In che modo la sicurezza e l'accesso ai file ha semplificato la collaborazione con i clienti

La difficoltà da superare: una violazione dei dati mette in luce l'esigenza di potenziare la sicurezza sui file

Fondata nel 1984, The Shopping Center Group (TSCG) è la più grande società privata di immobili commerciali che si rivolge specificamente ai settori della vendita al dettaglio e della ristorazione. Concentrandosi prevalentemente su questo segmento, hanno sviluppato rapporti forti e duraturi con noti rivenditori. La loro dedizione al commercio al dettaglio e il loro impegno a continuare a formarsi nell'ambito di questo settore consentono loro di evitare distrazioni e allo stesso tempo di ottenere informazioni approfondite sulle difficoltà a cui devono far fronte i loro clienti.

Per TSCG, la sicurezza e la protezione delle informazioni dei clienti sono di vitale importanza. Oltre alla protezione dei dati finanziari, era necessario che le informazioni strategiche non finissero nelle mani sbagliate, portando a conseguenze disastrose. Ad esempio, molti vorrebbero sapere in anticipo che un importante rivenditore è interessato ad accedere a un particolare mercato.

Dopo che uno dei partner di più lunga data di TSCG ha subito un incidente legato alla sicurezza, il team si è reso conto dell'importanza di passare a un nuovo provider di servizi e ha analizzato scrupolosamente le proprie prassi di archiviazione file.

La natura del lavoro di TSCG implica che non tutto viene conservato internamente. Pur creando un gran numero di informazioni internamente, TSCG deve condividerle con i clienti. Il processo di condivisione era complesso: il team doveva contattare il partner IT, che, a sua volta, configurava cartelle di condivisione archiviate in un luogo centrale attraverso un sistema di archiviazione file tradizionale.
Volevano qualcosa di migliore, quindi hanno sottoposto il problema a diversi provider di servizi gestiti (MSP, Managed Service Provider) in cerca della soluzione migliore.

La soluzione: uno spazio di archiviazione sicuro basato su cloud che consenta una condivisione e un'accessibilità semplici

TSCG, durante i colloqui con potenziali fornitori di servizi gestiti, ha espresso le preoccupazioni e le difficoltà legate alla sicurezza, all'archiviazione e alla condivisione di file. Nell'ambito di questi colloqui, Dropbox si è fatto notare per la comprensione del valore della sicurezza e per la disponibilità di sistemi che consentono di proteggere le informazioni pur garantendo un accesso semplice alle persone appropriate. Per Bryan Chandler, vicepresidente senior e direttore generale per l'innovazione e la tecnologia presso TSCG, era importante anche poter fare riferimento all'esperienza di Dropbox nella collaborazione con altri clienti e ricevere la garanzia che le loro informazioni fossero al sicuro. Quando i clienti chiedono quali siano le misure adottate per la protezione delle loro informazioni, TSCG può condividere quanto messo in atto da Dropbox. "Questo ci aiuta a creare relazioni basate sulla fiducia", afferma Chandler.

Dropbox è diventato il meccanismo centrale di TSCG per la condivisione file ed è accessibile a tutti i 300 impiegati dell'azienda. La piattaforma viene installata sui laptop di tutti i nuovi utenti, quindi i documenti, i download e le immagini finiscono tutti in Dropbox. Gli agenti di TSCG possono accedere a Dropbox dai loro dispositivi mobili anche quando sono fuori ufficio. Inoltre, poiché Dropbox sincronizza i file su tutti i dispositivi, tutti i dipendenti lavorano sulla versione più aggiornata dei file. "Con Dropbox non ci si deve preoccupare di dove siano i documenti. È sufficiente salvarli e puoi accedervi ovunque ti trovi", spiega Chandler. Gli agenti lavorano su trattative e documenti complessi, ma ora possono accedere ai file di cui hanno bisogno: è sufficiente un accesso a Internet. Questo grado di mobilità e flessibilità ha permesso a TSCG di adottare anche un modello di lavoro ibrido.

Oltre a fornire uno spazio di archiviazione file sicuro, le funzionalità di Dropbox rendono la collaborazione più semplice sia per gli agenti di TSCG che per i loro clienti. La condivisione file, ad esempio, consente a TSCG di creare spazi virtuali nei quali archiviare tutte le informazioni per i clienti e ai quali questi possono accedere semplicemente inviando loro un link. Inoltre, consente di garantire che tutti lavorino utilizzando gli stessi dati. "Dropbox è stato accolto positivamente sia dai nostri agenti che dai nostri clienti", afferma Chandler. Un'acquisizione comporta molte attività di due diligence e una recente transazione ha implicato molti accordi su vari abbonamenti e contratti che una società aveva con diversi fornitori. La gestione di questo tipo di trattative richiede molte comunicazioni, solitamente via e-mail. Chandler ha utilizzato la funzionalità di richiesta di file presente in Dropbox, che ha permesso all'interlocutore di condividere materiale nello spazio che aveva creato.

"In questo modo, si evitano eccessivi scambi di email", spiega Chandler. "Anziché intasare la mia casella di posta, il cliente poteva semplicemente caricare i documenti in uno spazio a cui entrambi potevamo accedere. Era un processo decisamente più fluido. Quando si gestiscono così tanti file, questo metodo aiuta a dissipare i dubbi su cosa si sia già inviato." TSCG si affida anche alla possibilità di seguire determinate cartelle. Ogni volta che nello spazio viene aggiunto un file nuovo, gli utenti ricevono una notifica. "La funzionalità che consente di seguire le cartelle ha un grande valore all'interno di Dropbox e racchiude un potere immenso", afferma Chandler. "Carico newsletter, articoli e altre risorse utili nella cartella e chiunque trovi questi materiali interessanti può seguire la cartella e ricevere una notifica quando aggiungo nuovi contenuti."

Dropbox si integra bene anche con il resto dello stack tecnologico di TSCG, costituito da applicazioni come monday.com, uno strumento per la gestione dei progetti, e Airtable per il monitoraggio delle risorse e dei contenuti. "È sufficiente premere due pulsanti e importare qualsiasi file da Dropbox in queste applicazioni e lo si può utilizzare senza alcun problema", spiega Chandler. Le funzionalità di integrazione di Dropbox sono anche scalabili, un'opportunità che TSCG spera di poter sfruttare a breve. "L'opportunità di far interagire sempre più le applicazioni che utilizziamo quotidianamente con Dropbox è decisamente maggiore."