Japan Translation Center, Ltd.

과제: 계약서 관리 및 공유

Japan Translation Center(JTC)는 외국어 번역 분야의 선구자로 1962년에 설립되었습니다. 도쿄 미나토구 히가시아자부의 도쿄 타워 인근에 위치한 JTC는 '인간 번역' 원칙에 따라 다국어 번역 및 통역 서비스를 제공합니다.

"최근 몇 년 동안 AI 기반의 기계 번역이 점점 세를 확장하고 있지만, 우리는 여전히 인간 번역만이 전달할 수 있는 진정한 가치가 있다고 믿습니다. 우리는 텍스트의 맥락, 저자의 생각과 감정, 번역 문서의 의도, 독자 입장에서의 설득력을 고려한 고품질 번역 서비스를 제공하기 위해 노력하고 있습니다."라고 JTC의 대표이사인 Risa Takabatake는 말합니다.

이 회사의 가장 큰 자산 중 하나는 경험이 풍부한 번역가 팀입니다. JTC는 외주 계약을 통해 여러 프리랜서 번역가와 협업하고 있지만 계약 관련 업무에서 어려움을 겪고 있었습니다.

프리랜서 지원자가 번역 작업을 시작하기 위해서는 먼저 필요한 서류를 보내고 번역 테스트에 통과하면 계약 조건에 합의하고 계약서에 서명하는 과정을 거쳐야 합니다. 과거에는 JTC에서 비밀번호로 보호되고 암호화된 ZIP 파일로 지원 서류를 보내고, 나중에 별도로 비밀번호를 보내는 'PPAP'(Password Protected Attachment Protocol) 방식을 사용했습니다. 하지만 지원자 수가 많아지자 이는 곧 수고스러운 작업이 되었고 데이터 보안도 우려되었습니다.

"계약서는 더 아날로그적인 방식이어서 모든 서류를 봉하고 우편으로 보낸 후, 다시 실물로 받아야 했습니다. 이러한 방식은 행정적인 부담을 줄 뿐만 아니라 수입인지와 우표 비용이 드는 문제도 있었죠." Takabatake는 이렇게 회상했습니다.

JTC는 서류 관리에 있어서도 어려움에 겪었습니다. 각 번역가의 계약서를 캐비닛에 보관했는데, 시간이 지나면서 이를 관리하는 것이 정말 번거롭게 느껴졌습니다. 

"문서를 확인하려면 항상 사무실에 있어야 했습니다. 이러한 비효율적인 상황에서 벗어나기 위해서는 문서를 디지털화하고 페이퍼리스로 전환해야 한다는 것을 깨달았어요."  JTC 총무부의 Yukiko Masuda는 이렇게 말합니다.   

솔루션: Dropbox와 Dropbox Sign을 통해 계약자 등록 프로세스 디지털화

"이 과정에서 Dropbox를 Dropbox Sign 전자 서명 플랫폼에 연결할 수 있다는 사실을 알게 되었습니다."라고 Masuda가 설명합니다.

또한 Dropbox와 결합하면 문서 작성과 저장부터 서명 요청과 확인에 이르기까지 모든 워크플로를 원활하게 진행할 수 있습니다.

프로세스는 간단합니다. 서명이 필요한 문서를 업로드하고, 서명을 요청할 사람의 이메일 주소를 입력한 후 '서명 요청' 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다. 서명이 완료되면 해당 문서는 Dropbox Sign 계정에 저장됩니다. 진행 상황을 추적하고, 알림을 보내며, 구성원 권한에 따라 접근 권한을 관리할 수 있습니다. 두 서비스를 함께 사용함으로써 이 회사의 요구 사항을 정확하게 충족할 수 있었습니다.

"처음에는 파일 서버를 클라우드로 이전하기 위한 수단으로 Dropbox를 고려했지만, Dropbox Sign까지 함께 도입하면 계약 프로세스도 디지털화할 수 있다는 것을 알게 되었습니다. 언젠가는 계약서를 디지털화해야겠다고 느끼고 있었기 때문에 이번이 좋은 기회라고 생각했죠."라고 Masuda는 말합니다.

JTC는 Dropbox의 다른 기능에도 깊은 인상을 받았습니다. 간단한 사용자 인터페이스에 빠르게 적응했고 파일 동기화 속도에도 만족했습니다. 또 다른 핵심 요소는 보안이었습니다. 민감한 문서를 보관해야 하는 경우 보안은 타협할 수 없는 중요한 부분이기 때문입니다.

