Dropbox를 선택한 TV Asahi의 전략적 혁신: 미디어 운영에서의 효율성 및 보안 강화

과제: 클라우드 기반 파일 공유 환경으로 전환하여 페이퍼리스 실현

1959년에 설립된 TV Asahi는 60년 넘게 방송 사업을 운영해 왔습니다. 최근 몇 년 동안에는 변화하는 콘텐츠 시청 요구에 부응하기 위해 'AbemaTV' 및 'TV Asahi Douga'와 같은 인터넷 TV 사업도 확대하고 있습니다. 한편, 사업이 확장하면서 직원 수가 증가하였고 점차적으로 사무실에 테이프와 기타 미디어를 보관할 공간이 부족해지는 문제가 발생했습니다. TV Asahi 기술부의 Hajime Yasuda는 이렇게 설명합니다.

"우리는 항상 사용하던 종이 문서의 양을 긴급히 줄여야 했습니다. 파일 서버와 태블릿 장치를 도입해 페이퍼리스 환경을 구현하려 했지만, 매주 수만 건의 TV 프로그램 제안서가 복사되어 회의실에 배부되는 오랜 관행에서 벗어나는 것은 쉽지 않았습니다."

페이퍼리스로 전환하는 과정에서 몇 가지 문제가 드러났습니다. 직원들의 IT 활용 방식을 조사한 결과, 예상외로 많은 직원이 개인적 용도와 업무 용도로 이미 일반 소비자용 데이터 공유 도구를 사용하고 있다는 사실을 알게 되었습니다.

"소비자용 도구는 보통 비즈니스에 필요한 보안 기능이 부족하며, IT 부서가 중앙에서 관리하기 어렵습니다. 계약서나 청구서 같은 비즈니스 문서, 제안서나 대본 같은 콘텐츠 제작 문서가 외부로 유출되는 것을 방지하기 위해 전사적인 공식 데이터 공유 환경을 마련할 필요가 있었습니다."라고 Yasuda는 말합니다.

기존 온프레미스 파일 서버는 데이터 파일을 저장하는 데는 편리했지만, 광고 대행사나 제작사 같은 외부 업체와 정보를 유연하게 공유하기에는 적합하지 않았습니다. 실제로, 직원이 외부 현장에서 문서를 확인하려면 누군가에게 이메일로 문서를 전달해 달라고 요청해야 했습니다. 이에 따라 회사는 운영 효율을 개선하고 보안 위험을 줄이기 위해 비즈니스 중심의 클라우드 스토리지 서비스에 적합한 새로운 데이터 공유 메커니즘을 고려하기로 결정했습니다.

솔루션: 안전한 파일 스토리지 및 공유

TV Asahi는 심사숙고 끝에 Dropbox를 선택했습니다.

결정적인 요인 중 하나는 설문조사 결과에서 Dropbox는 이미 TV Asahi 직원들 사이에서 가장 많이 사용되는 클라우드 서비스였다는 점이었습니다.

"많은 직원들이 Dropbox의 사용하기 쉬운 인터페이스를 선호했고, 빠르게 적응할 수 있기 때문에 도입이 더 원활할 것이라고 판단했습니다."라고 TV Asahi의 Makoto Miyahara는 설명합니다.

Dropbox의 보안 기능도 중요한 고려 대상이었습니다. 특히, 다중 인증 및 고급 로그 관리 기능을 제공하고 관리자가 회사 내 사용 현황을 중앙에서 모니터링할 수 있다는 점 때문에 안심할 수 있습니다.

"서비스를 항상 모니터링할 수 있기 때문에 거버넌스 정책과 통제를 적용할 수도 있습니다. 이를 통해 소비자용 도구의 사용을 억제하고 직원들이 클라우드에 저장된 파일에 언제 어디서나 액세스할 수 있는 데이터 공유 환경을 조성할 수 있을 것이라고 생각했습니다." — Hajime Yasuda

Dropbox는 많은 양의 데이터를 손쉽게 처리할 수 있는데, 이 또한 큰 장점이었습니다. TV 방송은 동영상 및 컴퓨터 그래픽(CG)과 같은 거대한 데이터 콘텐츠로 된 파일을 다루는 분야입니다. 이전에는 TV Asahi의 데이터가 자체 파일 서버에 저장되었지만, 직원들은 외부와 데이터를 공유하는 것이 불편하다고 느꼈습니다. "감독들이 촬영 현장에서 이전 영상을 바로 확인하고 싶다고 요청하곤 했지만, 우리는 그들의 요청을 들어줄 방법이 거의 없었습니다. 그러나 Dropbox는 Avid DNxHD와 Apple ProRes 같이 동영상 및 CG 앱이 사용하는 특수 형식의 파일도 대부분 미리 볼 수 있게 해줍니다. 전체 파일을 다운로드하지 않고도 확인할 수 있으므로 인터넷 신호가 제한적인 현장에서도 이를 활용할 수 있습니다. 여러 서비스를 비교하며 장단점을 검토했지만, Dropbox가 동영상 콘텐츠를 처리하는 데 있어 유일한 옵션이라는 결론을 내렸습니다."라고 TV Asahi 기업 디자인 센터의 Takatoshi Yamamoto는 말합니다.

결과: 동영상 및 그래픽을 위한 Dropbox 사용 확대

이러한 이유로 TV Asahi는 Dropbox를 도입하게 되었습니다. 그리고 지금은 회사 전체에 점진적으로 적용하고 있습니다. 라이선스는 가장 필요로 하는 CG 및 인터넷 사업부부터 시작하여 각 부서의 요구 사항에 맞게 배포되었습니다. 현장 작업과 정보 공유를 더욱 효율적으로 만드는 것이 목표입니다. 

"제가 일하고 있는 CG 제작팀에서는 이미 이 시스템을 본격적으로 활용하기 시작했습니다. 회사 외부 사람들과의 소통이 훨씬 더 효율적으로 이루어지고 있습니다. 앞서 언급한 동영상 파일 미리 보기 기능 외에도 Dropbox Transfer를 통해 대용량 파일을 외부와 쉽게 주고받을 수 있습니다. 특히 다운로드 만료일을 유연하게 설정할 수 있는 기능이 정말 유용합니다. 또한 Dropbox는 최신 기술을 선도적으로 도입하는 기업이기 때문에 우리도 최신 기술 발전에 발맞춘 파일 관리 및 저장 환경을 구축할 수 있을 것이라는 확신이 듭니다." — Yamamoto.