Toda Corporation
Migrazione dei server fisici dai cantieri allo spazio di archiviazione cloud.
La rapida sincronizzazione dei file e l’alto livello di ricercabilità consentono di semplificare la condivisione delle informazioni con i collaboratori interni ed esterni.
“Durante i lavori di costruzione si verificano molti problemi e cambiamenti; perciò, è essenziale condividere tempestivamente le informazioni in loco. L’installazione di Dropbox ha reso possibile la condivisione di file in tempo reale da parte del personale della nostra azienda e dei collaboratori esterni, tra cui molte aziende partner.”
Prodotto utilizzato
Dropbox
Settore
Edilizia
Dimensione
Oltre 1000
Posizione
Giappone
Sfida: la presenza di server fisici in ogni cantiere rendeva difficile la condivisione delle informazioni con i soggetti esterni.
Toda Corporation è un appaltatore generale giunto al 140° anno di attività. Con attività nei settori dell’edilizia, dell’ingegneria civile, dello sviluppo urbano, immobiliare, della produzione di energia e altri settori, l’azienda ha ottenuto una crescita costante in un’ampia gamma di settori.
Toda Corporation impiegava server fisici nei suoi cantieri per la modifica e l’archiviazione dei dati relativi ai progetti edili, come disegni, fotografie e diagrammi di processo.
Durante la fase di costruzione, molti collaboratori, tra cui gli uffici di supervisione lavori e le aziende partner, modificano e controllano vari tipi di documenti, come i disegni. Questi documenti vengono aggiornati quotidianamente. Tuttavia, i server fisici erano accessibili principalmente solo ai dipendenti dell’appaltatore generale.
“I dipendenti dell’appaltatore generale che lavoravano in quei cantieri spendevano molto tempo e denaro per condividere i dati relativi ai progetti edili, comprimere i file di disegno di grandi dimensioni, inviarli via email o tramite un servizio di trasferimento file dedicato e, infine, fornire anche un’archiviazione esterna dei file”,
afferma Hiroyuki Ikehata, manager, Sezione 1 per la promozione del sistema produttivo di Toda Corporation.
Nel settore dell’edilizia, la possibilità di condividere rapidamente le informazioni è estremamente importante. Toda Coperation riscontrava costosi ritardi nell’invio di file come i disegni per email ai partner esterni.
Questo modo di operare comportava anche una gestione macchinosa dei file. Poiché ogni giorno arrivavano circa 100 email, molte delle quali con disegni allegati, era una seccatura verificare quale fosse l’ultima versione dei disegni, decomprimere i disegni compressi o protetti da password e salvarli in cartelle categorizzate in base ai dettagli relativi ai progetti edili.
“Nel settore edilizio, l’inserimento di una sola linea sbagliata in un disegno può comportare costi enormi e una rilavorazione. Per prevenire questo problema, ogni volta dovevamo telefonare e verificare l’ora esatta in cui era stata inviata l’email contenente l’ultimo file”, ricorda Toshihiro Saito, un capo cantiere della Toda Corporation che supervisiona i cantieri veri e propri.
Anche i dipendenti di vari cantieri sono stati vittime di errori operativi in cui si sono accidentalmente cancellati dei dati su un server fisico. Ciò ha reso necessario ricreare i file da versioni precedenti, poiché i file eliminati non potevano essere facilmente ripristinati. Ogni errore comportava lavoro aggiuntivo.
Soluzione: l’utilizzo di Dropbox per la rapida sincronizzazione dei file e le funzionalità di ricerca avanzate
Nel dicembre 2019, l’azienda ha deciso di trasferirsi in un edificio temporaneo durante la ricostruzione della sede centrale. Durante i preparativi per il trasferimento, è emerso il tema della risoluzione dei problemi esistenti.
Prima di implementare i file server su cloud per i cantieri, sono stati implementati per i reparti interni che si stavano trasferendo nell’edificio temporaneo.
Questo ha permesso non solo di accelerare la condivisione delle informazioni, ma anche di rafforzare il piano di continuità operativa e di ridurre lo spazio di installazione del file server. Sono state così gettate le basi per l’implementazione nei cantieri dell’azienda a livello nazionale.
Toda Corporation utilizzava Google Drive per condividere le informazioni tra i gruppi di lavoro interni. Tuttavia, molte persone hanno espresso preoccupazione per la lentezza della sincronizzazione dei file con i computer e per l’impossibilità di condividere i file con varie aziende partner esterne a causa di problemi di registrazione dell’account. Per questo motivo, l’azienda ha iniziato a cercare una soluzione alternativa che si adattasse meglio alle loro esigenze di lavoro proprie del settore edile.
“Stavamo valutando due opzioni: Dropbox Business (d’ora in avanti, “Dropbox”) e il servizio di archiviazione cloud di un’altra azienda. La nostra ricerca ha però dimostrato che erano completamente diverse. Dropbox ci è sembrato una sorta di “scrivania” dove più persone possono lavorare insieme, mentre l’altro servizio è paragonabile a un “cassetto” dove si conservano i file completati.
