Come TopLine Film migliora la collaborazione video

Sfida: spazio di archiviazione fisico poco pratico per i file di grandi dimensioni

Fondata nel 2019, la società di produzione di video TopLine Film nasce originariamente come divisione video separata della TopLine Comms. Nel 2021, i due brand contavano 25 dipendenti e sono stati acquisiti da Definition Group, una famiglia di società di consulenza che offre servizi di brand strategy, esperienza e strategie di comunicazione.

TopLine Film ha potuto utilizzare Dropbox fin da subito. “Essendo un'agenzia di sole tre persone, avevamo parecchio lavoro di cui occuparci”, spiega Jamie Field, Managing Director di TopLine Film. “Dropbox ha semplificato il tutto”. 

Con il lancio della divisione video nel 2012, organizzare lo spazio di archiviazione dell'azienda è diventato più complicato. Allora, le soluzioni di archiviazione cloud erano abbastanza di nicchia. I file video sono enormi e TopLine utilizzava degli hard disk esterni per eseguire il backup di tutti i contenuti. Questo processo funzionava fintanto che i lavori occupavano un paio di terabyte; tuttavia, man mano che le dimensioni crescevano, è diventato scomodo. TopLine si è rivolta a Dropbox per ottenere una licenza Enterprise e Dropbox ha assicurato che lo spazio non sarebbe mai più stato un problema per il team. 

Soluzione: lo strumento più semplice è spesso il migliore

Dopo l'acquisizione, TopLine Film ha notato che gli altri brand della Definition Group utilizzavano soluzioni come SharePoint e WeTransfer. Anche il team di Field ha provato queste soluzioni, ma è sempre tornato a Dropbox. Le persone preferivano la semplicità della sua interfaccia e le sue solide funzionalità. Il team di TopLine era così entusiasta che ha convinto il resto dei brand di Definition Group a passare a Dropbox con l'aiuto di Kaizen IT. Insieme, hanno creato un'esperienza integrata che consente alle altre divisioni di Definition Group di utilizzare Dropbox per l'archiviazione e come file server.

Molti dei file dei progetti di TopLine provengono da software Adobe come Premiere Pro, After Effects e Photoshop. Tali file sono piuttosto piccoli e rimangono nella rispettiva directory Dropbox. Ogni volta che un file viene salvato con l'apposito pulsante o in modo automatico, viene caricato istantaneamente nel cloud, che funge da server per la trasmissione di contenuti multimediali in tempo reale.

Dropbox semplifica anche il flusso di lavoro che coinvolge TopLine e i suoi collaboratori freelance. Quasi tutti gli operatori di macchina freelance usano Dropbox; e ora, quando inviano le riprese tramite un link Dropbox, il video viene subito visualizzato nel server multimediale di TopLine. TopLine lavora anche molto con Vimeo, il quale dispone di un'integrazione con Dropbox che consente al team di TopLine di spostare immediatamente le riprese dal server multimediale a Vimeo senza doverle caricare separatamente. “Mi piace il fatto che i file video, anche quelli con i formati meno diffusi, siano comunque riproducibili in Dropbox. Trovo che sia una cosa straordinaria”, afferma Field. 

Dropbox ha permesso, inoltre, a TopLine di aumentare la sicurezza in rapporto alla crescita della società. Le opzioni di autorizzazioni offerte dalla piattaforma consentono a Field di controllare le persone che possono visualizzare e accedere a determinati file. Il processo avviene in background e lui ha la sicurezza che le risorse siano protette.