Toda Corporation
Migrasi server fisik dari lokasi konstruksi ke penyimpanan awan.
Memanfaatkan sinkronisasi file yang cepat dan kemudahan pencarian tingkat tinggi untuk menyederhanakan proses berbagi informasi dengan afiliasi internal dan eksternal.
"Berbagi informasi secara cepat di lokasi konstruksi sangat penting bagi kami karena berbagai masalah dan perubahan sering terjadi selama pekerjaan berlangsung. Dengan menginstal Dropbox, karyawan perusahaan dan afiliasi eksternal, termasuk banyak perusahaan mitra, dapat berbagi file secara real-time."
Produk yang digunakan
Dropbox
Industri
Konstruksi
Ukuran
Lebih dari 1.000
Lokasi
Jepang
Tantangan: Server fisik di setiap lokasi konstruksi mempersulit proses berbagi informasi dengan pihak eksternal.
Toda Corporation adalah kontraktor umum yang kini telah beroperasi selama 140 tahun. Dengan keahlian di bidang konstruksi, teknik sipil, pengembangan perkotaan, real estat, pembangkit listrik, dan banyak lagi, perusahaan ini telah mencapai pertumbuhan yang stabil di berbagai bidang.
Sebelumnya, Toda Corporation menggunakan server fisik di lokasi konstruksi untuk mengedit dan menyimpan data konstruksi, seperti gambar, foto, dan bagan proses.
Selama fase konstruksi, banyak afiliasinya, termasuk perusahaan pengawasan desain dan perusahaan mitra yang mengedit dan memeriksa berbagai jenis dokumen, seperti gambar. Dokumen tersebut diperbarui setiap hari. Namun, server fisik hanya dapat diakses oleh karyawan kontraktor umum.
“Oleh karena itu, karyawan kontraktor umum yang bekerja di lokasi konstruksi tersebut menghabiskan banyak waktu dan uang untuk membagikan informasi konstruksi, mengompresi file gambar berukuran besar, mengirim file melalui email atau layanan transfer file khusus, serta menyediakan penyimpanan file eksternal,”
ujar Hiroyuki Ikehata, Manajer, Divisi 1 Promosi Sistem Produksi, Toda Corporation.
Kemampuan berbagi informasi dengan cepat sangatlah penting dalam industri konstruksi. Toda Corporation menghadapi penundaan yang merugikan saat mengirim file, seperti gambar, ke mitra eksternal melalui email.
Cara ini juga membuat manajemen file menjadi rumit. Memverifikasi gambar mana yang merupakan versi terbaru, mengekstrak gambar yang terkompresi atau dilindungi kata sandi, dan menyimpan gambar di folder yang dikategorikan berdasarkan detail konstruksi menjadi hal yang merepotkan karena ada hampir 100 email yang diterima setiap hari dan banyak di antaranya berisi lampiran gambar.
“Dalam bidang konstruksi, salah memasukkan satu garis saja ke gambar dapat mengakibatkan pengerjaan ulang dan biaya yang besar. Untuk mencegah hal itu, kami harus menghubungi dan memverifikasi setiap waktu untuk menanyakan waktu persis kapan email berisi file terbaru dikirim,” ucap Toshihiro Saito, manajer lokasi Toda Corporation yang mengawasi lokasi konstruksi.
Karyawan di berbagai lokasi juga terganggu oleh kesalahan operasional yang secara tidak sengaja menghapus data di server fisik. Kesalahan ini mengharuskan pembuatan ulang file dari versi lama, karena file yang dihapus sulit dipulihkan. Setiap kesalahan menyebabkan pekerjaan tambahan.
Solusi: Mengadopsi Dropbox karena fitur pencarian lanjutan dan sinkronisasi file yang cepat
Pada Desember 2019, perusahaan memutuskan untuk pindah ke gedung sementara selama gedung kantor pusatnya direkonstruksi. Ketika mempersiapkan perpindahan ini, topik mengenai penyelesaian masalah yang ada pun muncul.
Sebelum mengimplementasikan server file awan untuk lokasi konstruksi, perusahaan mulai menerapkan hal yang sama untuk departemen internal yang pindah ke gedung sementara.
Hal ini tidak hanya mempercepat pembagian informasi, tetapi juga memperkuat BCP dan mengurangi ruang instalasi server file. Hal ini memberikan dasar implementasi untuk seluruh lokasi konstruksi perusahaan.
Todo Corporation telah menggunakan Google Drive untuk berbagi informasi dalam grup kerja internalnya. Namun, karena banyak yang khawatir mengenai lambatnya sinkronisasi file dengan komputer dan ketidakmampuan untuk berbagi file dengan berbagai mitra eksternal karena masalah registrasi akun, perusahaan mulai mencari solusi alternatif yang lebih cocok dengan kebutuhan pekerjaan konstruksinya.
“Kami mempertimbangkan dua pilihan: Dropbox Business (selanjutnya disebut, “Dropbox”), atau layanan penyimpanan awan perusahaan lain. Namun, hasil riset kami menunjukkan bahwa keduanya sangat berbeda. Kami merasa Dropbox lebih menyerupai “meja” tempat beberapa orang dapat bekerja bersama, sedangkan layanan lainnya lebih menyerupai “laci” tempat menyimpan file yang telah selesai.
