Kolaborasi dengan Dropbox memberdayakan hibah tanah University of Florida
Universitas negeri unggulan Florida menggunakan Dropbox untuk menghubungkan pusat penyuluhan kooperatif di 67 kabupaten dan menghadirkan pembelajaran langsung kepada warga negara bagian.
"Kedengarannya sederhana, tetapi Dropbox memudahkan kolaborasi bagi karyawan. Pada umumnya, pengguna dapat mengelola folder dan struktur file mereka sendiri karena mudah bagi mereka."
Produk yang digunakan
Dropbox
Industri
Pendidikan
Ukuran
1.000+
Lokasi
Gainesville, Florida
Tantangan: Menyatukan kampus melalui teknologi
Dengan munculnya kampus satelit dan pekerjaan jarak jauh, banyak universitas mencoba mencari cara untuk meningkatkan kolaborasi antar lokasi. Namun, bagi University of Florida, tantangan ini—dan teknologi yang diperlukan untuk menyelesaikannya—sangat penting.
Karena merupakan universitas hibah tanah, UF diwajibkan oleh undang-undang untuk hadir secara fisik di setiap daerah di Florida guna menyediakan sumber daya pendidikan bagi penduduk negara bagian.
Untuk Institut Ilmu Pangan dan Pertanian UF, yang mengelola kewajiban hibah tanah sekolah, artinya harus ada pusat penyuluhan kooperatif di ke 67 kabupaten di Florida, dan total 102 fasilitas di seluruh negara bagian.
Bagi tim TI Institut, hal ini menghadirkan hambatan fisik yang sangat besar terhadap kolaborasi yang harus diatasi dengan teknologi. Namun, menstandarkan alat dan proses di seluruh lokasi tersebut bisa jadi hal yang sulit. “Bagian tersulit dari apa yang kami lakukan bukanlah teknologi, melainkan komunikasi,” kata Direktur TI IFAS, Dan Cromer. “Untuk bisa membuat semua orang mengikuti proses yang sama membutuhkan banyak upaya.” IFAS menemukan bahwa, karena tidak adanya opsi yang mudah digunakan, karyawan beralih ke akun Dropbox pribadi untuk mengatasi kesenjangan antara mereka. Penyebaran data dan proses di seluruh sistem berdampak negatif pada keamanan dan kolaborasi.
"Kami dapat melihat pengguna menyelesaikan banyak pekerjaan hebat di Dropbox yang belum tentu dapat dilakukan oleh alat lain. Membuat pilihan untuk menerapkan Dropbox memungkinkan semua pekerjaan hebat itu berlanjut tanpa gangguan, dengan cara yang paling aman."
Seiring meningkatnya kebutuhan kolaborasi, begitu pula penggunaan Dropbox. Akhirnya, sebagai bagian dari prakarsa keamanan, tim TI pusat UF mengamati penggunaan Dropbox universitas yang tidak terkelola dan menemukan adanya jaringan kolaborasi Dropbox yang kuat di seluruh universitas. “Dengan alat yang kami miliki sebelumnya, pengguna memiliki masalah dengan kebijakan berbagi dan berkolaborasi dengan jenis file yang rumit,” ujar Associate CIO Saira Hasnain. “Seiring waktu, para pengguna tersebut beralih ke Dropbox untuk mendapatkan alat yang memungkinkan mereka berkolaborasi dengan mudah.”
Dibandingkan menghapus akses ke Dropbox—dan mengabaikan alur kerja dan data pengguna—UF memutuskan untuk mendukungnya dengan berinvestasi di akun universitas.
“Dari pembicaraan dengan direktur TI, profesor, dan staf kami, kami dapat melihat pengguna menyelesaikan banyak pekerjaan hebat di Dropbox yang belum tentu dapat dilakukan oleh alat lain,” ujar CIO Elias Eldayrie. “Membuat pilihan untuk menggunakan Dropbox memungkinkan semua pekerjaan tersebut berlanjut tanpa gangguan, dengan cara yang paling aman.”
Solusi: Mudah dan aman
Pemasangan UF sekarang meluas ke lebih dari 5.000 karyawan. Bagi peneliti, Dropbox berfungsi sebagai ruang utama untuk kolaborasi internal dan eksternal dalam hibah. “Pengguna kami telah menemukan bahwa menggunakan Dropbox mengurangi miskomunikasi yang dapat terjadi akibat bolak-balik mengirimkan dokumen melalui email,” kata Blanchard. Salah satu profesor di College of Pharmacy menggunakan Dropbox untuk berkolaborasi dengan para peneliti di Nigeria. Karena rekan-rekannya memiliki akses internet yang buruk dan tidak dapat mengunduh file video berukuran besar, kemampuan menonton video langsung di Dropbox sangatlah penting. Dan karena Dropbox mematuhi HIPAA, peneliti di bidang seperti kedokteran dapat menyimpan semua file mereka—termasuk file yang berisi informasi sensitif—di satu tempat.
Bagi tim TI UF, Dropbox memainkan peran integral dalam manajemen data dan kolaborasi di seluruh universitas. “Kedengarannya sederhana, tetapi Dropbox membuat kolaborasi menjadi lebih mudah bagi karyawan,” ujar Direktur TI College of Pharmacy, Lane Blanchard. “Pada umumnya, pengguna dapat mengelola folder dan struktur file mereka sendiri karena mudah bagi mereka.” Karyawan di seluruh departemen TI sepakat memuji Dropbox karena pendekatannya yang sederhana dan pengurangan pelatihan serta dukungan yang diperlukan dari TI. “Saya rasa saya tidak pernah memiliki satu keluhan pun tentang Dropbox,” kata Cromer. "Dan itu hal yang langka untuk dikatakan dalam pekerjaan ini."