dan kertas serta ruang penyimpanan fisik untuk salinan dokumen.

“Tak lama setelah proses implementasi, ada proyek penerjemahan besar yang membuat kami harus segera menandatangani kontrak dengan para penerjemah di berbagai bidang khusus. Mengelola proses ini, mulai dari perekrutan hingga finalisasi kontrak, akan mustahil dilakukan tanpa Dropbox dan Dropbox Sign. Kami mampu menciptakan sistem yang bisa segera merespons perubahan mendadak dalam bisnis kami,” ujar Takabatake.

Sekarang perusahaan ini berencana memindahkan ‌dokumen dan konten yang disimpan di server file lokal ke Dropbox secara bertahap. Setelahnya, mereka tidak perlu lagi mengkhawatirkan pemeliharaan server file lokal atau kehilangan data karena pemadaman listrik. Beralih ke penyimpanan awan adalah langkah tepat berikutnya untuk melindungi aset data berharga yang telah dikumpulkan perusahaan selama lebih dari 60 tahun. 

JTC telah dianugerahi PrivacyMark, yang mengakui bahwa JTC telah mengambil langkah-langkah yang tepat untuk melindungi informasi pribadi. Artinya, Dropbox menjadi platform yang sesuai dengan kebutuhan JTC berkat beragam langkah keamanannya, bahkan jika dibandingkan dengan layanan penyimpanan awan lainnya. Beralih ke penyimpanan awan juga memudahkan karyawan untuk melihat berbagai jenis file yang mereka perlukan saat bekerja dari rumah.

JTC juga sedang mempertimbangkan penggunaan ‌Dropbox Transfer. Penggunaan ini akan mempermudah proses pembagian file meskipun pihak yang diajak berbagi tidak memiliki akun Dropbox. Melihat betapa seringnya JTC menerjemahkan video, audio, dan file lain yang berukuran besar, perusahaan yakin bahwa Dropbox Transfer akan berguna saat harus membagikan file-file ini ke penerjemah.

Mulai dari digitalisasi proses kontrak dan konsolidasi data penerjemah hingga mengelola dan berbagi dokumen di dalam perusahaan, tidak diragukan lagi bahwa Dropbox dan Dropbox Sign akan terus memberikan lebih banyak manfaat bagi perusahaan.