Keio University 쇼난 후지사와 캠퍼스 사례 연구

문제: 파일 서버에서 전환하기 

Keio University 쇼난 후지사와 캠퍼스(SFC)는 교육에 대한 혁신적인 접근법을 발전시켜 21세기에 적합한 실용적인 학습 프로그램을 제공하는 것을 목표로 1990년대에 설립되었습니다. SFC의 향상된 교육 인프라는 일본에서 인터넷의 아버지로도 알려진 Jun Murai 교수의 지휘하에 개발되었습니다. 오늘날에도 SFC는 계속해서 교육 및 연구 활동을 지원하기 위해 디지털 네트워크를 개발하고 있습니다. 

학생과 교수가 소통하는 플랫폼인 파일 관리 시스템이 이러한 개발의 핵심입니다. 그동안 Keio University는 캠퍼스에서 온프레미스 파일 서버와 클라우드 스토리지 서비스를 모두 사용하는 정책을 따랐습니다. 하지만 파일 서버가 일 년에도 수차례 중단되었고 작업 부하와 복구 관리 비용은 계속 증가했습니다. Keio University의 교직원은 인프라가 한계에 도달했다는 걸 느낄 수 있었습니다.

SFC 환경정보학부 Jin Nakazawa 교수는 "보안 때문에 주로 온프레미스가 필요했지만 최근 몇 년간 클라우드 스토리지가 신뢰할 수 있을 만큼 안전해졌습니다. 소수의 파일을 제외하고 거의 모든 파일을 클라우드 스토리지로 옮길 때가 되었다고 생각했죠." 라고 설명했습니다.

그러한 판단 끝에 SFC는 대학교 내 IT 인프라 변경에 착수했습니다. 이들은 캠퍼스의 클라우드 스토리지 솔루션을 비롯해 전환의 다양한 측면을 고려하기 시작했습니다. "그때까지는 Google Drive와 Box를 주로 사용했지만 사용자 친화적이라는 생각이 들지 않았어요."라고 Nakazawa 교수는 말했습니다. SFC에게 있어 가장 큰 고충은 브라우저를 열어 클라우드의 폴더에 액세스해야 한다는 점이었습니다. 일부 학생들이 컴퓨터와 클라우드에 익숙하지 않았기에 SFC는 모든 사용자에게 직관적인 환경이 필요하다고 생각했습니다. 

 

솔루션: 파일 요청 및 데이터 저장 간소화 

여러 방안을 검토한 끝에 SFC는 Dropbox를 선택했습니다. SFC 교수진은 캠퍼스에 필요한 향상된 보안 및 넉넉한 스토리지 용량과 더불어 Dropbox의 사용자 인터페이스를 높게 평가했습니다. 교수진은 폴더가 데스크톱에 표시되는 방식과 이를 로컬 폴더와 동일하게 사용할 수 있다는 점을 높이 샀습니다.

Keio University SFC의 모든 학생과 교직원이 Dropbox를 사용하기 시작했으며, 7,000개의 라이선스가 활성화되었습니다. 처음 몇 달간 55테라바이트의 데이터가 업로드되고 다양한 목적으로 사용되었습니다.

"교수들마다 강의와 연구에 대해 자체적인 접근법이 있기 때문에 대학교 전체에서 Dropbox를 의무적으로 사용하도록 하지 않았어요. 대신 여러 가지 목적에 따라 다양한 유형의 클라우드 스토리지를 사용하죠. 그런 에코시스템에서 Dropbox가 학생과 교수진을 위한 주요 공유 작업 공간으로 사용되는 거예요."라고 Nakazawa 교수는 설명했습니다.

Dropbox는 여러 가지 이점을 제공했습니다. 예를 들어, 학생과 교수 간 교류가 훨씬 더 간소화되었습니다. "강의할 때 Dropbox를 사용하여 자료와 파일을 학생들에게 공유합니다. Slack과 LINE과 같은 커뮤니케이션 도구도 사용해서 그룹 활동을 강화합니다."라고 Nakazawa 교수는 덧붙였습니다. SFC는 Slack용 데이터 스토리지 솔루션으로도 Dropbox를 사용합니다. 

SFC 교수들은 대학교 연계 고등학교에서 강의를 할 때도 Dropbox가 유용하다는 걸 알고 있습니다. 구체적인 예로 교수들은 파일 요청 기능을 사용하여 과제와 기타 제출물을 받습니다. Nakazawa 교수는 "학생과 교직원이 학습 관리 시스템(LMS)을 통해 강의에 액세스할 수 있는 대학교와 달리 고등학교에는 디지털 시스템이 갖춰져 있지 않습니다. 그래서 Dropbox를 사용해서 종이를 사용하지 않고 과제를 제출하도록 하죠."라고 설명했습니다. 

 

성과: 디지털 변혁의 강화 

IT 리터러시를 개선하기 위해 SFC는 또한 학생이 학습에 개인 컴퓨터를 사용하는 '개인용 장치 사용 학습 환경(BYOD)' 이니셔티브를 장려합니다. 이러한 이니셔티브를 통해 2020년 4월에 캠퍼스 내 컴퓨터실을 없애는 등 주요한 변화를 이끌어냈습니다. Dropbox는 이러한 이니셔티브가 계속 진행되도록 도움을 주는 데 필수적입니다. 

"팬데믹으로 인해 대면 강의가 어려워졌어요. 하지만 BYOD와 Dropbox 덕분에 큰 지장 없이 온라인으로 계속 강의를 할 수 있었죠."라고 Nakazawa 교수는 말했습니다. Dropbox는 학습 및 지속 가능성에 대한 디지털 변혁에 크게 기여하고 있습니다.

그뿐만 아니라 Nakazawa 교수는 연구 활동에서도 혜택을 누렸습니다 협력 연구를 촉진하기 위해 노력하는 과정에서 이제 일본 및 해외의 연구자들과 더 쉽게 파일을 교환할 수 있습니다.

Nakazawa 교수는 "정말 꼭 필요한 도구가 됐어요."라고 말을 이어 나갔습니다. 

예를 들어 여러 사용자가 클라우드에서 동일한 문서를 수정할 수 있는 Dropbox Paper는 매우 유용한 것으로 증명되었습니다. SFC 교수진은 또한 Dropbox Paper의 작업 리스트 기능을 사용하여 국제 회의를 조율하고 주최자의 메모를 실시간으로 확인하는 등 연구에 들이는 수고를 줄이는 새로운 방법을 확인했습니다.

앞으로 SFC는 캠퍼스에서 Dropbox 사용을 장려하며 사용률을 더 높일 계획입니다. Nakazawa 교수는 "Dropbox가 제공하는 이점을 전달하며 학생과 교직원 사이에서 활성 Dropbox 사용자 수를 늘리려고 합니다."라고 말했습니다. 

Keio University가 조만간 캠퍼스에 도입할 예정인 e-러닝 시스템인 Canvas LMS와 Dropbox를 통합하는 것이 이번 계획의 핵심이 될 가능성이 높습니다. Dropbox와 Canvas LMS를 연결하면 학생들이 e-러닝 시스템과 자신의 컴퓨터에서 Dropbox에 업로드된 파일에 액세스할 수 있습니다.

Nakazawa 교수는 큰 기대를 걸고 있습니다. "시스템을 통합하면 사용자 친화성을 높이고 교육과 연구 모두에서 가능성을 확장할 수 있을 겁니다."

SFC는 Dropbox의 지원을 통해 클라우드 서비스를 사용하여 교육 및 연구에 대한 디지털 변혁을 강화할 수 있습니다.