Studi kasus Universitas Keio Kampus Shonan Fujisawa

Tantangan: transisi dari server file 

Universitas Keio Kampus Shonan Fujisawa (SFC) didirikan pada tahun 1990 dengan tujuan mengembangkan pendekatan pendidikan yang inovatif guna menciptakan program pembelajaran praktis yang sesuai untuk abad ke-21. Infrastruktur pendidikannya yang canggih dikembangkan di bawah kepemimpinan Profesor Jun Murai, yang juga dikenal sebagai bapak internet di Jepang. Hingga saat ini, kampus ini terus mengembangkan jaringan digital untuk menjamin keberlangsungan kegiatan pengajaran dan penelitian. 

Sistem manajemen file yang menjadi platform tempat para mahasiswa dan profesor berinteraksi adalah bagian penting dari hal ini. Selama beberapa periode, Universitas Keio telah mengikuti kebijakan untuk menggunakan server file lokal dan layanan penyimpanan awan di seluruh kampusnya. Sayangnya, server file mengalami beberapa kali pemadaman dalam setahun, sedangkan beban kerja dan biaya manajemen pemulihan terus meningkat. Staf universitas merasa bahwa infrastruktur mereka sudah mencapai batasnya.

“Pada dasarnya, kami membutuhkan penyimpanan lokal demi alasan keamanan, tetapi dalam beberapa tahun belakangan ini, penyimpanan awan sudah cukup aman untuk diandalkan. Kami merasa sudah waktunya untuk mengalihkan hampir semua data ke penyimpanan awan, dengan pengecualian beberapa file saja,” jelas Profesor Jin Nakazawa dari Fakultas Studi Lingkungan dan Informasi di SFC.

Hal ini membuat SFC memelopori perubahan infrastruktur TI di dalam universitas. SFC mulai mempertimbangkan berbagai aspek peralihan, termasuk solusi penyimpanan awan kampus. “Hingga saat itu, universitas telah menggunakan Google Drive dan Box, tetapi kami merasa keduanya tidak sepenuhnya ramah pengguna,” ujar Profesor Nakazawa. Bagi SFC, masalah terbesarnya adalah mereka harus membuka browser untuk mengakses folder di penyimpanan awan. Mengingat beberapa mahasiswa tidak terbiasa dengan PC dan penyimpanan awan, SFC menyadari bahwa mereka membutuhkan lingkungan yang intuitif bagi semua penggunanya. 

 

Solusi: sederhanakan proses permintaan file dan penyimpanan data 

Setelah meninjau beberapa opsi, SFC memilih untuk menggunakan Dropbox. Selain keamanannya yang canggih dan kapasitas penyimpanannya yang sesuai kebutuhan mereka, pihak SFC menilai antarmuka pengguna Dropbox sangat bagus. Mereka menyukai tampilan folder di desktop dan penggunaannya yang sama seperti folder lokal.

Semua mahasiswa dan anggota fakultas SFC Universitas Keio telah mulai menggunakan Dropbox, dengan 7.000 lisensi yang diaktifkan. Selama beberapa bulan pertama, sebanyak 55 terabyte data telah diunggah dan digunakan untuk berbagai tujuan.

“Kami tidak mewajibkan Dropbox di seluruh universitas karena setiap profesor kami memiliki pendekatan tersendiri dalam perkuliahan dan penelitian. Kami justru menggunakan berbagai jenis penyimpanan awan untuk tujuan yang berbeda. Dalam ekosistem tersebut, Dropbox adalah ruang kerja bersama utama kami untuk mahasiswa dan fakultas,” jelas Profesor Nakazawa.

Dropbox telah memberikan banyak manfaat. Misalnya, pertukaran informasi antara mahasiswa dan staf pengajar menjadi jauh lebih efisien. “Dalam perkuliahan saya, saya menggunakan Dropbox untuk berbagi materi dan file kepada para mahasiswa. Saya juga menggunakan alat komunikasi seperti Slack dan LINE untuk meningkatkan kerja kelompok,” tambah Profesor Nakazawa. SFC juga menggunakan Dropbox sebagai solusi penyimpanan data untuk Slack. 

Para profesor SFC juga merasa Dropbox sangat bermanfaat saat mengajar di sekolah-sekolah menengah atas yang berafiliasi dengan universitas ini. Secara khusus, mereka menggunakan fitur permintaan file untuk mengumpulkan tugas dan lainnya. “Berbeda dengan universitas yang mahasiswa dan stafnya dapat mengakses perkuliahan melalui LMS (Sistem Manajemen Pembelajaran), sekolah menengah atas tidak memiliki sistem digital. Karena itu, kami menggunakan Dropbox supaya pengumpulan tugas dilakukan secara digital,” ujar Profesor Nakazawa. 

 

Hasil: peningkatan dalam transformasi digital 

Untuk meningkatkan literasi TI, SFC juga mempromosikan inisiatif Bawa Perangkat Anda Sendiri (BYOD) yang memungkinkan mahasiswa menggunakan perangkat mereka sendiri untuk belajar. Hal ini menghasilkan perubahan besar, termasuk peniadaan ruang komputer di area kampus pada bulan April 2020. Dropbox sangat diperlukan dalam membantu menjaga inisiatif ini tetap berjalan sesuai rencana. 

“Pandemi membuat kuliah tatap muka menjadi sulit. Namun, berkat BYOD dan Dropbox, kami dapat melanjutkan perkuliahan online tanpa banyak gangguan,” ungkap Profesor Nakazawa. Dropbox menunjukkan kontribusi yang signifikan terhadap transformasi digital dalam pembelajaran dan keberlanjutan.

Profesor Nakazawa juga telah menuai manfaat dalam aktivitas penelitiannya sendiri. Kini, beliau dapat bertukar file dengan para peneliti di Jepang dan luar negeri dengan lebih mudah selagi bekerja untuk mempromosikan penelitian kolaboratif.

“Dropbox benar-benar telah menjadi alat yang sangat diperlukan,” lanjut Profesor Nakazawa. 

Sebagai contoh, Dropbox Paper, yang memungkinkan beberapa pengguna mengedit dokumen yang sama di penyimpanan awan, telah terbukti sangat berguna. Para anggota fakultas SFC juga telah menemukan cara-cara baru untuk melancarkan upaya penelitian mereka dengan fitur daftar tugas Dropbox Paper, misalnya dengan mengoordinasikan konferensi internasional dan memeriksa catatan penyelenggara secara real time.

Ke depannya, mereka berencana untuk lebih meningkatkan penggunaan dengan mempromosikan Dropbox di kampus. “Dengan menyampaikan manfaatnya, kami berharap dapat meningkatkan jumlah pengguna aktif Dropbox di kalangan mahasiswa dan staf,” ucap Profesor Nakazawa. 

Yang sepertinya akan menjadi bagian penting dari rencana ini adalah mengintegrasikan Dropbox dengan Canvas LMS, sistem e-learning yang akan segera diluncurkan Universitas Keio di seluruh kampusnya. Menghubungkan Dropbox dan Canvas LMS akan memudahkan mahasiswa untuk mengakses file di Dropbox baik dari sistem e-learning maupun dari perangkat mereka sendiri.

Profesor Nakazawa menaruh harapan besar. “Kita harus bisa mengintegrasikan sistem untuk meningkatkan kemudahan bagi pengguna serta memperluas peluang dalam pendidikan dan penelitian.”

Dengan dukungan Dropbox, SFC menggunakan layanan penyimpanan awan untuk meningkatkan transformasi digital dalam pengajaran dan penelitian.