Case study di Keio University Shonan Fujisawa Campus case

Sfida: abbandono dell'archiviazione su file server 

La Keio University Shonan Fujisawa Campus (SFC) è stata fondata nel 1990 con l'obiettivo di promuovere approcci innovativi all'istruzione per creare un programma di apprendimento pratico appropriato per il 21° secolo. La sua infrastruttura educativa avanzata è stata sviluppata sotto la guida del professor Jun Murai, conosciuto anche come il padre di Internet in Giappone. Ancora oggi il campus sviluppa la propria rete digitale per garantire il continuo supporto alle attività di insegnamento e ricerca. 

Un elemento fondamentale a tale scopo è il sistema di gestione dei file, una piattaforma in cui studenti e professori interagiscono. Per qualche tempo, nei suoi campus, la Keio University ha seguito una politica di utilizzo sia di file server on-premise che di servizi di archiviazione cloud. Tuttavia, i suoi file server subivano diverse interruzioni all'anno, mentre i costi per la gestione del carico di lavoro e per il ripristino continuavano a crescere. Il personale universitario sentiva che l'infrastruttura stava raggiungendo il limite.

"Per motivi di sicurezza avevamo bisogno principalmente di metodi di archiviazione on-premise, ma negli ultimi anni l'archiviazione su cloud è diventata abbastanza sicura da poterci fare affidamento. Abbiamo pensato che fosse giunto il momento di spostare praticamente tutto sul cloud, ad eccezione di un ridotto numero di file", spiega il professore Jin Nakazawa della Facoltà di studi ambientali e dell'informazione presso la SFC.

Ciò ha spinto la SFC ad avviare un cambiamento dell'infrastruttura IT all'interno dell'università; quest'ultima ha iniziato a considerare vari aspetti del passaggio, tra cui le soluzioni di archiviazione cloud del campus. "Fino a quel momento, l'università aveva utilizzato principalmente Google Drive e Box, ma non ci sembravano così intuitivi", afferma il professor Nakazawa. Per la SFC, il problema più grande consisteva nel dover aprire un browser per accedere alle cartelle nel cloud. Poiché alcuni studenti non avevano familiarità con PC e cloud, l'università era consapevole di aver bisogno di un ambiente che fosse intuitivo per tutti i suoi utenti. 

 

Soluzione: semplificare la richiesta di file e l'archiviazione dei dati 

Dopo aver esaminato le opzioni disponibili, la SFC ha scelto Dropbox. Oltre alla sicurezza avanzata e alla capacità di archiviazione di cui aveva bisogno, la facoltà della SFC ha valutato molto positivamente l'interfaccia utente di Dropbox: ha apprezzato il modo in cui le cartelle vengono visualizzate sul desktop e il fatto che possono essere utilizzate allo stesso modo delle cartelle locali.

Tutti gli studenti e i docenti della Keio University SFC hanno iniziato a utilizzare Dropbox, con 7.000 licenze attivate. Nei primi mesi, sono stati caricati e utilizzati 55 terabyte di dati per svariate finalità.

"Non abbiamo reso Dropbox obbligatorio in tutta l'università perché ognuno dei nostri professori ha il proprio approccio alle lezioni e alla ricerca. Piuttosto, abbiamo utilizzato diversi tipi di spazio di archiviazione cloud per diverse finalità. All'interno di questo ecosistema, Dropbox è la nostra principale area di lavoro condivisa per studenti e docenti", spiega il professor Nakazawa.

Dropbox ha portato molti vantaggi: ad esempio, gli scambi tra studenti e docenti sono diventati molto più semplici. "Durante le mie lezioni utilizzo Dropbox per condividere materiali e file con gli studenti e utilizzo anche strumenti di comunicazione come Slack e LINE per migliorare il lavoro di gruppo", aggiunge il professor Nakazawa. La SFC utilizza anche Dropbox come soluzione di archiviazione dati per Slack. 

I professori della SFC trovano utile Dropbox anche quando tengono lezioni presso le scuole superiori affiliate all'università. In particolare, usano la funzionalità di richiesta dei file per raccogliere compiti e altre consegne. "A differenza dell’università, dove studenti e personale possono accedere alle lezioni tramite il sistema di gestione dell'apprendimento (LMS), le scuole superiori non dispongono di sistemi digitali. Ecco perché utilizziamo Dropbox per effettuare la consegna digitale dei compiti", spiega il professor Nakazawa. 

 

Risultati: trasformazione digitale potenziata 

Per migliorare la conoscenza dell'informatica, la SFC promuove anche la politica "Bring Your Own Device" (BYOD), grazie alla quale gli studenti utilizzano i propri computer per studiare. Ciò ha comportato importanti cambiamenti, tra cui la rimozione delle aule informatiche nel campus nell'aprile 2020. E Dropbox è stato indispensabile per aiutare a mantenere questa iniziativa attiva. 

"La pandemia ha reso difficili le lezioni in presenza. Tuttavia, grazie all'iniziativa BYOD e a Dropbox, abbiamo potuto continuare a tenere lezioni online senza particolari interruzioni", afferma il professor Nakazawa. Dropbox sta dando un contributo significativo alla trasformazione digitale dell'apprendimento e della sostenibilità.

Inoltre, il professor Nakazawa ha goduto dei benefici di Dropbox anche nelle sue attività di ricerca. Ora può scambiare file più facilmente con ricercatori in Giappone e all'estero, mentre lavora per promuovere la ricerca collaborativa.

"È diventato davvero uno strumento indispensabile", continua il professor Nakazawa. 

Ad esempio, Dropbox Paper, che consente a più utenti di modificare lo stesso documento nel cloud, si è rivelato incredibilmente utile. I docenti della SFC hanno anche trovato nuovi modi per semplificare la loro attività di ricerca con la funzionalità degli elenchi di attività di Dropbox Paper, ad esempio coordinando conferenze internazionali e controllando le note degli organizzatori in tempo reale.

In futuro, intendono aumentare ulteriormente la diffusione promuovendo Dropbox nel campus. "Comunicando i vantaggi, speriamo di aumentare il numero di utenti Dropbox attivi sia tra gli studenti che tra il personale", afferma il professor Nakazawa. 

L'integrazione di Dropbox con Canvas LMS, un sistema di e-learning che la Keio University introdurrà presto in tutti i suoi campus, costituirà probabilmente una parte fondamentale di questo piano. Collegando Dropbox e Canvas LMS gli studenti potranno accedere ai file su Dropbox sia dal sistema di e-learning che dai propri computer.

Il professor Nakazawa nutre grandi speranze: "Dovremmo essere in grado di integrare i sistemi, il che aumenterà la facilità d'uso e amplierà le nostre possibilità sia nell'istruzione che nella ricerca".

Con il supporto di Dropbox, la SFC utilizza i servizi cloud per potenziare la trasformazione digitale nell'insegnamento e nella ricerca.