Il passaggio strategico di TV Asahi a Dropbox: migliorare l'efficienza e la sicurezza delle operazioni nel settore dei media

Sfida: ambiente di condivisione file necessario per passare al digitale

Creata nel 1959, TV Asahi è attiva nel settore radiotelevisivo da più di 60 anni. Negli ultimi anni ha anche ampliato le sue attività di TV via Internet come “AbemaTV” e “TV Asahi Douga” per soddisfare le mutevoli esigenze di visualizzazione dei contenuti. Nel frattempo, ha aumentato il numero dei suoi dipendenti man mano che l’azienda continua ad espandersi. Gradualmente, TV Asahi è cresciuta così tanto da non avere più spazio in uffici fisici per conservare nastri e altri media. Hajime Yasuda, del Dipartimento Affari Tecnici di TV Asahi, spiega:

“Avevamo urgentemente bisogno di ridurre il volume di documenti cartacei che utilizzavamo. Avevamo introdotto file server e tablet nel tentativo di eliminare la carta, ma non è stato facile staccarci dalla nostra consolidata cultura basata sulla carta, con decine di migliaia di proposte di programmi TV fotocopiate e distribuite durante le riunioni quasi ogni settimana”.

Il processo di digitalizzazione ha fatto emergere anche alcuni problemi. Quando abbiamo intervistato i dipendenti sul loro utilizzo dell’IT, abbiamo scoperto che un numero inaspettato di loro utilizzava già strumenti di condivisione dei dati per i consumatori, sia individualmente che all'interno del proprio reparto.

“Gli strumenti destinati ai consumatori spesso non dispongono delle funzionalità di sicurezza necessarie per l'uso aziendale e sono difficili da gestire in modo centralizzato per l’IT. Per impedire fughe di notizie esterne di documenti aziendali come contratti e fatture, e di documenti di produzione di contenuti come proposte e script, avevamo bisogno di un ambiente formale di condivisione dei dati in tutta l'azienda”, afferma Yasuda.

Sebbene i file server locali esistenti fossero comodi per l’archiviazione di file di dati, non erano stati concepiti per condividere informazioni in modo flessibile con terze parti come agenzie pubblicitarie e società di produzione. Infatti, se un membro del personale avesse voluto controllare un documento mentre era fuori sede, avrebbe dovuto persino chiedere a qualcuno di inoltrarglielo via email. Per questo motivo, l’azienda ha deciso di valutare un nuovo meccanismo di condivisione dei dati per il suo servizio di archiviazione cloud orientato al business con lo scopo di migliorare l’efficienza operativa e ridurre i rischi legati alla sicurezza.

Soluzione: archiviazione e condivisione sicure dei file

Dopo un’attenta valutazione, TV Asahi ha scelto Dropbox.

Un fattore determinante è stato che, in base ai risultati del sondaggio precedente, Dropbox era già il servizio cloud più utilizzato dai dipendenti di TV Asahi.

“Molti dei nostri dipendenti hanno apprezzato la semplicità d’uso dell’interfaccia e abbiamo pensato che l’implementazione sarebbe stata più agevole poiché avrebbero potuto abituarsi rapidamente”, spiega Makoto Miyahara di TV Asahi.

L’azienda ha anche preso in considerazione le funzionalità di sicurezza di Dropbox. In particolare, oltre all’autenticazione a più fattori e alla gestione avanzata dei registri, il fatto che gli amministratori possano monitorare centralmente l’utilizzo aziendale ha dato loro tranquillità.

“Poiché possiamo monitorare il servizio in ogni momento, possiamo anche applicare politiche e controlli di governance. Abbiamo pensato che questo avrebbe scoraggiato l’uso di strumenti per i consumatori e avrebbe anche creato un ambiente di condivisione dei dati in cui i dipendenti possono accedere ai file archiviati nel cloud in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo”. — Hajime Yasuda

Un altro grande vantaggio è che Dropbox è in grado di gestire con facilità grandi volumi di dati. Le emittenti televisive lavorano in molti ambiti che gestiscono file con un elevato contenuto di dati, come video e grafica computerizzata (CG). In precedenza, i dati di TV Asahi venivano archiviati sui suoi file server, ma i dipendenti avevano dichiarato di trovare questa soluzione poco pratica per la condivisione dei dati con l’esterno. “Quando i registi giravano in esterni, chiedevano di poter visionare sul momento i filmati precedenti, ma non avevamo quasi modo di soddisfare la loro richiesta. Dropbox invece ci consente di visualizzare in anteprima la maggior parte dei nostri file, anche quando sono in formati di nicchia come Avid DNxHD e Apple ProRes, utilizzati dalle app video e CG. E dato che possiamo controllarli senza scaricare l’intero file, possiamo farlo anche in siti in cui il segnale Internet è limitato. Abbiamo esaminato i pro e i contro di diversi servizi, ma abbiamo ritenuto che Dropbox fosse la nostra unica opzione per gestire i contenuti video”, afferma Takatoshi Yamamoto, del Corporate Design Center di TV Asahi.

Risultati: ampliamento dell’uso di Dropbox per video e grafica

Tutto questo ha fatto sì che TV Asahi scegliesse Dropbox. Lo stanno attualmente‌ implementando in tutta l’azienda. Le licenze sono state distribuite in base alle esigenze di ogni reparto, a partire dai reparti CG e Internet Business che ne avevano più bisogno. L’obiettivo è rendere più efficienti le operazioni in loco e la condivisione delle informazioni. 

“Io lavoro nella produzione CG, dove abbiamo già iniziato a usare il sistema su larga scala. Ha reso la comunicazione con le persone esterne all’azienda molto più efficiente. Oltre alla funzionalità di anteprima dei file video che abbiamo prima indicato, Dropbox Transfer semplifica anche il trasferimento di file di grandi dimensioni da e verso posizioni esterne. La possibilità di impostare le date di scadenza dei download in modo flessibile è particolarmente utile. Dropbox è anche uno dei primi ad adottare le tecnologie più recenti, quindi siamo fiduciosi che saremo in grado di creare un ambiente di gestione e archiviazione dei file che sia al passo con tutti gli sviluppi più recenti” — Yamamoto.