Designit

Designit は、人々の考え方、振る舞い方、環境との関わり方を常に探求しています。ストラテジック デザインを手掛ける同社は、人にとって大切なことは企業にとっても大切であるという理念の下、その専門知識を活かして、人々の心をつかむインパクトのある製品、サービス、空間の創造を目指す意欲的なブランドをサポートしています。

人を第一に考える Designit の姿勢は、その企業文化にも現れています。同社が大事にしているのは、社員の体験、柔軟性、コラボレーションを重視することです。のちに同社でのコラボレーションの土台となる 2015 年の Dropbox 導入には、そうした背景がありました。すでに多くの社員が個人用 Dropbox アカウントを所有していることがわかった後、Designit は企業用アカウントを購入しましたが、現在そのユーザー数は約 1,000 人に達しています。グローバル エグゼクティブ ディレクターのシャスティ・ルント氏は、「社員が使いたいと思うツールを採用するようにしています」と言います。「当社にとってそれは、社員の満足度を高める大切な要素です。」

しかし、テクノロジーの発展に伴って社員のニーズも高度になっていきます。社員が世界 16 か所のオフィスに分散している Designit では、複数のチームが同じコンテンツを共有して同時に作業できる、シンプルなソリューションへのニーズが次第に高まっていきました。

そうして採用された Dropbox Paper は、ほどなく同社のコラボレーションに欠かせないツールの 1 つになりました。「Paper は弊社のいたるところで活用されています」と語るのはグローバル IT リードのモートン・トムセン氏です。「面白いのは、特に説明したわけでもないのにすんなり定着したことです。誰もが使い方を理解できているのは、シンプルで思いどおりの操作ができるからだと思います。」

Designit のいたるところで、550 人以上の社員が Dropbox Paper を積極的に利用し、リアルタイムでのプロジェクトの共同作業やワークフローの効率化を実現しています。その結果、コンテンツをメールで送信したり、チームにプロジェクトの説明をしたりといった管理業務にかかる時間が大幅に短縮されました。Designit の各チームが Dropbox Paper をどのように活用しているか、2 つの例をご覧ください。

デザイン リサーチ チーム

デザイン リサーチ チームが Paper を最もよく利用するのはプロジェクトの初期段階です。このステップでは、クライアントが直面している課題について、できるだけ多くの情報を把握することを重視します。「必要なデータの調査や処理をスムーズに進め、クライアントの課題を正確に把握するには、細部まで気を配る必要があります。」そう述べるのは、リード デザイン リサーチャーのジェームス・ベイリー氏です。「Paper のほうがデータを扱いやすく、最も重要なポイントに注意を向けることができます。」

特に、スクリーンショットへの Dropbox リンクを高速レンダリングする機能などを利用することで、ジェームス氏のチームはプロセス全体をスピードアップできました。「スクリーンショットを撮ってそのリンクを貼り付けるだけで、あっという間にドキュメントに反映されるので時間を節約できます。そういった点が気に入っています。」さらに、デザイン チームではハイライト ツールを使ってヒアリングでの重要な発言に注釈を付け、それをテーマごとに分類しています。また、複数のヒアリング対象者の回答を表形式で比較し、絵文字を使って視覚的にアクションを促しています。

マーケティング チーム

Designit のマーケティング チームは、会社の存在やデザインに対する考え方を、できるだけ広く世界中の人々に伝えていくことを使命としています。そのため、このチームの担当範囲は、ソーシャル メディアや顧客のケース スタディ、Medium に掲載するソート リーダーシップに関するブログのコンテンツなど、さまざな分野にわたります。Paper は制作されたコンテンツの保存場所であると同時に、プロジェクトの管理調整に自由に使える拠点でもあります。Designit のマーケティング ディレクターであるニコール・オクム氏は、「Paper は共有を目的としたツールなので、プロジェクトの最新情報を確認しやすいのです」とコメントしています。「16 か所ある当社オフィスでは、それぞれ独自のコンテンツを管理しています。Paper のおかげですべてが透明化され、リモート オフィスの自律性が高まりました。」

マーケティング チームでは、週ごとのソーシャル メディア プランの管理にも Paper を使用しています。これらのドキュメントでは、それぞれの公開日、コンテンツのコピー、テーマの意図や画像など、コンテンツの重要な要素が整理されているほか、各投稿に関する日々のタスクやアクション アイテムもまとめられています。投稿を公開する段階になると、チームのデジタル ストラテジストがドキュメントからコンテンツをコピーして公開します。「メールでの調整に代わるものとして、チームは真っ先に Paper を選びました」とオクム氏は言います。「バージョン管理の問題もなく、アプローチの様式に一貫性が生まれ、すべてを 1 か所に集約できるからです。」

Designit のマーケティング チームは今年、100 件を超えるペースで、Paper を活用したマーケティング アセットを作成しています。メールへの依存を減らし、バージョン管理の問題を排除することで、Paper は Designit チームの連携と協調を促しています。

このようにすばらしい成果の背景には、Dropbox Enterprise 環境を管理している IT チームの存在があります。同チームは Dropbox の最も重要なメリットとして、コラボレーションを妨げる障壁が小さくなることを挙げています。「国やタイムゾーンが違うオフィス間でチームの足並みを揃えるのは大変です」とトムセン氏は言います。「コラボレーション用のソリューションは数多くありますが、Dropbox と Dropbox Paper ほど当社の共同作業をシームレスに支えてくれるサービスはありません。」

チームの話では、1,000 人近くのユーザーを抱えるアカウントにもかかわらず、負担はそれほど大きくないそうです。「社員は Dropbox をとても使いやすいと感じています」と、グローバル IT 管理者のアン・ル氏は言います。「私たちのサポートが必要になることはそれほど多くありません。」