Dropbox를 사용해 협업을 개선하고 비용을 절감한 Digital Yalo

배경

Digital Yalo는 크리에이티브 마케팅 캠페인, 브랜딩 전략, 웹 디자인 및 개발 서비스를 제공하는 100% 소수집단 소유의 종합 서비스 에이전시입니다. 40여 명의 직원을 보유한 이 팀은 영화, 예술, 음악, 스포츠에서 영감을 얻고 이를 브랜드 가치를 높이는 실제 인간의 경험으로 활용하는 문제 해결사, 컬러리스트, 청취자, 코치, 농부, 뮤지션으로 구성되어 있습니다.

문제: 파일 저장 시스템과 불협화음을 내는 효율성

Digital Yalo 창업자 겸 CEO 아널드 허프먼과 그의 팀은 효과적이면서 효율적으로 제품을 전달하는 데 집중해 클라이언트에게 서비스를 제공하는 자신들의 고유한 접근법에 처음부터 자긍심을 갖고 있었습니다. 

유기적인 성장과 몇 번의 소규모 인수합병을 거치며 이러한 방식의 중요성은 더욱 커졌습니다. 조직이 성장하면서 효율성에 중점을 두는 접근 방식이 Digital Yalo가 사용하던 복잡하고 느린 파일 저장 및 전달 시스템과 불협화음을 내기 시작했기 때문입니다.

Digital Yalo 같은 크리에이티브 에이전시는 하루에도 수없이 동영상 작업과 Word 문서 작업을 왔다 갔다 해야 합니다.

수년간 모든 문서와 파일은 허프먼의 컴퓨터에 저장되어 있었습니다. 그러나 모든 문서가 CEO를 거쳐야 했기 때문에 이 시스템은 직원 수가 늘어남에 따라 병목 현상을 일으키기 시작했습니다. 여러 사람이 같은 문서에 액세스해야 했고, 이들은 이메일로 모든 정보를 공유했습니다. 그래서 중요한 정보를 놓치는 경우가 종종 있었죠. 

"회사가 성장함에 따라 이러한 성장을 뒷받침하기 위해서는 우리가 사용하던 기술을 진화시켜야만 했다. 이때 Dropbox가 진가를 발휘했다"라고 허프먼은 이야기합니다. 

운영 담당 부사장 브랜든 브래드포드는 외부 클라이언트와 협업을 진행하는 동시에 모두가 독립적으로 작업할 수 있는 프로세스를 구축하는 데 앞장섰습니다.

해결책: 한 플랫폼에서 다른 플랫폼으로 원활하게 전환

몇 년간의 합병 과정을 거치면서 Digital Yalo는 Dropbox, Box, Microsoft 등의 여러 가지 분산형 협업 플랫폼을 사용하게 되었습니다. 협업을 간소화하고 통합하기를 원했던 Digital Yalo는 제삼자 판매자이자 기술 파트너인 Positive Results에 적절한 솔루션을 찾는 것을 도와달라고 요청했습니다. 

Positive Results는 Google, Box, Dropbox를 비롯한 다양한 도구를 시연해 보았습니다. 하지만 결정을 내리기 전에 비즈니스 운영에 가장 중요한 워크플로가 무엇인지 파악해야 했습니다. 그리고 가장 중요한 3가지 기능을 추렸습니다. 

첫 번째로, IT 전문가 없이 새로운 직원을 온보딩하고 직무에 필수적인 정보로의 액세스와 권한을 제공할 수 있는 기능이 필요했습니다. 

두 번째로, 마케팅과 전략을 전문으로 하는 에이전시인 Digital Yalo는 정기적으로 클라이언트와 협업을 진행합니다. 그래서 구성, 관리, 배포가 간편한 클라이언트를 위한 비공개 디지털 작업 공간이 반드시 필요했습니다.

마지막으로, 문서 스토리지 솔루션을 기존에 사용 중인 다른 애플리케이션과 통합할 수 있는 기능이 필요했습니다. Digital Yalo의 비즈니스 요구 사항을 가장 잘 충족하는 도구는 Dropbox였습니다.

