朝日放送テレビでは安全な外部共有とモバイル ストリーミングに Dropbox を使用

課題：コンシューマー向けのサービスを使ったデータ送信の制御

関西を代表するテレビ局、朝日放送テレビ株式会社は、テレビやラジオ番組を放送しているだけでなく、近年ではインターネット配信も行っています。「アタック 25」などの全国放送されているコンテンツも所有しており、「新婚さんいらっしゃい！」は番組フォーマットを海外にも提供しています。

約 700 人の従業員が利用する情報共有基盤は、オンプレミスのグループウェアからクラウド サービスへ 2013 年に移行しました。その際に、企業ドメイン内でのみ情報共有が行えるよう、セキュリティ ポリシーを設定しています。一方で、社外と情報共有したいというニーズも増加した、と語るのは、清原千春氏（技術局 情報システム部）です。「通常はメール添付を利用していましたが、大きなサイズのファイルはデータ送信サービスを使うケースもあります。コンシューマー向けのサービスは、情報システム部門で利用を制御することができません。また、いつ、誰が、誰に、どのファイルを共有しているのか、トラッキングすることも困難です」

解決策：外部との共同作業をシームレスに

ファイルを社外で利用する方法は、データ送信だけではありません。番組を制作しているため、朝日放送テレビの営業職の社員は iPad などのタブレットに動画ファイルをコピーして、営業用パンフレットのように持ち歩きます。タブレットは携帯に便利な一方で、容量に制限があるため、高解像度の動画は限られた数しかコピーしておけない、というデメリットもありました。

「Apple iPad に動画が 10 本コピーされている場合でも、デバイスにない動画を紹介したいと思うときがあります。情報を持ち出せないことで機会の損失につながってはいけません。かと言って、当社が管理のできないコンシューマー向けのサービスにコンテンツをアップロードするのも、望ましくありません。そこで、ストリーミングと当社による管理が両方実現できるクラウド ストレージを検討することになりました」と清原氏は説明しています。

朝日放送テレビ株式会社では、取引先に訪問する担当者の実用に耐えるサービスを選定するために、クラウド ストレージを調査。大きなサイズのファイルの同期速度を確認したり、クラウドに保管した高解像度動画のストリーミングをテストしたりしました。複数の候補から採択されたのが、Dropbox です。

「検証を行ったうえで、社内のニーズにふさわしいクラウド ストレージが Dropbox だと確信しました。アップロードや同期が最も安定しており、速くて快適です。また、他のサービスで高解像度動画のストリーミングを行うと開始までに数分かかることもありましたが、Dropbox ではすぐに開始されます。選択型同期もあるため、容量を心配する必要もありません。携帯性が高く、高解像度のディスプレイを持ちながら容量に制限がある iPad のようなタブレット デバイスの特性を活かしたストレージ ソリューションだと言えます」と清原氏は話します。

結果：セキュリティと監視を強化しながら現場からのアクセスを可能に

朝日放送テレビ株式会社では、高解像度動画を外出先で利用する営業職やデータ送信サービスを利用している社員を中心に希望者を募り、Dropbox のライセンスを配布。フォルダ感覚で使え、同期の速い Dropbox アプリや、ストリーミング性能の高いクラウド ストレージを提供することで、ユーザー満足度が向上しました。外部との情報共有には、共有リンクやファイル リクエストを活用しています。

「リンクに有効期限やパスワードを設定できるので、安心して共有できます。共有相手が Dropbox アカウントを持っていない場合でも、有効期限とパスワードを設定することで、セキュリティを確保できます。また、特定の外部ユーザーに対してファイルへのアクセスをリクエストできるのも、とても便利です」（清原氏）

フォルダはチームごとに事前に作成されるのではなく、個人やプロジェクトでの運用に委任されています。一方でセキュリティを考慮し、Google Authenticator による多要素認証でアカウントを管理。また、監査要求に応えられるよう、アクセスとアクティビティ ログの監視も行っており、現場の利便性を損なうことなく管理を強化しています。

現在、情報システム部門で取り組んでいるのは API の活用だと、清原氏は述べています。社内申請システムにワークフローを組み込み、Dropbox に保管されたファイルを申請に添付する仕組みを、パートナー企業とともに開発しています。

「定型業務を扱うシステムには、API が重要です。定型業務には決まったフローがあり、オペレーションで間違いが起こるのは人の手を介することが要因です。自動化によってこのような問題を解決できるので、現在、API を活用した自動化に取り組んでいます」（清原氏）