Infobae skalerer global videoproduksjon og forenkler arbeidsflyten med Dropbox Enterprise

Bakgrunn

Infobae, et ledende digitalt mediehus fra Argentina, er en av de mest populære spanskspråklige nettavisene med over 61 millioner lesere på verdensbasis. Selskapet har utvidet virksomheten til Mexico, Peru, Colombia og Spania, og tilbyr nøyaktig og pålitelig informasjon om de mest dagsaktuelle temaene i hele verden.

Infobaes innholdsproduksjon krever et kraftig lagringssystem for et enormt bibliotek med råfiler, inkludert videoer, bilder og lyd, fra høyprofilerte intervjuer med Lionel Messi i USA til dyptgående innslag med pave Frans i Vatikanstaten. Dette materialet er avgjørende for at de eksterne teamene av redaktører, journalister og fotografer skal kunne samarbeide og skape polerte og engasjerende historier.

Etter den raske veksten innså selskapet at det trengte en måte å håndtere ikke bare det økende antallet store videofiler på, men også det globale samarbeidet mellom teamene. «Før vi utvidet kontoret, var lagringsbehovene våre svært forskjellige. Nå trenger vi en nesten uendelig lagringskapasitet og synkronisering av filer i sanntid for å komme opp på et høyere nivå», sier Maximiliano Cejas, teknologi- og infrastruktursjef i Infobae.

Utfordring: Å sprenge grenser

På en travel nyhetsdag kan Infobae kjøre fem kameraer for ett enkelt intervju, som hver tar opp enorme videofiler, og gjøre opptakene seks ganger. Denne intense belastningen overveldet det lokale lagringssystemet, som rett og slett ikke var dimensjonert for så store mengder data.

«Uten et virtuelt privat nettverk (VPN) ble overføringen av disse enorme filene en treg og problemfylt prøvelse. Standard e-post og enkle fildelingstjenester kunne ikke håndtere disse størrelsene, noe som ofte resulterte i ødelagte eller ufullstendige filer som sinket produksjonen og forstyrret arbeidsflyten.»

Et annet hinder var mangelen på versjonskontroll i Infobaes tidligere datasenteroppsett. Uten muligheten til å gjenopprette slettede elementer eller håndtere ulike filversjoner risikerte teamet permanent tap av data, overskriving av viktige råfiler og tap av tidligere redigeringer – uten noen måte å gå tilbake til tidligere versjoner på hvis noe gikk galt. Versjonskontroll var helt klart et must for deres neste lagringsløsning.

Løsning: Skalering for større suksess

«Da vi var på utkikk etter en bedre lagringsløsning, valgte vi Dropbox Enterprise på grunn av pris, kvalitet og produkttilbud – det var et naturlig valg for oss», sier Cejas. «Det gir oss den lagringen vi trenger for videoer, bilder og historiske data, og gjør det mulig for oss å skalere og effektivisere innholdsproduksjonen. Det er også enkelt for et teammedlem å laste opp et ferdig opptak til nettskyen, og for et annet å laste det ned via en Dropbox-kobling.»

Det var enkelt å ta i bruk Dropbox – siden det er en nettskyløsning, trengte teamet bare å overføre alle filene fra serverne til nettskyen og konfigurere systemet slik at det automatisk synkroniseres med Dropbox hver dag. På denne måten justerte de arbeidsflyten til å lagre filer i Dropbox i stedet for på interne servere.

Brukerne vendte seg raskt til å lagre filer i Dropbox – en viktig overgang for å få mest mulig ut av det nye verktøyet. «Dropbox fungerer som et eksternt lagringssted, tilgjengelig som en lokal mappe på en datamaskin. Det velkjente og intuitive grensesnittet gjorde det enkelt for teamet vårt å tilpasse seg raskt», sier Cejas.

Siden 2020 har Dropbox blitt nøkkelen til Infobaes internasjonale virksomhet. «For intervjuer i utlandet, der rask filoverføring og redigering er avgjørende, gjør Dropbox det mulig for oss å overholde stramme tidsfrister uten problemer med filoverføring», sier Cejas. «Vi kan bruke mer tid på å jobbe med innholdet i stedet for å løse problemer med filoverføringen, og vi jobber også mye raskere.» 

Dropbox' søramerikanske partner Tline Point spilte også en stor rolle i Infobaes smidige og konsekvente bruk av løsningen. De tilbød kundestøtte på spansk, samt lokale fakturerings- og betalingsalternativer i en tid da internasjonale betalinger var nesten umulige i Argentina. Uten dem, sier Cejas, ville det vært nesten umulig å bruke Dropbox.

Resultat: en mangefasettert løsning for et mangfoldig team

Selv om Infobae begynte med å bruke Dropbox som lagringsløsning, tok de raskt i bruk andre funksjoner. Infobae bruker nå delte mapper og teamlagringsområder i Dropbox Enterprise for å forbedre samarbeidet. Dette gjorde det også mulig å synkronisere filer i sanntid og på tvers av enheter, slik at det ikke var nødvendig å laste opp og ned filer på nytt hver gang. 

Redaksjonen administrerer også tilgangen til alt råmateriale via administrative kontroller, og får kontroll over brukere, tillatelser og retningslinjer, i tillegg til å overvåke aktiviteter med detaljerte tilsynslogger og kraftige compliance-verktøy. Dette beskytter sensitive filer og gir teammedlemmene kun relevant tilgang.

Versjonskontroll gir også Infobae større selvtillit til å fortsette å flytte grenser og innovere. «Med Dropbox kan vi hente frem data som ble slettet for opptil ett år siden, og få tilgang til ulike versjoner fra de foregående seks månedene. Denne muligheten er helt avgjørende, og den har reddet oss mange ganger i forbindelse med viktige redaksjonelle oppgaver», sier Cejas.

For å kunne operere jevnt og konsekvent bruker Infobae Dropbox i hvert trinn av arbeidsflyten på tvers av flere team, inkludert administrativt personell, salgsteam, fotografer, filmskapere og studioer. Infobaes status som en av de ledende mediekanalene på det spansktalende markedet skyldes i stor grad denne allsidige bruken.

Dropbox Enterprise hjelper også Infobae med å omgå regionens internett- og tilkoblingsproblemer, noe som kan være svært vanskelig på grunn av regionens skiftende IT-infrastruktur. Dropbox Enterprise gir offline filtilgang, slik at teammedlemmer kan jobbe med filer uten internettforbindelse. Når forbindelsen er gjenopprettet, synkroniseres endringene umiddelbart, noe som sikrer produktiviteten.