"우리는 끈끈한 파트너십, 플랫폼의 유연성, 그리고 일상적인 생산성에 지장을 주지 않고 테라바이트 규모의 데이터를 1주일 이내로 Box에서 Dropbox로 이전할 수 있는 성능을 고려해 Dropbox를 추천했다. 우리는 Digital Yalo가 시스템 설계, 구현 전략, 기술 이전, 온보딩, 최종 사용자 및 관리자 교육을 위한 상세한 전략을 설계하도록 도왔다"라고 Positive Results의 CEO 데니스 카일(Dennis Kyle)은 설명합니다.

또한, Digital Yalo의 모든 직원이 이미 Dropbox의 파일 구조 시스템을 잘 알고 있어 새로운 도구에 대한 교육도 크게 필요하지 않았습니다.

그리고 여러 사람이 실시간으로 문서에 액세스해 편집할 수 있어 더 이상 이메일로 전송한 사소한 변경 사항을 종합할 필요가 없어졌습니다. 덕분에 협업이 개선되면서 시간이 크게 절약되었죠. 

오늘날, Digital Yalo는 클라이언트별로 공유 폴더를 만들고, 그 안에 내부 직원들을 위한 여러 개의 하위 폴더와 클라이언트와 공유할 파일을 보관하는 하나의 하위 폴더를 만듭니다. 그러면 각각의 관계자에게 별도의 권한을 부여할 수 있고, 정보를 클라이언트, 관련된 서비스팀과 공유할 수 있죠. 또한, Digital Yalo는 Dropbox Sign을 사용해 기존 워크플로에서 서명을 수집합니다. 팀이 성장하는 과정에서 승인으로 인한 병목 현상을 없애는 데 필수적인 단계이죠.

Digital Yalo는 Dropbox가 제공하는 Asana, Smartsheet, Zoho 통합을 활용합니다. 이러한 통합은 Positive Results의 도움을 받아 구현할 수 있었습니다.

Digital Yalo가 소규모 에이전시 Ninja Multimedia와 My Friend’s Nephew를 인수했을 때 이들은 마이그레이션이 Digital Yalo의 일상적인 업무에 영향을 미치지 않도록 하기 위해 다시 한번 Positive Results 팀과 협력했습니다. 이들은 협업하며 대량의 정보를 이전하고 Dropbox에 구축한 통합 브랜드에 필요한 모든 자료를 통합했습니다.

결과: 빠른 진행과 향상된 생산성

Box에서 Dropbox로 전환한 후 Digital Yalo는 연간 라이선스 비용을 약 57% 절감했습니다. 또한, 여러 가지 플랫폼을 왔다 갔다 하며 업데이트된 문서를 찾느라 허비하던 시간이 절약되어 14%의 리소스가 절약된 것으로 추정합니다.

Digital Yalo는 계속 성장해 나가는 과정에서 Dropbox가 클라이언트의 요구 사항을 충족시키는 데 필요한 효율성을 제공할 것이라고 확신합니다. 허프먼은 "일은 언제나 생긴다. 그리고 이를 잘 처리하는 것이 우리의 임무다. Dropbox 같은 도구가 협업을 빠르게 진행할 수 있도록 도와주고 있다"라고 이야기합니다.

궁극적으로 이들의 성공을 측정하는 지표는 팀의 피드백입니다. Dropbox가 모두의 워크플로가 더 간편하고 원활해지도록 지원하는 덕분에 Digital Yalo 직원들은 어떤 브랜드든 그 핵심을 그 어느 때보다 빠르게 파악할 수 있습니다.

"Dropbox는 클라이언트와 항상 같은 내용을 공유할 수 있도록 도와주는 협업 도구다. 효율적으로 최종 결과물을 전송하고 변경 사항을 적용할 수 있어 더 빠르게 프로젝트를 마무리할 수 있다"라고 허프먼은 이야기하죠.