언제든지 태블릿에서 도면, 문서 및 기타 미디어를 확인하는 Tobishima Corporation

과제: 현장 정보 조회 간소화 

Tobishima Corporation은 현장에서 정보를 찾는 번거로운 프로세스를 간소화하여 운영 효율성을 높이고 작업 패턴 개혁이라는 목표를 달성하고자 했습니다.

Tobishima Corporation은 2018년에 창립 135주년을 맞았습니다. 이들은 그동안 세이칸 터널, 도쿄만 아쿠아라인 등 일본의 주요 토목 공사 프로젝트 뿐만 아니라 다양한 건설 및 사회 인프라 개발 프로젝트를 수행해왔습니다. 최근 몇 년 동안에는 건설 및 방재 분야의 혁신적인 기술을 활용하여 "건설의 미래 창조"라는 목표 아래 개혁을 추진하고 있습니다. "우리는 '새로운 비즈니스 계약자'로 발전하는 것을 목표로 하고 있습니다. 건설 산업에서는 2020년을 앞두고 인프라 개발 사업이 정점에 도달하며, 장시간 근무라는 직원들이 겪고 있는 문제를 해결하는 것이 중요해졌습니다. 또한 인적 자원을 확보하고 육성하며 사업의 지속적인 성장을 지원하기 위해 IT 환경부터 시작하여 워크플로를 개혁하는 것이 시급하다고 판단했습니다."라고 Tobishima Corporation의 Atsushi Ozawa는 설명합니다.

이 정책의 일환으로 이 회사는 모든 직원에게 현장에서 사용할 수 있는 가벼운 노트북과 함께 팬리스 및 방진 기능을 갖춘 태블릿 장치를 제공했습니다. 이를 통해 직원들은 건설 현장, 현장 사무실 또는 지사 사무실 등 특정 장소에 얽매이지 않는 모바일 근무 환경을 구축할 수 있었습니다.

하지만 각 장치에서 열람되는 데이터를 어떻게 관리할 것인지에 대해서는 다시 검토할 필요가 있었습니다. 당시 현장 도면과 시공 방법 설명서 같은 문서들은 현장 사무실의 NAS(Network Attached Storage)에 저장되어 관리되고 있었습니다. 하지만 운영 체제의 차이로 인해 태블릿에서 NAS 데이터에 접근하기가 어려웠고, 직원들은 문서를 확인하기 위해 다시 현장 사무실로 돌아가야 했습니다. 

"작업자들은 현장에서 도면이나 기타 자료에 접근할 수 없었기 때문에 무언가를 확인해야 할 때마다 사무실로 돌아가야 했습니다. "우리는 직원들이 더 시간 효율적으로 정보를 확인할 수 있도록 데이터를 저장할 방법이 필요했습니다."라고 Tobishima Corporation의 Takahisa Nakaya는 말합니다.

솔루션: 대용량 파일을 공유하고 볼 수 있는 사용자 친화적인 방법

Tobishima Corporation은 사용 가능한 최신 데이터 스토리지 옵션을 면밀히 검토한 후 Dropbox를 선택했습니다.

"문서를 태블릿에서 볼 수 있는 기능 외에도 클라우드 기반 스토리지가 꼭 필요했습니다. 이를 통해 NAS 장애나 자연 재해로 인한 데이터 손실 위험을 완화하고 유지 관리 및 운영의 부담을 덜어줄 수 있기 때문입니다. Dropbox를 선택한 이유는 인터페이스를 탐색하기 쉽고 IT에 익숙하지 않은 사람이라도 쉽게 사용할 수 있기 때문입니다."라고 Ozawa는 설명했습니다.

또한 팀은 CAD 데이터와 현장 사진과 같은 대용량 파일을 빠르고 안전하게 업로드할 수 있는 Dropbox의 차등 동기화 기능에도 주목했습니다. 또한, 오프라인에서도 파일을 볼 수 있는 기능 덕분에 팀은 진행 중인 프로젝트와 관련된 파일과 연결 가능한 다양한 앱만 로컬 장치에 저장하면 되었습니다.

