Tobishima Corporation Visualizzazione di progetti, documenti e altri file multimediali sul tablet in qualsiasi momento

La sfida: la semplificazione della ricerca di informazioni in loco 

Tobishima Corporation voleva semplificare il complicato processo di ricerca delle informazioni in loco per migliorare l'efficienza operativa e allinearsi all'obiettivo di trasformare i modelli di lavoro.

Nel 2018, Tobishima Corporation ha celebrato il suo 135° anniversario. Nell'arco di questo periodo, ha lavorato ad alcuni dei principali progetti di ingegneria civile del Giappone, come il tunnel Seikan e la Aqua-Line Baia di Tokyo, e a numerosi progetti di costruzione e sviluppo di infrastrutture sociali. Negli ultimi anni, l'azienda ha promosso una riforma per “creare il futuro dell'edilizia” sfruttando tecnologie innovative nei settori della costruzione e della prevenzione dei disastri. “Vogliamo trasformarci in ciò che definiamo un 'nuovo appaltatore aziendale'. Nel settore edilizio, lo sviluppo delle infrastrutture è aumentato vertiginosamente fino al 2020, rendendo fondamentale l'individuazione di una soluzione ai lunghi orari di lavoro dei dipendenti. Inoltre, ritenevamo necessario rivoluzionare urgentemente i nostri flussi di lavoro, a partire dall'ambiente IT, per acquisire e sviluppare risorse umane e sostenere l'ulteriore crescita dell'azienda”, spiega Atsushi Ozawa, Tobishima Corporation.

Nell'ambito di questa politica, l'azienda ha distribuito laptop leggeri a tutti i dipendenti, oltre a tablet senza ventola resistenti alla polvere da portare in loco. Ciò ha consentito lo sviluppo di un ambiente di lavoro mobile non legato a un luogo specifico come un cantiere, un ufficio di cantiere o un'agenzia distaccata.

L'azienda, però, doveva capire come gestire i dati visualizzati su ogni dispositivo. All'epoca, i documenti come i progetti di cantiere e le dichiarazioni di metodo venivano archiviati e gestiti su un NAS (Network Attached Storage) presso l'ufficio di cantiere. Tuttavia, la differenza tra i sistemi operativi rendeva difficile l'accesso ai dati del NAS dal tablet e i dipendenti dovevano tornare all'ufficio di cantiere per consultare i documenti. 

“Poiché le persone non potevano accedere ai progetti e ad altri materiali sul posto, dovevano tornare in ufficio ogni volta che dovevano verificare qualcosa. Dovevamo riuscire ad archiviare i dati in modo da consentire alle persone di accedere alle informazioni con maggiore efficienza”, afferma Takahisa Nakaya, Tobishima Corporation.

La soluzione: un modo intuitivo di condividere e visualizzare i file di grandi dimensioni

Dopo aver esaminato le moderne opzioni di archiviazione dei dati disponibili, Tobishima Corporation ha scelto Dropbox.

“Oltre alla possibilità di visualizzare i documenti su un tablet, era indispensabile uno spazio di archiviazione su cloud per mitigare il rischio di perdita dei dati a causa di errori relativi al NAS o di disastro naturale e alleviare l'onere della manutenzione e del funzionamento. Abbiamo optato per Dropbox perché offre un'interfaccia intuitiva e semplice da utilizzare anche per chi non ha dimestichezza con l'informatica”, spiega Ozawa.

Il team è stato attratto anche dalla funzionalità di sincronizzazione differenziale di Dropbox, che consente di caricare file di grandi dimensioni come dati CAD e fotografie di cantiere in modo rapido e sicuro. Inoltre, grazie alla possibilità di visualizzazione offline, il team deve archiviare solo i file relativi ai progetti in corso sui dispositivi locali e le app che è possibile collegare.

“Tutti i responsabili di cantiere, tra cui io, conservano dati personali relativi ai cantieri precedenti come riferimento per il proprio lavoro. I dati continuano ad aumentare e i servizi basati su cloud offrono maggiore flessibilità per ampliare la capacità di archiviazione rispetto al NAS, che invece richiede aggiunte costanti. Lo apprezziamo molto”, dichiara Nakatani.

I risultati: consultazione delle informazioni in qualsiasi momento e luogo e condivisione dei file persino con aziende esterne

Dopo una prova soddisfacente, Tobishima Corporation ha avviato l'adozione di Dropbox su larga scala.  “Quando voglio controllare un progetto, andare in ufficio richiede molto tempo e fatica, soprattutto quando lavoro a edifici molto alti; pertanto, è estremamente utile poter consultare i documenti sull'iPad. Non solo migliora l'efficienza, ma riduce anche il carico di lavoro dei supervisori di cantiere come me”, afferma Yusuke Tanaka.

Inoltre, aiuta il team a creare un ambiente digitale in loco. In passato, i lavoratori erano spesso costretti a portare i progetti cartacei in cantiere con un plotter, ma adesso non è più necessario. “Ora possiamo visualizzare tutti i dati che ci servono su Dropbox da cellulare e da iPad, evitando così situazioni in cui il progetto stampato non corrisponde a quello necessario”, spiega Tanaka.

Dropbox si è rivelato utile anche per le joint venture, frequenti per i progetti edilizi.

“In una joint venture, è necessario poter condividere le informazioni con più aziende. Tuttavia, rendere disponibili i file server aziendali a parti esterne comporta problemi di sicurezza e conformità. Dropbox ci consente di apportare modifiche dettagliate alle impostazioni, ad esempio i permessi di visualizzazione, per poter condividere i file con la massima tranquillità”, dichiara Ozawa. 

Tobishima Corporation, inoltre, sfrutta questi stessi vantaggi per condividere file all'interno delle aziende del gruppo.

La società intende utilizzare Dropbox per gestire una gamma di file più ampia in futuro. Innanzitutto, vuole iniziare a usarlo per le foto. In ogni cantiere, gli addetti ai lavori ne scattano molte ogni giorno a scopo di documentazione e rendicontazione e creano un registro in cui archiviarle e gestirle. In passato, questa attività contribuiva ad aumentare le ore di lavoro. 

“Alcuni cantieri hanno iniziato ad archiviare le foto su Dropbox e affidano la gestione di queste foto e la creazione dei registri a collaboratori esterni tramite Dropbox. Intendiamo ampliare questo utilizzo in futuro per contribuire a ridurre il carico di lavoro del personale”, afferma Ozawa, aggiungendo che si augura che l'iniziativa aiuti a diminuire le ore di lavoro. 

Per il futuro, l'azienda sta anche valutando la possibilità di eliminare il NAS nell'ufficio di cantiere e consolidare tutti i dati su Dropbox. “Abbiamo già trasferito i file server sul cloud e implementato Microsoft 365 come strumento di comunicazione in tutta l'azienda, ponendo al centro dell'attenzione il miglioramento delle pratiche di lavoro. Non vediamo l'ora di continuare la collaborazione con Dropbox per sostenere le nostre iniziative”, conclude Ozawa.