Pekerja Tobishima Corporation dapat melihat cetak biru, dokumen, dan media lain di tablet kapan pun

Tantangan: menyederhanakan pencarian informasi di lokasi proyek 

Tobishima Corporation ingin menyederhanakan proses pencarian informasi yang rumit di lokasi proyek untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mencapai tujuan mereka dalam mereformasi pola kerja.

Tobishima Corporation merayakan 135 tahun perjalanan bisnisnya pada 2018. Sepanjang waktu tersebut, perusahaan ini telah mengerjakan beberapa proyek teknik sipil terkemuka di Jepang, seperti Terowongan Seikan dan Tokyo Bay Aqua-Line, serta berbagai proyek konstruksi dan pembangunan infrastruktur sosial lainnya. Dalam beberapa tahun terakhir, perusahaan ini mempromosikan reformasi untuk “menciptakan masa depan konstruksi” dengan memanfaatkan teknologi inovatif di bidang konstruksi dan pencegahan bencana. “Tujuan kami adalah untuk berkembang menjadi apa yang kami sebut sebagai 'Kontraktor Bisnis Baru'. Dalam industri konstruksi, pembangunan infrastruktur mencapai puncaknya menjelang tahun 2020 sehingga sangat penting bagi kami untuk menemukan solusi terkait jam kerja karyawan yang panjang. Kami juga merasa bahwa, untuk memperoleh dan mengembangkan sumber daya manusia serta mendukung pertumbuhan bisnis kami lebih lanjut, kami harus segera mereformasi alur kerja kami, dimulai dari lingkungan TI,” jelas Atsushi Ozawa dari Tobishima Corporation.

Sebagai bagian dari kebijakan, perusahaan ini membagikan laptop ringan kepada semua karyawan, serta perangkat tablet tanpa kipas dan tahan debu untuk dibawa ke lokasi proyek. Langkah ini memungkinkan terciptanya lingkungan kerja mobile yang tidak terikat pada lokasi tertentu seperti lokasi konstruksi, kantor proyek, atau kantor cabang.

Namun, mereka perlu meninjau kembali cara mengelola data yang dilihat di setiap perangkat. Kala itu, dokumen seperti cetak biru lokasi dan pernyataan metode konstruksi disimpan dan dikelola dalam Network Attached Storage (NAS) di kantor proyek. Sayangnya, perbedaan dalam sistem operasi membuat tablet sulit mengakses data NAS sehingga karyawan harus kembali ke kantor proyek untuk memeriksa dokumen. 

“Karena pekerja kami tidak dapat mengakses cetak biru dan materi lainnya di lokasi proyek, mereka harus kembali ke kantor setiap kali ingin memeriksa sesuatu. Kami memerlukan metode penyimpanan data yang memungkinkan pekerja kami mengakses informasi dengan cara yang lebih efisien dari segi waktu,” kata Takahisa Nakaya dari Tobishima Corporation.

Solusi: cara mudah untuk berbagi dan melihat file besar

Setelah menyeleksi berbagai opsi penyimpanan data modern yang tersedia, Tobishima Corporation memilih Dropbox.

“Selain memungkinkan kami melihat dokumen di tablet, penyimpanan berbasis awan juga sangat penting karena dapat membantu mengurangi risiko kehilangan data akibat kegagalan NAS atau bencana alam, serta meringankan beban pemeliharaan dan pengoperasian. Kami memilih Dropbox karena memiliki antarmuka sederhana dan mudah digunakan bahkan oleh orang yang tidak terlalu paham tentang TI,” jelas Ozawa.

Tim mereka juga tertarik dengan fitur sinkronisasi diferensial Dropbox, yang memungkinkan file besar seperti data CAD dan foto lokasi diunggah dengan cepat dan aman. Selain itu, dengan kemampuan untuk melihat file secara offline, tim hanya perlu menyimpan file terkait proyek yang sedang berjalan pada perangkat lokal serta berbagai aplikasi yang dapat dihubungkan.

“Semua Manajer Lapangan kami, termasuk saya sendiri, menyimpan data pribadi tentang proyek-proyek sebelumnya sebagai referensi dalam pekerjaan kami. Data tersebut makin banyak, dan layanan berbasis awan menawarkan fleksibilitas yang lebih besar dalam meningkatkan kapasitas penyimpanan dibandingkan NAS, yang harus terus ditambah. Kami sangat berterima kasih karenanya,” kata Nakatani.

Hasil: mencari informasi kapan pun, di mana pun, dan bahkan berbagi file dengan perusahaan eksternal

Setelah uji coba yang sukses, Tobishima Corporation mulai mengadopsi Dropbox secara penuh.  “Saat saya ingin memeriksa cetak biru, butuh banyak waktu dan tenaga untuk pergi ke kantor, terutama saat bekerja di gedung tinggi. Jadi, saya sangat terbantu karena bisa memeriksa dokumen di iPad. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga mengurangi beban kerja bagi Pengawas Lapangan seperti saya,” kata Yusuke Tanaka.

Dropbox juga membantu tim menciptakan lingkungan tanpa kertas di lokasi proyek. Di masa lalu, mereka sering kali perlu membawa cetak biru fisik yang dibuat menggunakan plotter ke lokasi konstruksi, tetapi kini hal ini tidak lagi diperlukan. “Sekarang kami dapat melihat semua data yang dibutuhkan di Dropbox melalui ponsel dan iPad, jadi tak akan ada lagi situasi seperti sudah mencetak sebuah cetak biru, tetapi malah membutuhkan yang lain,” jelas Tanaka.

Dropbox juga terbukti berguna bagi usaha patungan, yang umum diterapkan dalam proyek di industri konstruksi.

“Dalam usaha patungan, Anda harus dapat berbagi informasi dengan beberapa perusahaan. Namun, ada masalah keamanan dan kepatuhan yang timbul saat menjadikan server file perusahaan tersedia secara eksternal. Dropbox memungkinkan kami membuat penyesuaian terperinci pada pengaturan, seperti hak melihat, sehingga kami dapat berbagi file dengan tenang,” kata Ozawa. 

Tobishima Corporation juga memanfaatkan fitur yang sama untuk berbagi file antar perusahaan dalam grup mereka.

Perusahaan ini berencana menggunakan Dropbox untuk mengelola lebih banyak jenis file di masa mendatang. Sebagai langkah awal, mereka akan menggunakannya untuk foto. Di setiap lokasi konstruksi, pekerja mengambil banyak foto setiap harinya untuk tujuan pencatatan dan pelaporan, lalu mereka membuat logbook untuk menyimpan dan mengelola foto-foto tersebut. Sebelumnya, tugas ini membuat jam kerja makin panjang. 

“Pekerja di beberapa lokasi proyek kini sudah mulai menyimpan foto di Dropbox, serta menggunakan Dropbox dalam hal pengelolaan foto dan pembuatan logbook. Kami berencana untuk menerapkannya secara lebih luas di masa mendatang guna membantu mengurangi beban kerja personel kami,” kata Ozawa, seraya menambahkan bahwa ia berharap inisiatif ini akan membantu mengurangi jam kerja. 

Di masa mendatang, perusahaan ini juga mempertimbangkan untuk menghilangkan NAS di kantor proyek dan menggabungkan semua data ke Dropbox. “Kami telah memindahkan file server file ke layanan berbasis awan dan menerapkan Microsoft 365 sebagai alat komunikasi di seluruh perusahaan, menjadikan perbaikan praktik kerja sebagai salah satu fokus utama kami. Kami berharap dapat terus bekerja bersama Dropbox untuk mendukung serangkaian inisiatif kami,” pungkas Ozawa.