The Digitale semplifica la crittografia end-to-end con Dropbox, risparmiando il 30% di tempo e sforzi

Il contesto

Se hai bisogno di mettere in commercio un prodotto o un servizio che risulta difficile da spiegare, The Digitale, un'agenzia di marketing digitale con sede in Germania, fa al caso tuo. "Se i problemi di un' azienda sono relativi ad aspetti tipo customer journey lunghi, buyer persona complesse o target ristretti, allora ecco che entriamo in gioco noi", afferma Dominique Korschinek, CEO /Amministratore delegato di The Digitale. L'azienda offre servizi di analisi, di business intelligence, di strategia, creazione di contenuti, design, di UX e di ottimizzazione delle conversioni. Korschinek aggiunge "La nostra missione è far si che i nostri clienti basino i loro business sul marketing digitale. Non si tratta solo di creare video divertenti. L'obiettivo è offrire risultati con un valore". The Digitale adora lavorare con clienti e aziende che condividono la sua visione e guidano la digitalizzazione in Europa, come Allianz, Deloitte, Deutsche, Telekom e Microsoft.  

La sfida è: semplificare la crittografia end-to-end

Essendo un'agenzia tedesca che lavora anche con società blue-chip, The Digitale deve proteggere i dati sensibili per potersi garantire la fiducia e la conformità alle leggi sulla privacy dell'Unione Europea (UE). "Vi sono alcuni file, per esempio, che contengono dati, documenti sulle risorse umane o altri che riguardano aspetti strategici e finanziari, per i quali dobbiamo utilizzare la crittografia end-to-end (E2EE). Grazie a questa tecnologia solo tu e il tuo partner possedete la chiave di crittografia, e nemmeno Dropbox, che archivia i file, o il governo possono accedere ai dati", spiega Peter Bilz-Wohlgemuth, COO / socio amministratore di The Digitale.

Inizialmente, The Digitale utilizzava un software E2EE, Boxcryptor, che risultava difficile da utilizzare. Bilz-Wohlgemuth aggiunge: "Abbiamo dovuto formare appositamente il nostro personale su come crittografare i file." "E se il software non veniva utilizzato correttamente, solo il dipendente che aveva crittografato il file avrebbe potuto decodificarlo, quindi se il dipendente in questione avesse lasciato la nostra azienda, il file sarebbe diventato inaccessibile. I file a volte potevano addirittura andare completamente in crash. Alla fine, la tecnologia era ottima, ma usarla era un disastro."

The Digitale ha utilizzato Dropbox per la condivisione di file sin dall'inizio. "Lavoriamo con freelancer e altri partner, e abbiamo bisogno di un software per semplificare la collaborazione tra i diversi team. Quando abbiamo iniziato, Dropbox era di gran lunga la soluzione migliore per questo," ricorda Bilz-Wohlgemuth. "Quindi, quando Dropbox ha acquisito la tecnologia di Boxcryptor e ha introdotto la crittografia end-to-end all'interno della sua piattaforma, abbiamo colto l'occasione per essere tra i primi ad adottarla." 

Soluzione: 2 in 1 - E2EE e condivisione file in Dropbox 

The Digitale ha deciso di usare il servizio di crittografia end-to-end di Dropbox. I file che precedentemente erano stati crittografati con Boxcryptor sono stati ora trasferiti e crittografati con Dropbox. Per prima cosa, l'azienda ha decodificato i file con il vecchio software. Successivamente, il team ha trasferito i file (mantenendo la struttura della cartella) e ha configurato i diritti di accesso.

Dopo il trasferimento, The Digitale ha crittografato i file, le sottocartelle o perfino un'intera cartella con un solo clic. In questo modo, l'azienda può archiviare tutti i suoi file, da quelli con contenuti marketing, ai mockup dei siti web fino ai dati lead, in un unico ecosistema. The Digitale quindi utilizza Dropbox Transfer per condividere i file con la sua rete globale di partner o con i suoi clienti, alcuni dei quali non dispongono di un proprio account Dropbox. The Digitale può inoltre impostare le date di scadenza dei link e verificare quando i file sono stati aperti o scaricati.

Infine, The Digitale ha reso la crittografia accessibile a un numero maggiore di dipendenti. "Inizialmente, avevamo un limite al numero di licenze perché costavano di più", spiega Bilz-Wohlgemuth. "Adesso, non c'è da preoccuparsi. Il 100% dei nostri dipendenti usa già Dropbox, per cui anche loro possono usare la crittografia".

Risultati: Crittografare file senza problemi 

Oggi, The Digitale crittografa i file all'interno di Dropbox anziché dover gestire due servizi. "Il processo è cinque volte più fluido e ormai dedichiamo circa il 30% di tempo in meno alla gestione della crittografia e della decodifica" afferma Bilz-Wohlgemuth. Questo consente al personale di The Digitale di concentrarsi maggiormente sulla qualità dei lavori da consegnare ai propri clienti. "Il nostro obiettivo è svolgere il lavoro per i nostri clienti, lavorare assieme a loro sulle strategie, creare contenuti e offrire grandi risultati. Tutto il resto dovrebbe funzionare e non farci sprecare il nostro tempo. Questa funzionalità rappresenta una svolta per noi, poiché migliora la sicurezza e la facilità d'uso in un colpo solo", aggiunge Bilz-Wohlgemuth.

Questo permette a The Digitale di semplificare il suo approccio alla formazione e all'inserimento dei dipendenti. Bilz-Wohlgemuth dice: "In passato dedicavamo circa un'ora a formare i nuovi dipendenti sulla soluzione di E2EE precedente. Adesso basta una chiacchierata di cinque minuti su dove vengono conservate le cose e perché vengono organizzate in un determinato modo."

Trattando regolarmente i dati sensibili, il team dirigente di The Digitale adesso può beneficiare di un'esperienza di condivisione file più fluida. Questo ha anche semplificato il processo per i suoi consulenti fiscali. "In precedenza, la nostra società di consulenza fiscale avrebbe dovuto installare il software di crittografia sui propri computer per poter lavorare con noi. Adesso, possono accedere a Dropbox direttamente dal browser", aggiunge Bilz-Wohlgemuth.

Infine, il trasferimento ha portato maggiore sicurezza a The Digitale. Aver reso la crittografia un passaggio più semplice ha incoraggiato il personale a proteggere più file. "Ora che la crittografia dei dati è diventata un'operazione che non richiede tanti sforzi, si riesce a crittografare il doppio dei file", afferma Bilz-Wohlgemuth. Poiché Dropbox soddisfa sia le normative UE che quelle della Germania, ora The Digitale può anche dimostrare più facilmente la propria conformità agli standard ISO e ad altre certificazioni. Ciò semplifica i rapporti con i fornitori di assicurazioni informatiche e con partner o clienti di alto profilo.

Oggi, The Digitale è alla ricerca di nuovi modi per rendere la condivisione file ancora più semplice. Per iniziare, l'azienda sta valutando servizi come Dropbox Sign per integrare le firme elettroniche nello stesso ecosistema. Come riassume Bilz-Wohlgemuth: "È fondamentale disporre di una condivisione file affidabile, intuitiva e veloce, soprattutto per aziende con un'elevata produzione di contenuti come la nostra". Per chi è ancora alla ricerca di soluzioni di condivisione file, ecco il consiglio di Bilz-Wohlgemuth: fate i compiti e investite in sicurezza e capacità di crittografia end-to-end. "Quanto meglio funzionano le nostre soluzioni di software, di spazio di archiviazione o di condivisione più tempo potremo dedicare alle attività che generano entrate", ha inoltre aggiunto.