Japan Translation Center, Ltd.

Sfida: gestire e condividere i contratti

L’azienda Japan Translation Center (JTC) è stata fondata nel 1962 ed è stata precursore nell’ambito della traduzione in lingue straniere. Con sede vicino alla Tokyo Tower nel distretto di Higashi-Azabu nel quartiere Minato di Tokyo, JTC fornisce servizi di traduzione e interpretariato multilingue basati sulla “traduzione umana”.

“Negli ultimi anni, stiamo assistendo a un numero sempre maggiore di traduzioni automatiche basate sull’intelligenza artificiale, ma crediamo ancora che la traduzione umana sia di grande valore. Il nostro obiettivo è fornire servizi di traduzione di alta qualità che tengano conto del contesto del testo, dei pensieri e dei sentimenti dell’autore, dell’uso previsto del documento tradotto e della sua persuasività agli occhi del pubblico di riferimento” spiega Risa Takabatake, Presidente di JTC.

Uno dei punti di forza dell’azienda è il suo team di traduttori esperti. JTC collabora con diversi traduttori freelance tramite contratti di outsourcing, ma l’azienda ha dovuto affrontare delle sfide per quanto riguarda i flussi di lavoro relativi ai contratti.

Una volta che il candidato invia i documenti necessari e supera il test di traduzione, vengono concordati i termini ed è necessario firmare un contratto prima che il candidato possa iniziare a ricevere lavori di traduzione. In passato, JTC inviava i documenti di candidatura come file ZIP crittografati e protetti da password, la cui password veniva inviata in un secondo momento tramite un processo denominato “PPAP” (Password Protected Attachment Protocol). Tuttavia, quando il numero di candidati è elevato, seguire questo processo diventa un’operazione laboriosa. Inoltre, il processo porta con sé anche rischi relativi alla sicurezza dei dati.

“I contratti erano in formato cartaceo, con tutto che veniva spedito, sigillato e restituito per posta. Ciò significava che, oltre all’onere amministrativo, anche il costo delle marche da bollo e dei francobolli costituiva un problema”, ricorda Takabatake.

L’azienda ha anche dovuto affrontare delle sfide nella gestione dei documenti. I contratti di ogni traduttore venivano archiviati e conservati in un archivio, che col tempo è diventato un vero problema da gestire. 

“Inutile dire che se volevamo visionare i documenti dovevamo essere in ufficio. Ci siamo resi conto che per eliminare tutte queste inefficienze, dovevamo digitalizzare i nostri documenti ed eliminare l’uso della carta”, aggiunge Yukiko Masuda del Dipartimento Affari Generali di JTC.  

Soluzione: Dropbox con Dropbox Sign per digitalizzare il processo di onboarding dei traduttori

“Nel mentre, abbiamo scoperto che potevamo collegare Dropbox alla piattaforma di firma elettronica Dropbox Sign”, spiega Masuda.

Inoltre, combinandolo con Dropbox, è possibile rendere i flussi di lavoro fluidi, dalla creazione e archiviazione dei documenti alla richiesta e verifica delle firme.

Il processo è semplice. Devi solo caricare i documenti da firmare, inserire l’indirizzo email della persona che deve firmarli e fare clic su “Richiedi firma”. Una volta firmato, il documento viene archiviato nell’account Dropbox Sign. Puoi monitorare i progressi, inviare promemoria e gestire i diritti di accesso in base alle autorizzazioni dei membri. Utilizzati insieme, i due servizi sono stati in grado di rispondere esattamente alle esigenze dell’azienda.

“Inizialmente, vedevamo Dropbox come un modo per spostare il nostro file server sul cloud, ma presto ci siamo resi conto che se avessimo introdotto anche Dropbox Sign, avremmo potuto digitalizzare anche la stipulazione dei contratti. Sapevamo che prima o poi avremmo dovuto digitalizzare i nostri contratti, di conseguenza questa ci è sembrata una grande opportunità”, afferma Masuda.

JTC è rimasta inoltre colpita da altre funzionalità di Dropbox. L’azienda si è adattata rapidamente alla sua semplice interfaccia utente ‌e ha apprezzato la rapida sincronizzazione dei file. Un altro punto fondamentale riguardava la sicurezza, un requisito imprescindibile quando si devono conservare documenti sensibili.

