Peran ekosistem kolaboratif dalam membantu Westchester Publishing Services berkembang, menghemat waktu, dan meningkatkan pendapatan
Westchester Publishing Services memanfaatkan Dropbox untuk menyederhanakan kolaborasi dan pengelolaan file dalam proses klien yang beragam. Hal ini pun mampu meningkatkan efisiensi operasional dan pendapatan secara signifikan.
“Saat membagikan dan menyimpan file di layanan ini, kami merasa aman dan klien memercayainya. Terlebih lagi, kekayaan intelektual dan materi mereka akan terlindungi dengan baik di sana. Mereka tidak khawatir karena Dropbox dapat diandalkan.”
Produk yang digunakan
Dropbox API, DocSend, Dropbox Sign, Paper, Capture
Industri
Media & Hiburan
Ukuran
2-249
Lokasi
Danbury, CT
Latar belakang
Westchester Publishing Services mengedit dan menata letak teks buku serta membuat e-book, XML, dan produk digital lainnya untuk lebih dari 600 penerbit dan penyedia konten. Mereka melihat klien menggunakan proses atau platform yang berbeda-beda untuk pengiriman file dan kolaborasi. Mereka pun jadi menyadari pentingnya serangkaian solusi teknologi yang lebih baik agar interaksi dengan klien menjadi lebih efektif dan pengiriman file publikasi berkualitas tinggi menjadi lebih cepat dan terjangkau.
Tantangan: Setiap klien memiliki proses tersendiri
Seiring perkembangan perusahaan dan peningkatan jumlah klien, Westchester Publishing Services menghadapi tantangan besar. Mereka harus mengatasi beragamnya proses dan platform pengelolaan file setiap klien. Hal ini menimbulkan masalah dan berpotensi menghambat perkembangan lebih lanjut karena mereka harus meminta setiap klien menentukan cara pengiriman file dan keputusan alur kerja lainnya demi menyediakan dukungan. Agar dapat mendukung klien dan terus berkembang, perusahaan ini memerlukan sebuah solusi yang dapat membantu untuk mengintegrasikan semuanya di satu tempat yang aman dan dapat diakses oleh semua klien, apa pun sistem yang digunakan klien.
“Kami ingin menawarkan cara bertukar file yang lebih modern kepada klien,” kata Tyler Carey, Chief Revenue Officer Westchester. Carey dan timnya mengevaluasi beberapa platform, termasuk Box dan Google Drive. Dropbox pun langsung unggul berkat kecepatan, keamanan, dan tingkat kesadaran mereknya. “Penerbit-penerbit besar sudah memanfaatkan Dropbox,” kata Carey. “Itu adalah topik hangat di industri ini.”
Tingkat layanan menjadi faktor penentu keputusan Westchester. “Kami menghubungi kompetitor Dropbox untuk menjelaskan bahwa kami memerlukan banyak lisensi dan akan menggunakan perangkat lunaknya untuk menjalankan ribuan proyek setiap tahunnya,” kenang Carey. “Untuk mendapatkan penawaran, kami diminta membuka keranjang belanja platform mereka dan mengisinya secara online. Namun, ketika kami menghubungi Dropbox, mereka sangat kooperatif dan antusias.” Tingkat akses dan konsultasi yang ditawarkan oleh tim Dropbox mendorong Westchester untuk mencari tahu lebih lanjut.
“Dropbox rutin menghubungi kami sepanjang tahun untuk memberitahukan berbagai fitur baru selagi mereka mengembangkan platform untuk memecahkan masalah klien mereka. Rasanya seperti menjalin kemitraan, seolah Dropbox benar-benar ingin melihat kami sukses.”