Il primo si adattava meglio alla nostra esigenza di modificare e condividere frequentemente i file con le aziende partner”, ricorda Ikehata.
Questo è il percorso che li ha portati a adottare Dropbox. I fattori decisivi sono stati la velocità di sincronizzazione dei file, essenziale per la condivisione e la collaborazione, e l’uso intuitivo, analogo a quello di una cartella locale.
Risultato: adozione di Dropbox come ambiente standard a livello aziendale e interazione efficace con le aziende partner
Condivisione file efficiente e flessibile
Da circa sei mesi, quando l’azienda ha iniziato questa transizione su larga scala, è stata eseguita una migrazione su Dropbox di disegni, documenti e dati archiviati sui server fisici delle filiali e dei cantieri di costruzione e ingegneria civile esistenti. Inoltre, l’azienda utilizza Dropbox come standard per i nuovi cantieri. L’archiviazione dei file su Dropbox ha reso possibile la condivisione dei file in modo naturale.
Inoltre, fornendo la propria licenza Dropbox ai principali uffici di progettazione e alle aziende partner, sono ora in grado di facilitare un ambiente in cui tutti i membri interni ed esterni del team possono accedere alle informazioni necessarie per completare il lavoro.
“La creazione di cartelle condivise per ogni azienda partner ha permesso di eliminare gli errori nella condivisione degli ultimi disegni. Ci ha anche risparmiato il problema della gestione dei file”, afferma Saito.
Creando cartelle condivise in Dropbox per ogni organizzatore di riunioni e archiviando tutti i documenti pertinenti in tali cartelle, l’azienda è stata in grado di utilizzarle anche per le riunioni da remoto.
“Ha accelerato le operazioni computerizzate e ridotto il lavoro di preparazione dei documenti”,
afferma Koji Sakamoto, Sezione attrezzature per l’edilizia, Toda Corporation.
Inoltre, tramite la funzionalità di condivisione dei link e Dropbox Transfer, è possibile inviare in blocco i file necessari ai collaboratori a cui non è stata fornita la licenza.
Condivisione file efficiente e flessibile
La funzionalità cronologia delle versioni consente di ripristinare facilmente i file eliminati.
Ricerca accelerata delle informazioni
Anche la ricerca dei file è molto più efficiente. “Trovare i file è da 3 a 4 volte più veloce di prima”, sottolinea Ikehata.
Ora l’azienda può archiviare tutti i file in un unico posto, sfruttando ancor più l’alto livello di ricercabilità di Dropbox.
Vantaggi secondari: miglioramento della produttività del lavoro da remoto durante la pandemia di coronavirus, grazie a Dropbox
Transizione agevole al lavoro da remoto
I vantaggi di Dropbox sono stati ampiamente dimostrati anche durante la pandemia di COVID-19.
“Riteniamo che la transizione fluida al lavoro da remoto sia il più grande vantaggio di Dropbox”, afferma Masakazu Aoki, manager della Divisione Amministrazione, filiale internazionale, Toda Corporation.
L’azienda utilizza Dropbox Paper per una serie di operazioni, tra cui la gestione degli appuntamenti, la gestione delle attività e la condivisione delle informazioni per i dipendenti che lavorano da remoto. A detta dell’azienda, ciò promuove la comunicazione.
“Google Calendar gestisce gli appuntamenti, ma non può gestire le attività per ogni singolo membro. La gestione di entrambi con Dropbox Paper ha ridotto i problemi quando si passa da un’app all’altra e si confermano di dettagli del lavoro per telefono, migliorando così la produttività del lavoro da remoto”, afferma Aoki.
Interazione più fluida con le basi e le sedi all’estero
L’azienda ritiene che Dropbox Paper sia efficace anche per comunicare con le proprie basi e sedi all’estero nonostante i fusi orari diversi.
Chiedendo agli utenti di scrivere i commenti in un unico file durante l’orario di lavoro, il personale può interagire direttamente senza dover programmare una riunione in un orario adatto a tutti.
“Riteniamo che la transizione agevole al lavoro da remoto durante il COVID sia il più grande vantaggio che offre Dropbox. Dropbox Paper ci aiuta a visualizzare le attività correnti di tutti i membri e ha aumentato la produttività del lavoro da remoto.”
Masakazu Aoki, manager, Divisione Amministrazione, filiale internazionalePrincipali vantaggi di Dropbox
Le funzionalità di ricerca avanzata hanno migliorato l’efficienza della ricerca dei file ed eliminato la necessità di creare una struttura di cartelle.
Dropbox Paper ha aiutato a visualizzare le condizioni di ciascun dipendente e ha stimolato la comunicazione interna durante il lavoro da remoto. Ha inoltre semplificato la condivisione delle informazioni con le sedi all’estero e le aziende partner con fusi orari diversi.
Grazie alla sincronizzazione fluida, le modifiche ai file sono immediatamente visibili, anche quando si condividono disegni e altri file di grandi dimensioni. In questo modo è più facile gestire i dati più recenti.