Japan Translation Center, Ltd.

Utfordring: administrere og dele kontrakter

Japan Translation Center (JTC) ble grunnlagt i 1962 som en pioner innen oversettelse av fremmedspråk. JTC holder til i nærheten av Tokyo Tower i Higashi-Azabu-distriktet i Tokyos Minato-bydel, og tilbyr flerspråklige oversettelses- og tolketjenester basert på prinsippet om «menneskelig oversettelse».

«De siste årene har vi sett mer og mer AI-basert maskinoversettelse, men vi mener fortsatt at menneskelig oversettelse har en reell verdi. Vi har som mål å levere oversettelsestjenester av høy kvalitet som tar hensyn til tekstens kontekst, forfatterens tanker og følelser, den tiltenkte bruken av det oversatte dokumentet og dets overbevisningskraft i målgruppens øyne», forklarer Risa Takabatake, JTCs administrerende direktør.

En av selskapets styrker er teamet av erfarne oversettere. JTC samarbeider med flere frilansoversettere via outsourcingskontrakter, men selskapet sto overfor utfordringer når det gjaldt arbeidsflyten i forbindelse med kontraktsinngåelse.

Når en søker har sendt inn de nødvendige dokumentene og bestått oversettelsestesten, må vilkårene avtales og en kontrakt signeres før de kan begynne å motta oversettelsesarbeid. Tidligere sendte JTC søknadsdokumenter som passordbeskyttede, krypterte ZIP-filer, der passordet ble sendt senere i en prosess som kalles «PPAP» (Password Protected Attachment Protocol). Men når søkertallene er høye, blir dette fort en arbeidskrevende oppgave. Prosessen medfører også risiko for datasikkerheten.

«Kontraktene var mer analoge, og alt ble sendt, forseglet og returnert per post i papirutgave. I tillegg til den administrative byrden var også kostnadene til frimerker og porto et problem», forteller Takabatake.

JTC hadde også utfordringer når det gjaldt dokumenthåndteringen. Kontraktene for hver enkelt oversetter ble arkivert og lagret i et arkivskap, noe som etter hvert ble veldig tungvint å håndtere. 

«Det sier seg selv at hvis vi ville se dokumentene, måtte vi være på kontoret. Vi så at for å eliminere all denne ineffektiviteten måtte vi digitalisere dokumentene våre og bli papirløse», tilføyer Yukiko Masuda fra JTCs avdeling for generelle anliggender.   

Løsning: Dropbox med Dropbox Sign for å digitalisere onboarding-prosessen for kontraktører

«I løpet av prosessen fant vi ut at vi kunne koble Dropbox til e-underskriftsplattformen Dropbox Sign», forklarer Masuda.

Ved å kombinere det med Dropbox kan du også gjøre arbeidsflyten sømløs – fra å opprette og lagre dokumenter til å be om og verifisere signaturer.

Prosessen er enkel. Du trenger bare å laste opp dokumentene som skal signeres, oppgi e-postadressen til personen du ønsker å signere dem til, og klikke på «Be om underskrift». Når dokumentet er signert, lagres det i Dropbox Sign-kontoen din. Du kan følge med på fremdriften, sende påminnelser og administrere tilgangsrettigheter i henhold til medlemmenes tillatelser. Ved å bruke de to tjenestene sammen kunne de dekke selskapets behov perfekt.

«Først så vi på Dropbox som en måte å flytte filserveren vår til nettskyen på, men vi innså snart at hvis vi også innførte Dropbox Sign, kunne vi samtidig digitalisere kontraktsprosessen vår. Vi visste at vi etter hvert ville få behov for å digitalisere kontraktene våre, så dette virket som en flott mulighet», sier Masuda.

JTC ble også imponert over andre Dropbox-funksjoner. De fant seg raskt til rette i det enkle brukergrensesnittet ‌og satte pris på den raske filsynkroniseringen. Et annet viktig punkt var sikkerhet – noe som ikke er til diskusjon når du skal lagre sensitive dokumenter.

