Con Dropbox Replay, il team remoto di Gray Media impiega il 75% di tempo in meno per la produzione di 160 episodi per le serie TV

Sfondo

InvestigateTV+ è stato lanciato nell'autunno del 2023 in tutti i 113 mercati locali statunitensi di Gray Media e conta su un gruppo di giornalisti e produttori di prim'ordine guidati dal caporedattore Greg Phillips e dal direttore di produzione Lance Washington. Da allora, il programma di attualità di 30 minuti, condotto da Lee Zurik e Tisha Powell, ha dato visibilità a una miriade di storie appassionanti incentrate sulla comunità, che hanno toccato i cuori e le menti di migliaia di spettatori. La seconda stagione è stata presentata in anteprima il 9 settembre 2024.

Con il motto “storie che informano e ispirano”, il programma tratta tematiche appassionanti, ad esempio come evitare le sparatorie accidentali tra i bambini e come prevenire la violenza che gli operatori sanitari affrontano sul lavoro. “La nostra missione consiste nell'essere interessanti, memorabili e informativi. Vogliamo offrire un programma che faccia sentire agli spettatori di aver imparato qualcosa e di aver trovato delle soluzioni ai loro problemi”, afferma Phillips.

InvestigateTV+ non ha solo dovuto affrontare la frenesia dell'ambiente televisivo e le alte aspettative degli spettatori, ma ha anche dovuto fare i conti con un cambiamento significativo sin dal primo giorno: essere prodotto da un team che lavora interamente da remoto.

La sfida: sincronizzare il lavoro di squadra tra diverse sedi

“Lo staff è composto da 16 persone distribuite nel paese, da Portland a Washington DC, Miami, New Orleans e Kansas City”, spiega Phillips. Il team include giornalisti, produttori, fotografi e cameraman che producono vari formati (MOV, H264, MXF, AVI, JPEG e PNG) e che hanno messo insieme la loro creatività e raggiunto l'ambizioso obiettivo di produrre 160 episodi per la prima stagione del programma.

Lavorare da remoto presenta delle sfide: per creare ogni episodio, le persone che fanno parte del team di InvestigateTV+ hanno dovuto archiviare e condividere tra loro file di grandi dimensioni, revisionare e correggere in tempo reale le loro idee e gestire le versioni di ogni taglio. E, cosa ancora più importante, hanno dovuto sincronizzare la loro collaborazione per realizzare in modo fluido e rapido un prodotto di qualità.

Per questo, prima ancora di iniziare la produzione, Phillips e il direttore di produzione Lance Washington hanno cercato una soluzione di archiviazione che garantisse la flessibilità della collaborazione in tempo reale. “È stato allora che abbiamo scoperto Dropbox Replay”, racconta Phillips.

La soluzione: rendere la cooperazione facile e veloce 

Realizzato per semplificare la revisione e la procedura di approvazione di progetti con video, audio e immagini, Dropbox Replay ha fornito al team di InvestigateTV+ la potenza collaborativa di cui aveva bisogno. “Il team di produzione ha potuto caricare, archiviare e condividere rapidamente file multimediali con tutti i suoi membri, oltre a fornire feedback direttamente sui singoli fotogrammi dei video o sulle singole immagini. Più utenti hanno poi revisionato i file simultaneamente e commentato in punti specifici della cronologia”.

“Non riesco a immaginare la realizzazione di InvestigateTV+ senza Replay. Mi consente di ricevere indicazioni dal produttore, dal produttore esecutivo o dal reporter, mentre gli editor possono apportare modifiche e lasciare commenti contemporaneamente, senza dover effettuare più volte download o caricamenti”, afferma Phillips.

Dropbox ha anche tenuto delle sessioni di formazione per il team di Phillips, che hanno agevolato l'adozione della soluzione. Poco dopo, il team ha iniziato a familiarizzare con le funzionalità di Replay per semplificare efficacemente i flussi di lavoro, dimostrando il time-to-value dello strumento.

I risultati: meno tempo e più attenzione ai dettagli 

Con questa efficace collaborazione, Phillips e il suo team hanno portato la produzione della prima stagione a un livello completamente nuovo. Grazie a Dropbox Replay, sono riusciti a ridurre le tempistiche della procedura di revisione ed editing del 75%, velocizzando la creazione degli episodi da 22 minuti e rispettando facilmente anche le scadenza più strette. “Quando inviavamo continuamente i materiali per lavorarci, non dovevamo preoccuparci della velocità di download o di caricamento. Potevamo tutti rispondere velocemente e proseguire con la procedura. Un'efficienza così è significativa”, afferma Phillips.