The Digitale menyederhanakan enkripsi menyeluruh dengan Dropbox, sehingga menghemat 30% waktu dan tenaga

Latar Belakang

The Digitale, agensi pemasaran digital yang berbasis di Jerman, siap membantu Anda memasarkan produk atau layanan yang sulit dijelaskan. “Bisnis dengan perjalanan pelanggan yang panjang, persona pembeli yang kompleks, atau target audiens yang sempit merupakan proyek yang sempurna bagi kami,” ujar Dominique Korschinek, CEO /Mitra Pengelola The Digitale. Perusahaan kami menawarkan berbagai layanan, seperti analitik, kecerdasan bisnis, strategi, pembuatan konten, desain, UX, dan optimalisasi konversi. “Misi kami adalah mengembangkan bisnis pelanggan melalui pemasaran digital. Lebih dari sekadar membuat video lucu, kami berupaya memberikan hasil yang bernilai,” tambah Korschinek. Kami bangga bekerja sama dengan perusahaan yang memiliki visi seperti The Digitale dan mendorong digitalisasi di Eropa, seperti Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom, dan Microsoft.  

Tantangan: Menyederhanakan enkripsi menyeluruh

Sebagai agensi Jerman yang juga bekerja sama dengan perusahaan unggulan internasional, The Digitale harus mengamankan data sensitif untuk menjaga kepercayaan dan kepatuhan terhadap undang-undang privasi Uni Eropa (EU). “Misalnya, kami harus menggunakan enkripsi menyeluruh (E2EE) untuk beberapa file, termasuk file data prospek, dokumen sumber daya manusia, atau berbagai file keuangan dan strategis. Dengan teknologi ini, hanya Anda dan mitra yang memiliki kode enkripsi. Bahkan Dropbox, yang menyimpan file tersebut, atau pemerintah tidak dapat mengakses data ini,” jelas Peter Bilz-Wohlgemuth, COO/Mitra Pengelola di The Digitale.

Awalnya, The Digitale menggunakan layanan E2EE Boxcryptor yang sulit digunakan. "Kami harus memberikan pelatihan khusus cara mengenkripsi file kepada para staf kami,” ujar Bilz-Wohlgemuth. “Jika perangkat lunak tersebut tidak digunakan dengan benar, hanya orang yang mengenkripsi file yang bisa mendekripsinya. Jadi, file yang dienkripsi tidak akan dapat diakses jika karyawan yang mengenkripsinya meninggalkan perusahaan kami. Terkadang, file juga dapat rusak sepenuhnya. Kesimpulannya, teknologinya memang hebat, tetapi sulit digunakan.”

The Digitale telah menggunakan Dropbox untuk berbagi file sejak awal perusahaan berdiri. “Kami bekerja dengan pekerja lepas serta mitra lainnya, jadi kami memerlukan perangkat lunak untuk menyederhanakan kolaborasi antartim hibrida. Sejak awal, Dropbox adalah solusi terbaik untuk hal ini” kenang Bilz-Wohlgemuth. “Jadi, ketika Dropbox mengakuisisi teknologi Boxcryptor dan memperkenalkan enkripsi menyeluruh di platformnya, kami langsung mengambil kesempatan untuk menjadi pengadopsi awal.” 

Solusi: 2 dalam 1—E2EE dan berbagi file di Dropbox 

The Digitale memutuskan untuk menggunakan layanan enkripsi menyeluruh Dropbox. File yang sebelumnya dienkripsi dengan Boxcryptor kini dimigrasi ke dan dienkripsi dengan Dropbox. Pertama, perusahaan mendekripsi file menggunakan perangkat lunak lama. Selanjutnya, tim memindahkan file—dengan mempertahankan struktur folder—dan menyiapkan hak akses.

Setelah migrasi, The Digitale mengenkripsi file, subfolder, dan bahkan seluruh folder hanya dengan satu klik. Dengan begini, perusahaan dapat menyimpan semua filenya — mulai dari konten pemasaran, maket situs web, hingga data prospek — dalam satu ekosistem. Kemudian, The Digitale menggunakan Dropbox Transfer untuk berbagi file dengan jaringan mitra globalnya, atau pelanggannya, yang beberapa di antaranya tidak memiliki akun Dropbox. The Digitale juga dapat mengatur tanggal kedaluwarsa tautan dan melihat waktu mereka membuka atau mengunduh file.

