Dropbox와의 협업을 통해 토지 공여 대학의 의무를 이행하는 University of Florida
플로리다를 대표하는 이 주립대학은 Dropbox로 67개 카운티에 있는 지역 협력 서비스 센터를 연결해 플로리다 주민들에게 배움의 장을 제공합니다.
"간단해 보이지만 Dropbox는 직원들의 협업을 간편하게 만들어줍니다. 대부분이 직관적으로 되어 있어 사용자가 직접 본인의 폴더와 파일 구조를 관리할 수 있죠."
사용된 제품
Dropbox
산업
교육
규모
1000명 이상
위치
미국 플로리다주 게인스빌
문제: 기술을 통한 캠퍼스 통합
위성 캠퍼스와 원격 근무가 증가한 오늘날, 많은 대학이 캠퍼스 간 협업을 개선하기 위해 노력하고 있습니다. 하지만 University of Florida에 있어 이 문제, 그리고 이 문제를 해결하는 데 어떤 기술을 사용하느냐는 특히 중요합니다.
University of Florida는 정부로부터 토지를 공여받은 대학입니다. 따라서 법에 따라 플로리다 내 모든 카운티에 주민들에게 교육 자원을 제공할 수 있는 물리적 공간을 갖춰야 합니다.
University of Florida의 식품농업과학원(IFAS)은 이러한 의무를 관장하는 기관입니다. 그리고 이에 따라 플로리다 내 67개의 카운티에 흩어져 있는 102개의 시설을 관리해야 하죠.
이러한 물리적 거리는 IFAS의 IT팀의 협업에 거대한 장애물로 작용했고, 반드시 기술로 해결해야 하는 문제였습니다. 하지만 수많은 장소의 도구와 프로세스를 표준화하는 작업은 쉽지 않습니다. IFAS의 IT 책임자 댄 크로머(Dan Cromer)는 "가장 어려운 부분은 기술 그 자체가 아니라 의사소통이다. 모두가 같은 프로세스를 따르도록 하려면 많은 노력이 필요하다"라고 말합니다. IFAS는 사용자 친화적 옵션이 부재하는 상황에서 직원들이 물리적 거리를 극복하는 수단으로 개인용 Dropbox 계정을 사용하고 있다는 사실을 알게 되었습니다. 당시는 여러 시스템에 데이터와 프로세스가 흩어져 있어 보안과 협업에 부정적인 영향을 미치고 있었습니다.
"Dropbox를 사용하면 딱히 다른 도구가 필요하지 않아 사용자들이 우수한 성과를 내는 것을 볼 수 있었다. Dropbox를 배포한 덕분에 가장 안전한 방식으로 아무런 방해 없이 연구를 진행할 수 있게 되었다."
협업의 필요성이 커지면서 Dropbox를 사용하는 사람도 늘어났습니다. 결국 보안 이니셔티브의 일환으로 대학의 중앙 IT팀이 대학의 관리에서 벗어난 Dropbox 사용 현황을 점검하기 시작했고, 이미 캠퍼스 전역에 탄탄한 Dropbox 협업 네트워크가 구축되어 있다는 사실을 발견했죠. 어소시에이트 CIO Saira Hasnain은 "대학에서 공식적으로 사용하던 도구의 경우, 공유 정책과 복잡한 파일 형식 때문에 사람들이 도구를 사용하는 데 어려움을 겪었다. 시간이 흐르며 사람들이 협업의 번거로움을 최소화하기 위해 Dropbox를 사용하기 시작했다"고 말합니다.
이들은 Dropbox 사용을 금지해 사용자 워크플로와 데이터를 희생하는 대신 대학 계정을 구입해 Dropbox를 공식 도입하기로 결정했습니다.
CIO 엘리아스 엘데이리(Elias Eldayrie)는 "IT 책임자, 교수, 임직원들과 이야기를 나누었고, Dropbox를 사용하면 딱히 다른 도구가 필요하지 않아 사용자들이 우수한 성과를 내는 것을 볼 수 있었다. Dropbox를 배포한 덕분에 가장 안전한 방식으로 아무런 방해 없이 연구를 진행할 수 있게 되었다"라고 말합니다.
해결책: 직관적이고 안전한 환경
University of Florida는 Dropbox 배포를 5,000명 이상의 임직원으로 확대했습니다. Dropbox는 연구원들이 연구비를 지원받아 진행하는 대학 내외부 협업의 중심 공간 역할을 합니다. 블랜차드는 "Dropbox를 사용하면 이메일로 문서를 주고받을 때 흔히 경험하는 소통의 오류가 줄어든다"고 말합니다. 약학대학의 한 교수는 Dropbox를 사용해 나이지리아에 있는 연구원들과 협업을 진행합니다. 나이지리아에서는 인터넷 접속이 원활하지 않은 탓에 동료들이 대용량 동영상 파일을 다운로드할 수 없습니다. 그래서 Dropbox에서 바로 동영상을 볼 수 있는 기능이 더 진가를 발휘하죠. 또한, Dropbox는 HIPAA 규정을 준수하기 때문에 의료 등의 분야에 종사하는 연구원들도 민감한 정보가 담긴 파일을 비롯해 모든 파일을 안심하고 한 공간에 보관할 수 있습니다.
University of Florida의 IT팀은 대학 전체의 데이터 관리와 협업을 지원하는 데 Dropbox를 필수 도구로 사용하고 있습니다. 약학대학 IT 책임자 레인 블랜차드(Lane Blanchard)는 "단순하게 들리겠지만, Dropbox 덕분에 직원들의 협업이 정말 수월해졌다. 사용 방법이 직관적이라 대부분 사용자가 직접 본인의 폴더와 파일 구조를 관리할 수 있다"라고 말합니다. IT팀 직원들은 한목소리로 Dropbox의 단순한 접근 방식과 IT 교육과 지원이 최소화된 직관적인 사용법을 칭찬합니다. "Dropbox에 대한 불만은 한 번도 들어본 적이 없다. 이 분야에서 이런 일은 흔한 일이 아니다"라고 크로머는 말합니다.