Infobae aumenta la produzione di video globale e semplifica i flussi di lavoro con Dropbox Enterprise

Sfondo

Infobae, un leader argentino nel settore dei contenuti digitali, è uno dei giornali ispanofoni online più popolari, con oltre 61 milioni di lettori in tutto il mondo. L’azienda si è espansa con successo in Messico, Perù, Colombia e Spagna, fornendo informazioni accurate e attendibili sugli argomenti di attualità più scottanti a livello globale.

Dalle interviste di alto profilo con Lionel Messi negli Stati Uniti ai segmenti approfonditi con Bergoglio in Vaticano, la produzione di contenuti di Infobae richiede un potente sistema di archiviazione per un’enorme raccolta di file raw, che include video, foto e audio. Questi materiali sono fondamentali per permettere ai team di redattori, giornalisti e fotografi di collaborare da remoto e creare storie accurate e coinvolgenti.

Dopo la sua rapida crescita, l’azienda si è resa conto di aver bisogno di un modo per gestire non solo il numero di file video di grandi dimensioni in aumento, ma anche la collaborazione globale tra i team. “Prima dell’espansione degli uffici, le esigenze di archiviazione erano molto diverse. Ora ci servono una capacità di archiviazione quasi infinita e la sincronizzazione dei file in tempo reale per alzare la posta in gioco”, spiega Maximiliano Cejas, Technology and Infrastructure Manager di Infobae.

La sfida: superare i limiti

In una giornata frenetica, Infobae potrebbe utilizzare cinque telecamere contemporaneamente per una sola intervista, ciascuna delle quali registra file video enormi, e ripetere l’operazione sei volte. Questo carico intenso sopraffaceva il sistema di archiviazione locale dell’azienda, che non era semplicemente in grado di soddisfare esigenze così elevate.

“Senza una rete privata virtuale (VPN), il trasferimento di questi file enormi si trasformava in un vero e proprio calvario, lento e soggetto a errori. Le normali email e i servizi di condivisione dei file basilari non erano in grado di gestire simili dimensioni, con file spesso danneggiati o incompleti che rallentavano la produzione e interrompevano i flussi di lavoro.”

Un altro ostacolo era la mancanza di controllo delle versioni nella configurazione del data center precedente di Infobae. Senza funzionalità per ripristinare gli elementi eliminati o gestire versioni dei file differenti, il team rischiava di perdere i dati in modo permanente, sovrascrivere file raw fondamentali e perdere le modifiche già apportate, senza alcuna possibilità di ripristinare le versioni precedenti in caso di errori. Ovviamente, il controllo delle versioni era indispensabile per la successiva soluzione di archiviazione dell’azienda.

La soluzione: scalabilità verso un maggiore successo

“Nella ricerca di una soluzione di archiviazione eccellente, abbiamo scelto Dropbox Enterprise per il suo prezzo, la sua qualità e l’offerta del prodotto: è stata una scelta naturale”, afferma Maximiliano Cejas. “Fornisce l’archiviazione necessaria per i video, le foto e la cronologia dei dati e ci consente di ampliare e semplificare la produzione di contenuti. Inoltre, è molto facile per un membro del team caricare una registrazione finita sul cloud e per un altro scaricarla tramite un link Dropbox.”

L’adozione di Dropbox è stata semplice: poiché si tratta di una soluzione cloud, il team ha solo dovuto trasferire tutti i file dai server al cloud e configurare il sistema affinché si sincronizzasse automaticamente con Dropbox ogni giorno. In questo modo, l’azienda ha modificato il flusso di lavoro in modo da salvare i file su Dropbox invece che sui server interni.

Gli utenti si sono adattati rapidamente al salvataggio dei file su Dropbox, una transizione essenziale per ottenere il massimo dal nuovo strumento. “Dropbox funge da spazio di archiviazione esterno, accessibile come una cartella locale sul computer. Grazie all’interfaccia familiare e intuitiva, il team si è adattato velocemente e con facilità”, dichiara Maximiliano Cejas.

Dal 2020, Dropbox è una parte fondamentale delle operazioni internazionali di Infobae. “Per le interviste all’estero, in cui il trasferimento e la modifica veloci dei file sono fondamentali, Dropbox ci consente di rispettare scadenze strette senza problemi dovuti al trasferimento dei file”, afferma Cejas. “Possiamo dedicare più tempo ai contenuti invece che a risolvere i problemi di trasferimento dei file e, per di più, siamo anche molto più veloci.” 

Anche il partner sudamericano di Dropbox, Tline Point, ha svolto un ruolo importante per l’utilizzo costante e ottimale della soluzione da parte di Infobae. Ha offerto supporto in spagnolo e opzioni di pagamento e fatturazione locali in un momento in cui le transazioni internazionali erano quasi impensabili in Argentina. Secondo Cejas, sarebbe stato praticamente impossibile usare Dropbox senza di loro.

I risultati: una soluzione versatile per un team diversificato

Infobae ha iniziato a utilizzare Dropbox come soluzione di archiviazione, ma subito ha adottato anche altre funzionalità. Infobae usa ora le cartelle condivise e gli spazi di archiviazione per i team di Dropbox Enterprise per migliorare la collaborazione. Ciò, inoltre, ha consentito di sincronizzare i file in tempo reale e su diversi dispositivi, eliminando la necessità di ricaricarli e scaricarli tutte le volte. 

La redazione gestisce anche l’accesso a tutti i materiali raw tramite controlli amministrativi, ottenendo il controllo degli utenti, delle autorizzazioni e delle politiche, nonché il monitoraggio delle attività con registri di audit dettagliati e strumenti di conformità potenti. In questo modo, i file sensibili restano al sicuro e i membri del team dispongono di accesso solo se pertinente.

Il controllo delle versioni, inoltre, offre a Infobae maggiore sicurezza per continuare a spingersi oltre i limiti e innovare. “Con Dropbox, possiamo recuperare i dati eliminati fino a un anno prima e accedere a varie versioni risalenti ai sei mesi precedenti. Questa possibilità è fondamentale e ci ha salvato molte volte durante importanti attività editoriali”, spiega Cejas.

Per lavorare in modo ottimale e coerente, Infobae utilizza Dropbox in ogni fase del flusso di lavoro, a prescindere dal team: personale amministrativo, team di vendita, fotografi, registi e studi di registrazione. La posizione di Infobae in qualità di principale fornitore di contenuti multimediali sul mercato ispanofono è ampiamente dovuta a questo utilizzo versatile.

Dropbox Enterprise aiuta Infobae anche a evitare i problemi relativi a Internet e alla connettività tipici di questa regione, che possono essere molto gravi a causa dell’infrastruttura IT locale in evoluzione. Dropbox Enterprise offre accesso ai file offline, permettendo ai membri dei team di modificarli senza connessione Internet. Una volta ristabilita la connessione, le modifiche vengono sincronizzate istantaneamente, garantendo la produttività.