Dropbox는 파일 요청 기능으로 다른 사람이 업로드한 문서를 안전하게 수신할 수 있을 뿐만 아니라, 플랫폼 보안 성능도 뛰어납니다. Dropbox는 무단 액세스를 방지하기 위해 데이터가 저장된 각 서버 블록에 256비트 개별 암호화를 사용하며, 다중 인증도 지원합니다. 이러한 점은 JTC에 데이터를 안전하게 저장할 수 있는 공간이 있다는 확신을 주었습니다.

결과: 중앙화된 파일 관리 및 강화된 보안

JTC는 Dropbox와 Dropbox Sign을 도입한 이후 많은 이점을 누리게 되었습니다.

계약 과정은 물론 그 이후에도 번역가들과 소통하기 위해 Dropbox를 사용하기 시작했습니다. 지금은 지원자들에게 서류를 받기 위해 파일 요청 기능을 사용합니다. 등록 과정 중에는 지원서, 테스트 결과, 등록 서류, 계약서를 비롯한 모든 문서를 각 번역가별로 마련된 Dropbox 폴더에 통합하여 관리하고 있습니다.

"우리는 각 번역가 폴더에 저장된 문서의 공유 링크를 보내는 방식으로 번역가들과 소통합니다. 예전에는 데이터로 된 문서와 실물로 된 서류를 각각 여러 장소에 보관했지만, 이제는 모든 문서가 한곳에 모여 있어서 관리하는 데 드는 시간과 노력을 약 25% 절감할 수 있게 되었죠. 재택근무 시에도 모든 문서에 접근할 수 있게 되어 정말 편리해졌습니다."라고 Takabatake는 말합니다.

JTC는 계약 프로세스도 Dropbox와 Dropbox Sign을 통해 관리하고 있습니다. 직원들이 더 이상 사무실로 출근해 직인을 찍을 필요가 없어지면서 사무실 근무와 원격 근무를 보다 효과적으로 분리할 수 있게 되었습니다. 또한 서류를 우편으로 보내거나 오류를 수정하는 데 드는 시간이 줄어들어 계약을 완료하는 데 걸리는 시간도 절반으로 단축되었습니다. JTC에 등록한 번역가들도 이로 인해 많은 혜택을 얻고 있습니다.

JTC는 전환 이후 상당한 비용 절감 효과도 얻었습니다. 일본에서는 기업이 서류 계약을 마무리하려면 수입인지를 구매하기 위해 4,000엔을 지출해야 하지만 전자 계약에는 이러한 비용이 필요하지 않기 때문입니다. 또한 우표와 종이 구매, 실물 서류 보관을 위한 물리적 공간에 드는 비용도 줄일 수 있었습니다.

"시스템 도입 이후 얼마 지나지 않아, 다양한 분야의 전문 번역가들과 신속하게 계약을 체결해야 하는 대규모 번역 프로젝트가 있습니다. Dropbox와 Dropbox Sign이 없었다면 모집부터 계약 체결까지 모든 과정을 관리하는 것이 불가능했을 겁니다. 이제 우리는 갑작스러운 변화에도 즉각 대응할 수 있는 시스템을 구축하게 되었습니다."라고 Takabatake는 말합니다.

회사는 이제 온프레미스 파일 서버에 저장된 문서와 콘텐츠를 점진적으로 Dropbox로 이전할 계획입니다. 이전이 완료되면 더 이상 온프레미스 파일 서버를 유지 관리하거나 중단으로 인한 데이터 손실에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 클라우드로의 전환은 회사가 60년 넘게 축적해 온 소중한 데이터 자산을 보호한다는 측면에서 다음으로 진행해야 할 합리적인 단계입니다. 

JTC는 개인정보를 보호하기 위한 적절한 조치를 인정받아 PrivacyMark를 수상했습니다. 다른 클라우드 스토리지 서비스와 비교해도 상당히 많은 보안 조치를 갖춘 Dropbox는 JTC에 최적의 선택지입니다. 클라우드로 전환하면 직원들이 재택근무할 때도 필요한 파일을 자유롭게 열람할 수 있습니다.

JTC는 Dropbox Transfer의 도입도 검토하고 있습니다. Dropbox Transfer를 사용하면 상대방이 Dropbox 계정을 가지고 있지 않아도 파일을 공유할 수 있습니다. JTC는 종종 대규모의 동영상, 오디오 및 기타 파일을 번역하는데, 이러한 파일을 번역가들과 공유할 때 Dropbox Transfer가 유용할 것이라고 보고 있습니다.

계약 프로세스를 디지털화하고, 번역가 데이터를 통합하는 것부터 회사 내에서 문서를 관리하고 공유하는 작업에 이르기까지, Dropbox와 Dropbox Sign은 의심할 여지 없이 앞으로 JTC에 더 큰 가치를 제공할 것입니다.