Solusi: Ekosistem aman yang tercipta dalam waktu singkat
Westchester awalnya menyediakan Dropbox Business bagi tim penjualan untuk dicoba kepada klien baru, tetapi masih ragu. Bagaimana tanggapan klien terhadap percobaan ini? Apakah meminta klien untuk menaruh file di Dropbox akan terlalu membebani? “Kami menyiapkan templat email berisi petunjuk untuk siapa saja yang belum pernah menggunakan Dropbox,” kata Carey. “Cara ini berhasil.” Setelah itu, mereka langsung membeli lisensi untuk semua orang di perusahaan serta mengatur penggunaan Dropbox untuk pekerja lepas mereka. Dalam waktu singkat, semuanya sudah beres.
Karena sudah menggunakan API dengan sistem klien lainnya, perusahaan ini merancang ulang portal klien dan menjadikan Dropbox sebagai pusatnya dengan memanfaatkan API sebagai dasar dan menambahkan kontrol versi. “Hal ini memungkinkan penulis dan penerbit mengunduh file dan aset proyek tanpa harus memiliki akun Dropbox,” kata Carey.
Carey menyebut transparansi sebagai kelebihan lain dari portal ini. “Klien ingin tahu di mana buku mereka berada dan kapan buku itu akan dikembalikan kepada mereka,” katanya. Melalui percakapan dengan klien-klien utama, Westchester mempelajari apa yang dibutuhkan, lalu bekerja dengan Dropbox untuk membangun solusi yang dapat dikembangkan. Hal ini menciptakan “keterikatan” dan menghilangkan biaya tidak langsung serta pemborosan waktu yang sebelumnya dianggap oleh banyak penerbit sebagai hal biasa di industri ini.
Setelah itu, Westchester mulai menambahkan lebih banyak alat Dropbox dan memberikan aksesnya kepada tim mereka. Karena Westchester memiliki pustaka dokumentasi klien, direktur produksi mereka langsung menyadari manfaat Dropbox Paper dan mengubah format pustaka tersebut menjadi Dokumen Paper yang dapat dihubungkan dan dibagikan. Hal ini mempermudah proses transfer informasi yang ada di dalam perusahaan. Dengan demikian, staf yang baru bergabung untuk menangani klien dapat memulai pekerjaan dengan pemahaman yang sama dengan tim lama. Saat Westchester menjalin kemitraan dengan distributor besar yang melakukan orientasi klien untuk konversi e-book, fitur Dropbox Sign membuat proses penambahan ratusan klien menjadi efisien dan mudah. Saat Dropbox DocSend diperkenalkan, kepala pemasaran Westchester melihat kegunaan platform ini untuk melacak efektivitas aset informasi yang dibagikan dalam kampanye pemasaran tersegmentasi, memantau interaksi menurut prospek, dan memberikan wawasan yang lebih baik kepada tim penjualan. Perusahaan ini memanfaatkan informasi tersebut untuk mempercepat siklus penjualan dengan memastikan calon klien mendapatkan informasi yang relevan pada waktu yang tepat agar dapat mengatasi tantangan yang dihadapi. Westchester juga memanfaatkan Dropbox Capture untuk mendukung komunikasi asinkron. “Jika ada yang butuh pelatihan atau dokumentasi, kami sekarang memiliki pustaka berbagai video yang dibuat dengan Capture,” kata Carey.
Westchester memiliki kantor yang tersebar secara strategis di Amerika Serikat, Inggris Raya, dan India. Dropbox membantu melancarkan dan mengefisienkan komunikasi antarkantor tersebut agar perusahaan dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih sedikit usaha. “Dropbox menjadi prinsip organisasi, terutama dalam fase pengembangan bisnis baru kami seperti unit pendidikan dan layanan langsung untuk penulis,” kata Carey. “Alat dan proses yang kami siapkan memungkinkan kami beradaptasi dengan berbagai kebutuhan sekaligus menjadi pedoman saat menerima klien baru. Benar-benar pengalaman yang lebih cepat dan lebih baik.”