Solusi pertama sesuai dengan kebutuhan kami karena kami sering mengedit dan berbagi file dengan perusahaan mitra,”
ucap Ikehata.
Inilah perjalanan Todo Corporation menuju adopsi Dropbox. Faktor penentunya adalah kecepatan sinkronisasi file yang penting untuk berbagi file dan kolaborasi, serta pengoperasian intuitif yang cara penggunaannya sama seperti folder lokal.
Hasil: Dropbox diadopsi sebagai lingkungan standar perusahaan secara keseluruhan dan media interaksi yang efektif dengan perusahaan mitra
Proses berbagi file yang efisien dan fleksibel
Sejak perusahaan memulai transisi berskala penuh ini sekitar setengah tahun lalu, gambar, dokumen, dan data yang disimpan di server fisik di cabang dan lokasi kerja teknik sipil dan konstruksi yang ada terus dimigrasikan ke Dropbox. Perusahaan juga menggunakan Dropbox sebagai standar untuk lokasi kerja baru. Menyimpan file di Dropbox memudahkan perusahaan untuk berbagi file.
Selain itu, dengan meminjamkan lisensi Dropbox kepada perusahaan desain besar dan perusahaan mitra, Todo Corporation dapat memfasilitasi lingkungan tempat semua anggota konstruksi internal dan eksternal dapat mengakses informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
“Dengan adanya folder bersama untuk tiap perusahaan mitra, kesalahan saat berbagi gambar terbaru dapat dihilangkan. Mengelola file kini juga jadi lebih mudah,”
ujar Saito.
Dengan membuat folder bersama di Dropbox untuk tiap penyelenggara rapat dan menyimpan semua dokumen relevan dalam folder tersebut, perusahaan juga dapat menggunakannya untuk rapat online jarak jauh.
“Dropbox mempercepat operasi tanpa kertas dan mengurangi beban kerja dalam menyiapkan dokumen,”
ujar Koji Sakamoto, Bagian Peralatan Konstruksi, Toda Corporation.
Selain itu, penggunaan fitur berbagi tautan dan Dropbox Transfer memungkinkan perusahaan mengirim file yang diperlukan secara massal kepada afiliasi yang tidak dipinjamkan lisensi.
Proses berbagi file yang efisien dan fleksibel
Fitur Riwayat Versi memudahkan perusahaan memulihkan file yang dihapus.
Pencarian informasi yang lebih cepat
Efisiensi pencarian file juga meningkat secara signifikan. “Menemukan file menjadi 3 hingga 4 kali lebih cepat dari sebelumnya,” tegas Ikehata.
Kini, perusahaan dapat menyimpan semua file dalam satu tempat dan merasakan kemudahan pencarian yang ditawarkan Dropbox.
Manfaat sekunder: Dropbox meningkatkan produktivitas bekerja jarak jauh selama pandemi virus corona
Transisi bebas hambatan ke bekerja dari jarak jauh
Keunggulan Dropbox sepenuhnya terbukti bahkan selama pandemi COVID-19.
“Bagi kami, transisi yang lancar ke bekerja dari jarak jauh adalah manfaat terbesar Dropbox,”
ujar Masakazu Aoki, Manajer, Divisi Administrasi, Cabang Internasional, Toda Corporation.
Perusahaan menggunakan Dropbox Paper untuk berbagai operasi, termasuk manajemen jadwal, manajemen tugas, dan berbagi informasi untuk karyawan yang bekerja dari jarak jauh. Menurut mereka, hal ini menstimulasi komunikasi.
“Meskipun Google Calendar juga dapat mengelola jadwal, layanan tersebut tidak dapat mengelola tugas untuk setiap anggota individu. Dengan Dropbox Paper, kami tak perlu lagi beralih aplikasi dan mengonfirmasi detail pekerjaan melalui telepon, sehingga produktivitas bekerja dari jarak jauh pun meningkat,”
ujar Aoki.
Interaksi tanpa hambatan dengan kantor dan lokasi konstruksi di luar negeri
Perusahaan merasa Dropbox Paper juga efektif untuk berkomunikasi dengan kantor dan lokasi konstruksi di berbagai zona waktu.
Dengan meminta pengguna menulis komentar dalam satu file selama jam kerja, staf dapat berinteraksi secara efektif tanpa harus menjadwalkan rapat.
“Bagi kami, transisi yang lancar ke bekerja dari jarak jauh selama COVID sebagai manfaat terbesar Dropbox. Dropbox Paper membantu kami memvisualisasikan aktivitas terkini tiap anggota dan meningkatkan produktivitas bekerja dari jarak jauh.”
Masakazu Aoki, Manajer, Divisi Administrasi, Cabang InternasionalManfaat utama memperkenalkan Dropbox
Fitur pencarian lanjutan meningkatkan efisiensi pencarian file dan tidak perlu lagi merancang struktur folder.
Dropbox Paper membantu memvisualisasikan keadaan tiap karyawan dan menstimulasi komunikasi internal selama bekerja dari jarak jauh. Layanan ini juga menyederhanakan proses berbagi informasi dengan kantor di luar negeri dan perusahaan mitra di zona waktu yang berbeda.
Berkat sinkronisasi yang lancar, perubahan file langsung terlihat, bahkan ketika gambar dan file berukuran besar lainnya dibagikan. Hal ini memudahkan pengelolaan data terbaru.