"저를 포함한 모든 현장 관리자들은 참고를 위해 이전에 작업했던 현장의 데이터를 개인적으로 보관하고 있습니다. 이러한 데이터가 계속해서 증가하는 상황에서 클라우드 기반 서비스는 NAS처럼 저장 용량을 추가해야 하는 번거로움이 없어 저장 용량을 유연하게 늘릴 수 있기 때문에 정말 유용합니다."라고 Nakatani는 말합니다.

결과: 언제 어디서나 정보를 조회하고 외부 회사와 파일을 공유할 수도 있습니다

평가판을 사용하며 크게 만족한 Tobishima Corporation은 Dropbox를 본격적으로 도입하기 시작했습니다.  "도면을 확인하기 위해 사무실까지 가려면 시간과 노력이 많이 들죠. 특히 고층 빌딩에서 작업할 때는 더욱 그렇습니다. 그래서 iPad에서 문서를 확인할 수 있다는 게 정말 큰 도움이 됩니다. "이는 업무 효율성을 높일 뿐만 아니라 저와 같은 현장 감독관의 업무 부담을 줄여줍니다."라고 Yusuke Tanaka는 말합니다.

이는 또한 팀이 현장에서 페이퍼리스 환경을 실현하는 데 도움이 됩니다. 과거에는 플로터로 출력한 종이 도면을 건설 현장으로 가져가야 했지만, 이제는 더 이상 그럴 필요가 없어졌습니다. "이제 필요한 모든 데이터를 Dropbox에서 휴대폰과 iPad로 확인할 수 있어 여러 개의 도면을 출력해야 하는 상황이 발생하지 않습니다."라고 Tanaka는 설명합니다.

Dropbox는 건설 업계에서 일반적으로 사용되는 합작 투자 프로젝트에도 유용한 것으로 입증되었습니다.

"합작 투자 프로젝트에서는 여러 회사와 정보를 공유할 수 있어야 합니다. 하지만 회사의 파일 서버를 외부에 개방할 때는 보안 및 규정 준수 문제가 발생할 수 있습니다. Dropbox를 사용하면 열람 권한과 같은 설정을 세밀하게 조정할 수 있어 파일을 안심하고 공유할 수 있습니다."라고 Ozawa는 말합니다. 

Tobishima Corporation도 동일한 이점을 활용해 그룹 내 회사와 파일을 공유하고 있습니다.

이들은 앞으로도 더 다양한 파일을 관리하기 위해 Dropbox를 사용할 계획입니다. 우선, 사진 관리에 Dropbox를 도입할 예정입니다. 각 건설 현장에서 작업자들은 기록 및 보고 목적으로 매일 많은 사진을 촬영하며, 이러한 사진을 저장하고 관리하기 위해 일지를 작성합니다. 이전에는 이 작업이 근무 시간을 늘리는 주요 원인 중 하나였습니다. 

"일부 현장에서는 이제 Dropbox에 사진을 저장하기 시작했으며, 사진 관리와 일지 작성 작업도 Dropbox를 통해 아웃소싱하고 있습니다. 앞으로 이 방식을 더욱 광범위하게 도입해 직원들의 업무 부담을 줄일 것입니다."라고 Ozawa는 말하며, 이 이니셔티브가 업무 시간을 줄이는 데 도움이 되기를 기대한다고 덧붙였습니다.

앞으로 현장 사무실 기반의 NAS를 없애고 모든 데이터를 Dropbox에 통합하는 방안도 고려하고 있습니다. "우리는 이미 파일 서버를 클라우드로 이전하고, Microsoft 365를 전사적인 커뮤니케이션 도구로 도입하여 업무 방식을 개선하는 데 주력하고 있습니다. 앞으로도 Dropbox와 협력하여 이러한 일련의 이니셔티브를 지원하기를 기대합니다."라는 말로 Ozawa는 인터뷰를 마쳤습니다.