Asahi Television bruker Dropbox for sikker, ekstern deling og mobil strømming.

Utfordring: ukontrollert overføring av forbrukerdata

Asahi Broadcasting Corporation, en ledende TV-stasjon i Japans Kansai-region, sender ikke bare over TV og radio – de strømmer også programmer på nettet. Selskapet eier også innhold som sendes nasjonalt, som panelshowet «Attack 25», samt programformater som «Shinkon-san Irasshai!» [Velkommen, nygifte!] som de tilbyr til et internasjonalt publikum.

I 2013 flyttet de infrastrukturen for datadeling, som brukes av rundt 700 av de ansatte, fra lokal groupware til nettskytjenester. I forbindelse med overgangen ble det satt opp en sikkerhetspolicy slik at informasjon bare kunne deles innenfor bedriftens domene. De merket imidlertid et økt behov for å dele informasjon utenfor selskapet, som Chiharu Kiyohara (Avdeling for informasjonssystemer, teknologikontoret) forklarer: «Vanligvis bruker vi e-postvedlegg, men av og til har vi brukt dataoverføringstjenester for store filer. Avdelingen for informasjonssystemer kan ikke kontrollere hvordan forbrukerrettede tjenester brukes. Slike tjenester gjør det også vanskelig å spore hvem som deler hvilke filer, når de deler dem og hvem de deler dem med.»

Løsning: sømløst eksternt samarbeid

Dataoverføring er ikke den eneste måten å gjøre filer tilgjengelige på utenfor kontoret. Når det gjelder serier som er under produksjon, lagrer Asahi Broadcasting Corporations salgsansatte videofilene på iPads eller andre nettbrett, på samme måte som de ville gjort med en salgsbrosjyre. Selv om nettbrettene er praktiske å ha med seg, har de begrenset lagringskapasitet, noe som betyr at det bare er mulig å overføre et visst antall videoer med høy oppløsning til hvert enkelt nettbrett.

«Noen ganger har du ti videoer kopiert til din Apple iPad, men du ønsker å vise frem en video som ikke finnes på enheten. Det å ikke kunne hente frem informasjon bør ikke føre til tapte muligheter. På den annen side ønsker vi heller ikke å laste opp innhold til forbrukertjenester som vi ikke kan administrere. Derfor bestemte vi oss for å se på nettskylagring som vi både kunne strømme fra og administrere selv», forklarer Kiyohara. 

Asahi Television Broadcasting Corporation undersøkte nettskylagring for å finne en tjeneste som ville passe godt også for de ansatte som besøker forretningspartnerne deres. Teamet utførte tester for å fastslå synkroniseringshastigheten for store filer og strømming av høyoppløselige videoer som var lagret i skyen. Etter å ha testet flere tjenester, valgte de Dropbox som vinner.

«Vi var sikre på at Dropbox var den rette løsningen for nettskylagring for våre interne behov. Dropbox er den mest stabile løsningen for opplasting og synkronisering, og den er rask og enkel å bruke. I tillegg krever andre tjenester flere minutter med bufring før du kan strømme video med høy oppløsning, men på Dropbox skjer det umiddelbart. Dropbox har også selektiv synkronisering, så vi trenger ikke å bekymre oss for kapasiteten. Dette betyr at lagringsløsningen drar nytte av funksjonene til nettbrett som iPad, som er ekstremt bærbare og har en høyoppløselig skjerm, men begrenset lagringskapasitet», sier Kiyohara.

Resultat: sikker, overvåket tilgang over alt

Asahi Broadcasting Corporation delte ut Dropbox-lisenser til interesserte frivillige, hovedsakelig selgere som bruker høyoppløselig video på sine destinasjoner, og ansatte som bruker dataoverføringstjenester. Brukertilfredsheten har blitt bedre takket være Dropbox' velkjente mappestrukturer, den raskt synkroniserende appen og nettskylagring med utmerket strømmeytelse. Informasjon deles eksternt gjennom delte lenker og filanmodninger.

«Du kan angi en tidsbegrensning og et passord for koblingen, noe som betyr at du kan dele med full trygghet. Selv om personen du deler med ikke har en Dropbox-konto, er det trygt å angi tidsbegrensning og passord. Det er også svært nyttig å kunne anmode om filtilgang for en bestemt ekstern bruker.» – Kiyohara

Mappene er ikke forhåndsopprettet for hvert team, men delegeres til enkeltpersoner eller prosjekter som kan bruke dem som de ønsker. Kontoen administreres også med multifaktorgodkjenning ved hjelp av Google Authenticator av sikkerhetsmessige årsaker. Tilgangs- og aktivitetslogger overvåkes også for å oppfylle revisjonskravene, noe som gir bedre kontroll uten å begrense friheten til eksterne brukere.

For øyeblikket jobber avdelingen for informasjonssystemer med å ta i bruk API-er, sier Kiyohara. Selskapet samarbeider med partnerne sine om å utvikle en mekanisme for å innlemme arbeidsflyt i interne forespørselssystemer og legge ved filer lagret i Dropbox til forespørsler.

«API-er er avgjørende for systemer som håndterer rutineoppgaver. Rutineoppgaver har en fast flyt, og menneskelig involvering innebærer en risiko for driftsfeil. Vi kan løse disse problemene gjennom automatisering, så vi jobber for tiden med å bruke API-er for å gjøre nettopp det.»  – Kiyohara