Terakhir, The Digitale membuat enkripsi tersedia bagi lebih banyak karyawan. "Sebelumnya, karena lisensi memerlukan biaya tambahan, kami harus membatasi jumlahnya," jelas Bilz-Wohlgemuth. "Sekarang, sudah tidak perlu lagi. Karena 100% karyawan kami sudah menggunakan Dropbox, mereka juga bisa menggunakan enkripsinya."

Hasil: Mengenkripsi file tanpa repot 

Saat ini, The Digitale mengenkripsi file menggunakan Dropbox alih-alih menggunakan dua layanan sekaligus. "Prosesnya lima kali lebih lancar. Kami juga menghemat 30% waktu untuk mengelola enkripsi dan dekripsi," ujar Bilz-Wohlgemuth. Staf The Digitale jadi bisa lebih berfokus dalam menghasilkan pekerjaan berkualitas bagi kliennya. "Fokus kami adalah melakukan pekerjaan untuk klien, menyusun strategi bersama mereka, membuat konten, dan memberikan hasil yang memuaskan. Hal pendukung harus berfungsi dengan baik dan tidak menyita waktu kami. Fitur ini mengubah segalanya bagi kami karena mampu meningkatkan keamanan sekaligus kemudahan penggunaan," tambah Bilz-Wohlgemuth.

Dropbox memungkinkan The Digitale untuk mempersingkat waktu pelatihan dan orientasi karyawan. "Dulu, kami mengalokasikan waktu satu jam untuk melatih karyawan baru menggunakan solusi E2EE sebelumnya. Sekarang, hanya dibutuhkan waktu lima menit untuk menjelaskan lokasi berbagai file dan logika penyusunannya," ujar Bilz-Wohlgemuth.

Sebagai tim yang sering menangani data sensitif, kini tim kepemimpinan The Digitale dapat menikmati pengalaman berbagi file yang lebih lancar. Dropbox juga menyederhanakan proses yang dilakukan konsultan pajak The Digitale. "Sebelumnya, perusahaan konsultan pajak kami harus menginstal perangkat lunak enkripsi di komputer mereka untuk mengerjakan urusan pajak kami. Kini, mereka cukup menggunakan browser untuk mengakses Dropbox," ujar Bilz-Wohlgemuth.

Terakhir, migrasi telah membuat seluruh data The Digitale menjadi lebih aman. Dengan enkripsi yang lebih sederhana, stafnya didorong untuk mengamankan lebih banyak file. "Kini jumlah file yang dienkripsi dua kali lebih banyak karena enkripsi data jadi makin mudah," ujar Bilz-Wohlgemuth. Karena Dropbox memenuhi peraturan UE dan Jerman, kini The Digitale dapat lebih mudah membuktikan kepatuhannya terhadap standar ISO dan sertifikasi lainnya. Dropbox juga memudahkan The Digitale dalam berurusan dengan penyedia asuransi siber dan pelanggan atau mitra bergengsi.

Saat ini, The Digitale sedang mencari cara baru untuk lebih menyederhanakan proses berbagi file. Sebagai permulaan, perusahaan sedang mempertimbangkan layanan seperti Dropbox Sign untuk mengintegrasikan tanda tangan elektronik dalam ekosistem yang sama. "Memiliki proses berbagi file yang cepat, mudah digunakan, dan andal merupakan hal yang sangat penting, terutama bagi perusahaan dengan output konten yang tinggi seperti kami," simpul Bilz-Wohlgemuth. Berikut adalah saran dari Bilz-Wohlgemuth untuk mereka yang masih mencari solusi berbagi file: lakukan riset Anda dan berinvestasilah dalam keamanan dan kemampuan enkripsi menyeluruh. "Makin baik kinerja perangkat lunak, penyimpanan, atau solusi berbagi kita, makin banyak waktu yang bisa kita fokuskan pada aktivitas yang menghasilkan pendapatan," tambahnya.