Peralihan Strategis TV Asahi ke Dropbox: Meningkatkan Efisiensi dan Keamanan dalam Operasi Media

Tantangan: diperlukan sistem berbagi file berbasis awan untuk membantu mengurangi penggunaan kertas

Berdiri sejak tahun 1959, TV Asahi telah berkecimpung dalam bisnis penyiaran selama lebih dari 60 tahun. Dalam beberapa tahun terakhir, TV Asahi juga telah mengembangkan bisnis TV internet seperti ‘AbemaTV’ dan ‘TV Asahi Douga’ untuk memenuhi kebutuhan penayangan konten yang terus berubah. Seiring dengan perkembangan bisnis, perusahaan ini juga menambah jumlah karyawan. Lambat laun, ruang kantor fisik TV Asahi tidak lagi cukup untuk menampung kaset dan media lainnya sehingga menimbulkan masalah. Hajime Yasuda, dari Departemen Teknis TV Asahi, menjelaskan:

"Kami harus segera mengurangi volume dokumen cetak yang digunakan. Kami telah memperkenalkan server file dan perangkat tablet dalam upaya mengurangi penggunaan kertas, tetapi nyatanya tidak mudah menghilangkan kebiasaan yang telah lama dilakukan. Kami punya puluhan ribu proposal acara TV yang difotokopi dan dibagikan di rapat hampir setiap minggu."

Transisi untuk mengurangi penggunaan kertas juga menyingkap beberapa masalah. Saat kami mewawancarai karyawan tentang pemanfaatan TI, kami menemukan bahwa sejumlah karyawan, secara tak terduga, telah menggunakan alat berbagi data berbasis individu, baik secara pribadi maupun di departemen mereka.

"Alat bantu individu biasanya tidak memiliki fitur keamanan yang dibutuhkan untuk pemakaian di ranah bisnis dan sulit dikelola secara terpusat oleh bagian TI. Untuk mencegah kebocoran dokumen bisnis eksternal seperti kontrak dan faktur, serta dokumen produksi konten seperti proposal dan naskah, kami membutuhkan sistem berbagi data profesional yang dapat diimplementasikan di perusahaan," ujar Yasuda.

Meskipun saat ini server file lokal TV Asahi memadai untuk menyimpan file data, server ini tidak dirancang untuk berbagi informasi secara fleksibel dengan pihak ketiga seperti biro iklan dan perusahaan produksi. Bahkan, jika seorang staf ingin memeriksa dokumen saat berada di lapangan, dia harus meminta seseorang untuk mengirimkan dokumen tersebut melalui email. Oleh karena itu, perusahaan ini memutuskan untuk mempertimbangkan sistem berbagi data baru untuk layanan penyimpanan awan khusus bisnis mereka agar dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko keamanan.

Solusi: Penyimpanan dan Pembagian File yang aman

Setelah mempertimbangkan dengan matang, mereka memilih Dropbox.

Faktor penting yang memengaruhi keputusan ini adalah hasil survei sebelumnya, yang menunjukkan bahwa Dropbox adalah layanan penyimpanan awan yang paling banyak digunakan karyawan TV Asahi.

"Banyak karyawan yang menyukai kemudahan penggunaan antarmuka Dropbox, dan kami pikir proses implementasi akan berjalan lebih lancar karena mereka bisa cepat beradaptasi," jelas Makoto Miyahara dari TV Asahi.

TV Asahi juga mempertimbangkan fitur keamanan Dropbox. Di samping autentikasi multifaktor dan manajemen log yang canggih, fakta bahwa admin bisa memantau aktivitas perusahaan secara terpusat membuat mereka merasa terlindungi.

"Kami juga dapat menerapkan kebijakan dan kontrol tata kelola karena bisa memantau layanan setiap saat. Menurut kami, hal ini akan mengurangi penggunaan alat bantu individu dan juga menciptakan sistem berbagi data tempat karyawan bisa mengakses file yang tersimpan di layanan berbasis awan, kapan saja dan di mana saja." — Hajime Yasuda

Dropbox bisa memproses data dalam jumlah besar dengan mudah. Hal ini menjadi nilai tambah lain. Penyiar TV bekerja di berbagai bidang dengan beragam konten data berukuran besar, seperti video dan grafik komputer (CG). Sebelumnya, TV Asahi menyimpan data tersebut di server file, tetapi para karyawan berkata bahwa mereka tidak nyaman berbagi data secara eksternal. "Saat sutradara melakukan syuting di lokasi, mereka biasanya ingin melihat rekaman lama, tetapi kami hampir tidak bisa menyediakannya. Untungnya, Dropbox memungkinkan kami melihat pratinjau dari sebagian besar file, bahkan file-file dengan format khusus seperti Avid DNxHD dan Apple ProRes yang digunakan di aplikasi video dan CG. Dan karena kami bisa melihat tanpa perlu mengunduh seluruh file, kami pun bisa melakukannya di lokasi dengan sinyal internet terbatas. Kami telah mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan dari beberapa layanan, tetapi kami merasa Dropbox adalah satu-satunya layanan yang memenuhi standar kami untuk mengelola konten video," ujar Takatoshi Yamamoto, dari Pusat Desain Perusahaan TV Asahi.

Hasil: meluasnya penggunaan Dropbox untuk Video dan Grafik

Semua ini mendorong TV Asahi untuk menggunakan Dropbox. Saat ini mereka sedang‌ menerapkannya di seluruh bagian perusahaan. Lisensi didistribusikan sesuai kebutuhan setiap departemen, dimulai dari departemen CG dan bisnis internet yang paling membutuhkannya. Tujuannya adalah membuat tugas operasional di lapangan dan pembagian informasi menjadi lebih efisien. 

"Saya bekerja di bagian produksi CG yang sudah mulai menggunakan sistem ini secara penuh. Sistem ini membuat komunikasi dengan orang-orang di luar perusahaan menjadi jauh lebih efisien. Selain fungsi pratinjau file video yang telah disebutkan sebelumnya, Dropbox Transfer juga memudahkan transfer file besar ke dan dari lokasi eksternal. Fitur untuk mengatur tanggal kedaluwarsa unduhan secara fleksibel juga sangat berguna. Dropbox juga termasuk yang pertama menerapkan teknologi terbaru, jadi kami yakin bisa membangun sistem manajemen dan penyimpanan file yang sesuai dengan semua perkembangan terkini," — Yamamoto.