Hasil: Dropbox mendorong perkembangan bisnis dan peningkatan pendapatan
Dropbox menyederhanakan dan mengefisienkan hampir setiap proses di Westchester Publishing. Hal ini membuat perusahaan tersebut mengalami pertumbuhan skala dan pendapatan yang signifikan. Pada tahun pertama setelah memanfaatkan Dropbox Sign, Westchester berhasil menambah 250 klien. “Jumlah klien kami meningkat dua kali lipat,” kata Carey. Berkat Sign, waktu yang dibutuhkan untuk proses orientasi klien berkurang drastis, dari dua hingga tiga hari menjadi hanya sekitar dua puluh menit. Pengalaman otomatis dan baru ini memudahkan Westchester untuk menawarkan lebih banyak layanan kepada klien tersebut, yang mengubah klien menjadi kontributor pendapatan yang signifikan.
Dropbox juga memudahkan Westchester untuk berekspansi ke area layanan baru yang menghasilkan pendapatan dengan lebih sedikit hambatan. Keberhasilan terbesarnya adalah Westchester Education. Layanan ini menyumbang 5% dari total pendapatan Westchester pada tahun pertama dan 30% pada tahun terakhir. Mereka menggunakan Dropbox untuk berkolaborasi dengan anggota tim internal dalam membuat materi pemasaran dan bekerja sama dengan desainer eksternal untuk mengembangkan desain stan yang menarik bagi konferensi pendidikan internasional, menggunakan DocSend untuk mengirimkan katalog dan materi penjualan kepada calon klien sesuai wilayah mereka, atau menggunakan Sign untuk menyelesaikan proses kontrak, “jadi semua penawaran kami melibatkan Dropbox,” kata Carey.
Klien pun puas dengan perubahan tersebut. “Orang-orang merasa nyaman menggunakan alat-alat ini karena mereka bahkan tidak sadar bahwa mereka sedang menggunakannya,” jelas Carey. “Alat-alat ini benar-benar menyatu dalam alur kerja.” Carey juga memperhatikan bahwa klien yang awalnya meragukan Dropbox kini menyadari bahwa Dropbox menawarkan lebih dari sekadar fitur transfer file. Dengan demikian, wajar jika klien mulai melihat Dropbox sebagai solusi potensial untuk ekosistem mereka sendiri.
Bagaimana jadinya Westchester Publishing Services tanpa Dropbox? “Saya rasa kami tidak akan mengalami perkembangan seperti ini,” kata Carey. “Industri penerbitan terkadang stagnan karena merasa puas dengan keadaan. Perubahan pun jadi sulit untuk dimulai. Saya ingin mengapresiasi Dropbox karena selalu mencari alat yang tepat untuk setiap kesempatan. Tanpanya, kami mungkin masih menggunakan alat-alat usang di industri yang sudah jenuh dengan alat-alat tersebut dan ingin melakukan perubahan. Kami mungkin akan bangkrut jika harus terus-menerus mengunggah dan mengunduh file melalui server FTP menggunakan koneksi internet rumah selama pandemi. Untungnya, pimpinan kami visioner sehingga kami mulai mengadopsi cara kerja yang lebih efisien dengan klien jauh sebelum pandemi terjadi.”
Dengan banyaknya klien yang menggunakan proses yang berbeda-beda, Westchester memerlukan fleksibilitas. Dropbox berhasil menyediakannya dengan memungkinkan klien menerima file dari berbagai sumber, memasukkannya ke lingkungan Dropbox, dan mengerjakannya secara efisien. “Memperkenalkan alat yang tepat bukan hanya soal promosi,” kata Carey. “Yang terpenting adalah menyediakan solusi, menunjukkan manfaatnya, dan mengajak orang lain untuk menggunakannya.” Meski bukan merupakan perusahaan yang terdepan dalam hal teknologi, Westchester bijaksana dalam memilih. Dengan memanfaatkan Dropbox, mereka mendapatkan berbagai peluang untuk berkembang.
“Dropbox berperan penting dalam membantu kami berbicara dengan klien tentang potensi teknologi ini, lalu kami menyesuaikannya dengan kebutuhan khusus industri kami.”
Tyler CareyChief Revenue Officer, Westchester Publishing Services