Oltre alla funzionalità di richiesta file, che consente di ricevere in modo sicuro documenti caricati da altri, Dropbox vanta anche un’ampia sicurezza della piattaforma. Per impedire gli accessi non autorizzati, Dropbox utilizza una crittografia individuale a 256 bit per ogni modulo server in cui sono archiviati i dati. Inoltre, è disponibile l’autenticazione a più fattori. Ciò ha dato tranquillità all’azienda, che sapeva di avere uno spazio sicuro in cui archiviare i propri dati.

Risultato: gestione dei file centralizzata e sicurezza migliorata

JTC ha già riscontrato numerosi vantaggi da quando ha introdotto Dropbox e Dropbox Sign.

L’azienda, infatti, ha iniziato a utilizzare Dropbox per comunicare con i traduttori durante il processo di contrattazione e non solo. Ora utilizza le richieste di file per ricevere i documenti dai candidati. Durante il processo di onboarding, JTC consolida e gestisce tutti i documenti, tra cui candidature, risultati dei test, documenti di registrazione e file contrattuali, in cartelle Dropbox uniche per ogni traduttore.

“Comunichiamo con i traduttori inviando loro un link condiviso ai documenti che abbiamo inserito nella loro cartella. In passato archiviavamo i nostri documenti in un mix di dati e copie cartacee in posizioni diverse, ma ora sono tutti in un’unica posizione. Abbiamo così ridotto di circa il 25% il tempo e lo sforzo necessari per gestirli. Ciò significa anche che possiamo accedere a tutti i documenti quando lavoriamo da casa”, afferma Takabatake.

JTC gestisce inoltre la stipulazione dei contratti tramite Dropbox e Dropbox Sign. Poiché il personale non ha più bisogno di recarsi in ufficio per apporre i propri sigilli ufficiali, l’azienda può ora separare il lavoro d’ufficio da quello da remoto in modo più efficace. Il personale impiega anche meno tempo a spedire documenti e correggere errori, il che significa che i contratti possono essere finalizzati in circa la metà del tempo. Anche i traduttori che collaborano con JTC ne traggono vantaggio.

Inoltre, dopo aver effettuato il passaggio, JTC ha registrato notevoli risparmi sui costi. Questo perché, in Giappone, le aziende devono acquistare una marca da bollo da 4.000 yen per finalizzare i contratti cartacei, ma ciò non è necessario per i contratti elettronici. L’azienda è stata anche in grado di ridurre altri costi per cose come francobolli e carta nonché spazio di archiviazione fisico per le copie cartacee dei documenti.

“Subito dopo il lancio, abbiamo dovuto affrontare un importante progetto di traduzione che ci ha costretto a firmare rapidamente contratti con traduttori in tutti i tipi di settori specializzati. Gestire questo processo, dal reclutamento fino alla stipula dei contratti, sarebbe stato impossibile senza Dropbox e Dropbox Sign. Abbiamo potuto creare un sistema in grado di rispondere immediatamente ai cambiamenti improvvisi nella nostra attività”, afferma Takabatake.

L’azienda prevede ora di migrare ‌gradualmente i documenti e i contenuti archiviati sul suo file server locale su Dropbox. Una volta completata questa operazione, JTC non dovrà più preoccuparsi di gestire i file server locali o di perdere dati a causa di interruzioni. Il passaggio al cloud è stata una conseguenza logica poiché protegge il patrimonio prezioso di dati che l’azienda ha accumulato nel corso dei suoi oltre 60 anni di storia. 

JTC è stata premiata con il PrivacyMark, che attesta l’adozione di misure adeguate a proteggere le informazioni personali. Ciò significa che Dropbox si adatta perfettamente alle esigenze dell’azienda grazie al suo considerevole numero di misure di sicurezza, anche rispetto ad altri servizi di archiviazione cloud. Il passaggio al cloud consente inoltre ai dipendenti di visualizzare i vari tipi di file di cui hanno bisogno quando lavorano da casa.

JTC sta valutando anche ‌Dropbox Transfer che consente di condividere file anche quando la persona con cui li stai condividendo non possiede un account Dropbox. Poiché JTC traduce spesso file di grandi dimensioni come video, audio e altri, l’azienda ritiene che Dropbox Transfer possa essere utile per la condivisione di tali file con i traduttori.

Dalla digitalizzazione del processo contrattuale al consolidamento dei dati dei traduttori, fino alla gestione e condivisione dei documenti all’interno dell’azienda, Dropbox e Dropbox Sign continueranno senza dubbio ad aggiungere sempre più valore all’azienda.