I tillegg til filanmodningsfunksjonen som lar deg motta dokumenter som er lastet opp av andre på en sikker måte, kan Dropbox også skilte med omfattende plattformsikkerhet. For å forhindre uautorisert tilgang bruker Dropbox 256- bit individuell kryptering for hver serverblokk der data lagres, og multifaktorgodkjenning er også tilgjengelig. Dette ga JTC trygghet, siden de visste at de hadde et trygt sted å lagre dataene sine.

Resultat: sentralisert filhåndtering og økt sikkerhet

JTC har allerede merket mange fordeler etter innføringen av Dropbox og Dropbox Sign.

De begynte med å bruke Dropbox til å kommunisere med oversetterne under og etter kontraktsprosessen. Nå bruker de filanmodninger for å motta dokumenter fra søkere. Under onboardingen samler og administrerer de alle dokumenter, inkludert søknader, testresultater, registreringsdokumenter og kontraktsfiler, i Dropbox-mapper som er unike for hver oversetter.

«Vi kommuniserer med oversetterne ved å sende dem en delt kobling til dokumentene vi har lagt i mappen deres. Tidligere lagret vi dokumentene våre i en blanding av data og papirkopier på forskjellige steder, men nå er alt samlet på ett sted, noe som reduserer tiden og innsatsen det tar å administrere dem med omtrent 25 %. Dette betyr også at vi har tilgang til alt når vi jobber hjemmefra», sier Takabatake.

JTC administrerer også kontraktsprosessen gjennom Dropbox og Dropbox Sign. Siden de ansatte ikke lenger trenger å komme inn på kontoret for å bruke sine offisielle stempler, kan selskapet nå skille mellom kontorarbeid og hjemmekontor på en mer effektiv måte. De ansatte bruker også mindre tid på å sende ut dokumenter og rette feil, noe som betyr at kontraktene kan ferdigstilles på omtrent halvparten av tiden. Oversetterne som jobber med JTC, drar også nytte av dette.

I tillegg opplevde JTC betydelige kostnadsbesparelser etter overgangen. I Japan må selskaper nemlig kjøpe et stempelmerke til 4 000 yen for å fullføre papirkontrakter, men dette er ikke nødvendig for elektroniske kontrakter. De har også kunnet redusere andre kostnader, for eksempel til frimerker og papir, og til fysisk lagringsplass for papirkopier av dokumenter.

«Kort tid etter lanseringen hadde vi et stort oversettelsesprosjekt som innebar at vi raskt måtte inngå kontrakter med oversettere innen flere ulike spesialfelt. Å administrere denne prosessen fra rekruttering til ferdigstillelse av kontraktene ville vært umulig uten Dropbox og Dropbox Sign. Vi har kunnet skape et system som kan reagere umiddelbart på plutselige endringer i virksomheten vår», sier Takabatake.

Selskapet planlegger nå å gradvis overføre ‌dokumenter og innhold som er lagret på den lokale filserveren, til Dropbox. Når dette er gjort, trenger de ikke lenger å bekymre seg for vedlikehold av lokale filservere eller tap av data på grunn av strømbrudd. Å flytte til nettskyen er et logisk neste skritt, siden det beskytter de verdifulle dataene som selskapet har samlet opp gjennom sin over 60 år lange historie. 

JTC har fått tildelt et PrivacyMark, som anerkjenner at selskapet iverksetter egnede tiltak for å beskytte personopplysninger. Dette betyr at Dropbox passer godt takket være det betydelige antallet sikkerhetstiltak – selv sammenlignet med andre nettskylagringstjenester. Ved å flytte til nettskyen kan de ansatte også se de ulike filtypene de trenger når de jobber hjemmefra.

JTC vurderer også Dropbox Transfer. Dette gjør det mulig å dele filer selv om personen du deler med, ikke har en Dropbox-konto. Siden JTC ofte oversetter store video-, lyd- og andre filer, mener selskapet at Dropbox Transfer vil være nyttig når de skal dele disse med oversetterne.

Dropbox og Dropbox Sign vil utvilsomt fortsette å tilføre selskapet stadig mer verdi, fra digitalisering av kontraktsprosessen og konsolidering av oversetterdata til administrasjon og deling av dokumenter innad i selskapet.