Digital Yalo styrket samarbeidet og reduserte kostnadene ved å innføre Dropbox

Bakgrunn

Digital Yalo er et 100 % minoritetseid byrå som tilbyr tjenester innen kreative salgskampanjer, profileringsstrategier, webdesign og utvikling. Med over 40 ansatte består teamet av problemløsere, fargeleggere, lyttere, coacher, bønder og musikere som, inspirert av film, kunst, musikk og sport, bruker ekte menneskelige erfaringer til å forsterke et varemerke.

Utfordring: Effektiviteten ble bremset av fillagringssystemet.

Fra starten av var Digital Yalo-grunnlegger og CEO Arnold Huffman og teamet hans stolte over deres unike tilnærming til klienttjenester, hvor de fokuserte på en virkingsfull og effektiv levering av produkter. 

Etter en tid med organisk vekst og noen små sammenslåinger og oppkjøp, ble dette viktigere enn noen gang. Etter hvert som organisasjonen vokste, ble det klart at fokuset på effektivitet ble bremset av Digital Yalos tungvinte system for lagring og levering av filer.

Et kreativt byrå som Digital Yalo kan jobbe med både videoressurser og Word-dokumenter på én og samme dag.

I mange år ble alle disse dokumentene og filene lagret på Huffmans datamaskin, men det systemet ble en flaskehals når de fikk flere ansatte og all dokumentasjonen måtte innom den administrerende direktøren. Flere trengte tilgang til de samme dokumentene, og alle ville dele informasjon via e-post hvor viktige detaljer kunne gå tapt. 

«Etter hvert som vi har vokst, har vi måttet utvikle teknologinivået for å gi rom for den veksten. Det er der Dropbox kommer inn», sier Huffman. 

Brandon Bradford, VP for drift, sto i spissen for å skape en prosess som skulle la alle jobbe uavhengig av hverandre samtidig som de samarbeidet med eksterne klienter.

Løsning: Sømløs overgang fra plattform til plattform.

Som følge av fusjonene de hadde gjennomgått de siste årene, hadde Digital Yalo flere desentraliserte samarbeidsplattformer: Dropbox, Box og Microsoft. I sitt arbeid for å forenkle og forene samarbeidet, vendte Digital Yalo seg til Positive Results, en tredjeparts forhandler og teknologipartner, for å få hjelp med å velge den riktige løsningen. 

Positive Results demonstrerte flere verktøy, inkludert Google, Box og Dropbox. Før valget ble foretatt, var det avgjørende å forstå hvilke arbeidsflyter som var viktigst for deres forretningsdrift. Det kokte ned til tre sentrale funksjoner. 

For det første trengte de å introdusere nye ansatte og gi dem tilgang og tillatelse til informasjon som var kritisk for deres forretningsroller, uten å måtte bruke en IT-ekspert. 

For det andre, siden de er et byrå som jobber med markedsføring og strategi, samarbeidet de jevnlig med klienter. Derfor ble private digitale klientarbeidsområder som var enkle å konfigurere, administrere og distribuere, høyt prioritert.

Til slutt trengte de mulighet til å integrere løsningen for dokumentlagring med andre apper de brukte allerede. Dropbox var verktøyet som passet best for deres forretningsbehov.

«Vi anbefalte Dropbox på grunn av vårt dype partnerskap, plattformens fleksibilitet og muligheten til å overføre en terabyte med data på under en uke fra Box til Dropbox, uten avbrudd i den daglige produktiviteten», sier Dennis Kyle, CEO for Positive Results. «Vi hjalp Digital Yalo med å utforme en komplett strategi for systemdesign, implementering, teknisk overføring og introduksjon samt opplæring av sluttbrukere og administratorer.»

Dropbox leverte også et filstruktursystem som alle hos Digital Yalo kunne kjenne igjen, noe som i stor grad reduserte læringskurven for et nytt verktøy.

Ved å la flere personer få tilgang til og redigere dokumenter i sanntid, trengte ikke Digital Yalo lenger å oppdatere dokumenter fra redigeringssnutter sendt via e-post. Dette styrket samarbeidet og gav store tidsbesparelser. 

I dag har hver klient en delt mappe med undermapper for interne ansatte og en undermappe for filer som kan deles med klienter. Hver enkelt interessent kan tildeles separate tillatelser, og informasjon kan deles med klienter og det aktuelle teamet. Teamet bruker også Dropbox Sign til å få underskriftene de trenger i arbeidsflyten sin, et viktig steg mot å eliminere flaskehalsene rundt godkjenningsprosesser etter hvert som teamet vokser.

Digital Yalo bruker Dropbox-integrasjoner mot Asana, Smartsheet og Zoho. Disse integrasjonene ble innført ved hjelp av Positive Results.

Når Digital Yalo kjøpte opp to mindre byråer, Ninja Multimedia og My Friend's Nephew, fikk de nok en gang hjelp av Positive Results-teamet for å sikre at overføringen ikke ville påvirke arbeidet til Digital Yalo-teamet. Sammen gjennomførte de en stor datamigrering hvor de innlemmet alt fra deres samlede varemerker i Dropbox.

Resultater: Flyttet raskt og fikk unna mer.

Etter flyttingen fra Box til Dropbox sparte Digital Yao omtrent 57 % i årlige lisensgebyrer. De regner også med å ha spart 14 % på å slippe å bruke tid på å gå frem og tilbake mellom plattformer og søke etter oppdaterte dokumentfragmenter.

Mens de fortsetter å vokse, er Digital Yalo sikker på at Dropbox gir dem effektiviteten de trenger for å dekke klientenes behov. «Det er alltid noe på gang», sier Huffman. «Vår jobb handler om å være forberedt på det, og med verktøy som Dropbox kan vi samarbeide raskt og fleksibelt.»

Til syvende og sist kan resultatene måles på tilbakemeldingene fra teamet. Dropbox har bidratt til å gi alle en enklere og mer sømløs arbeidsflyt, og gjort det lettere for Digital Yalos ansatte å finne kjernen i merkevarer raskere en noen gang før.

«Dropbox er et av samarbeidsverktøyene som holder oss på bølgelengde med klientene», sier Huffman. «Det lar oss jobbe effektivt og effektfullt med både leveranser og leveranseseendringer, slik at vi kommer i mål eller blir raskere ferdig».