Asahi Television usa Dropbox per la condivisione esterna sicura e lo streaming da dispositivi mobili.

Sfida: trasmissione incontrollata dei dati dei consumatori

Asahi Broadcasting Corporation, una delle principali emittenti televisive della regione giapponese del Kansai, non trasmette solo programmi TV e radio, ma anche programmi in streaming online. La società è inoltre proprietaria di contenuti trasmessi a livello nazionale, come il programma di intrattenimento "Attack 25", e format di show come "Shinkon-san Irasshai!" [Benvenuti, neosposi!] che propone al pubblico internazionale.

Nel 2013 ha trasferito la sua infrastruttura di condivisione dei dati, utilizzata da circa 700 dipendenti, da un groupware locale a servizi cloud. Durante il passaggio, era stata impostata una politica di sicurezza in modo che le informazioni potessero essere condivise solo all'interno del dominio aziendale. Tuttavia, la società ha notato una crescente necessità di condividere informazioni all'esterno dell'azienda, come spiega Chiharu Kiyohara (Information Systems Department, Technology Office): "Normalmente, usavamo allegati email, ma in alcune occasioni abbiamo utilizzato servizi di trasmissione dati per file di grandi dimensioni. L'Information Systems Department non può controllare come vengono utilizzati i servizi orientati al consumatore. Questi tipi di servizi rendono anche difficile tracciare chi condivide quali file, quando e con chi".

Soluzione: collaborazione esterna semplice

La trasmissione dei dati non è l'unico modo per rendere disponibili i file quando si è fuori ufficio. Per i programmi attualmente in produzione, gli addetti alle vendite di Asahi Broadcasting Corporation archiviano i file video sui loro iPad o su altri tablet, come farebbero con una brochure di vendita. Sebbene i tablet siano comodi da trasportare, hanno una capacità di archiviazione limitata, il che significa che su ciascuno di essi è possibile trasferire solo un certo numero di video ad alta risoluzione.

"A volte, capita che hai copiato dieci video sul tuo iPad Apple, ma ne vuoi mostrare uno che non è sul dispositivo. Non si dovrebbero perdere opportunità perché non si può accedere alle informazioni. D'altro canto, però, non vogliamo neanche caricare contenuti su servizi ai consumatori che non possiamo gestire. Per questo motivo abbiamo deciso di valutare uno spazio di archiviazione cloud che possiamo gestire direttamente e da cui fare streaming", spiega Kiyohara. 

Asahi Television Broadcasting Corporation ha esaminato le soluzioni di spazio di archiviazione cloud per trovare un servizio che potesse essere adatto anche al personale che visita i partner commerciali. Il team ha eseguito test per determinare la velocità di sincronizzazione di file di grandi dimensioni e verificato il funzionamento dello streaming di video ad alta risoluzione archiviati nel cloud. E dopo aver testato diversi servizi, la società ha scelto Dropbox come fornitore della soluzione migliore.

"Eravamo certi che Dropbox fosse la soluzione di spazio di archiviazione cloud giusta per le nostre esigenze interne. È la soluzione più stabile per i caricamenti e la sincronizzazione ed è veloce e facile da usare. Inoltre, gli altri servizi hanno bisogno di alcuni minuti di buffering prima di poter trasmettere in streaming un video ad alta risoluzione, mentre con Dropbox questa funzionalità è immediata. Dropbox dispone anche di una sincronizzazione selettiva, per cui non dobbiamo preoccuparci della capacità di archiviazione. Ciò significa che la soluzione di archiviazione sfrutta le funzionalità di tablet come gli iPad, che sono estremamente portatili e hanno un display ad alta risoluzione, anche se con una capacità limitata", afferma Kiyohara.

Risultati: accesso sicuro e monitorato

Asahi Broadcasting Corporation ha distribuito le licenze Dropbox ai volontari interessati, principalmente venditori che utilizzano video ad alta risoluzione nelle loro destinazioni e dipendenti che utilizzano servizi di trasmissione dati. La soddisfazione degli utenti è migliorata grazie alle strutture di cartelle familiari di Dropbox, all'app di sincronizzazione rapida e allo spazio di archiviazione cloud con eccellenti prestazioni di streaming. Le informazioni vengono condivise esternamente tramite link condivisi e richieste di file.

"È possibile impostare un limite di tempo e una password per il link, il che significa che la condivisione avviene in tutta tranquillità. Anche se la persona con cui stai condividendo un file non ha un account Dropbox, l'impostazione del limite di tempo e della password ti garantisce sicurezza. Poter richiedere l'accesso ai file per un utente esterno specifico è molto utile". — Kiyohara

Le cartelle non vengono create in anticipo per ogni team, ma vengono assegnate a singoli progetti o individui che possono utilizzarle come desiderano. Inoltre, per motivi di sicurezza, l'account è gestito con autenticazione a più fattori tramite Google Authenticator. Anche i registri degli accessi e delle attività vengono monitorati per soddisfare i requisiti di audit, migliorando il controllo senza limitare la libertà degli utenti sul campo.

Al momento, l'Information Systems Department sta lavorando per sfruttare le API, afferma Kiyohara. L'azienda sta collaborando con i propri partner per sviluppare un meccanismo che consenta di integrare il flusso di lavoro nei sistemi di richiesta interni e di allegare alle richieste i file archiviati su Dropbox.

"Le API sono fondamentali per i sistemi che gestiscono attività ripetitive che hanno un flusso fisso. Infatti, il coinvolgimento di personale umano comporta un rischio di errore operativo. Questi problemi possono essere risolti tramite l'automazione, per questo stiamo lavorando per utilizzare le API in tal senso".  — Kiyohara