The Digitale forenkler ende-til-ende-kryptering med Dropbox, sparer 30 % av tid og innsats

Bakgrunn

Hvis du skal markedsføre et produkt eller en tjeneste som er vanskelig å forklare, er The Digitale, et tyskbasert digitalt markedsføringsbyrå, her for å kunne støtte. «Når en bedrift har ting som lange kundereiser, komplekse kjøperpersonas eller smale målgrupper, høres det ut som det perfekte prosjektet for oss,» sier Dominique Korschinek, CEO /Administrerende partner i The Digitale. Selskapet tilbyr tjenester som analyser, forretningsanalyse, strategi, innholdsskaping, design, UX og konverteringsoptimalisering. «Misjonen vår er å få digital markedsføring til å drive virksomheten til kundene våre. Det handler ikke bare om å lage morsomme videoer. Det handler om å levere resultater som teller,» legger Korschinek til. The Digitale liker å jobbe med kunder og selskaper som deler sin visjon og driver digitalisering i Europa, som Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom og Microsoft.  

Utfordring: Gjøre ende-til-ende-kryptering enklere

Som et tysk byrå som også samarbeider med internasjonale blue chip-selskaper, må The Digitale sikre sensitive data for å opprettholde tillit og samsvar med EUs personvernlovgivning. «For noen filer, for eksempel alt inkludert kundeemnedata, personaldokumenter eller ulike strategiske og økonomiske filer, må vi bruke ende-til-ende kryptering (E2EE). Med denne teknologien er det kun du og partneren din som eier krypteringsnøkkelen, og ikke engang Dropbox som lagrer filen, eller myndighetene kan få tilgang til disse dataene,» forklarer Peter Bilz-Wohlgemuth, COO/Administrerende partner i The Digitale.

I utgangspunktet brukte The Digitale en E2EE-tjeneste, Boxcryptor, som var vanskelig å bruke. «Vi måtte spesifikt lære opp de ansatte å kryptere filer,» Del Bilz-Wohlgemuth. «Og hvis programvaren ikke ble riktig brukt, kunne kun personen som krypterte en fil dekryptere den, så hvis denne ansatte forlot selskapet vårt, ville filen bli utilgjengelig. Filer ville også noen ganger krasje helt. Til syvende og sist var det veldig bra teknologi, men å bruke det var kaotisk.»

The Digitale har brukt Dropbox til fildeling siden den første tiden. «Vi jobber med frilansere og andre partnere, og vi trenger programvare for å forenkle samarbeid på tvers av hybridteam. Da vi startet, var Dropbox den desidert beste løsningen for dette», minnes Bilz-Wohlgemuth. «Så, da Dropbox kjøpte Boxcryptor-teknologi og introduserte ende-til-ende-kryptering i sin plattform, tok vi sjansen på å være en av de første brukerne.» 

Løsning: 2 i 1—E2EE og fildeling i Dropbox 

Digitale bestemte seg for å bruke ende-til-ende-krypteringstjenesten Dropbox. Filer som tidligere var kryptert med Boxcryptor ble nå overført til og kryptert med Dropbox. Først dekrypterte selskapet filene med den eldre programvaren. Deretter flyttet team filen – vedlikeholdt mappestrukturen– og konfigurerte tilgangsrettigheter.

Etter overføringen krypterer The Digitale filer, undermapper eller til og med en hel mappe med ett klikk. På denne måten kan bedriften lagre all filene – fra markedsføringsinnhold til nettsidemockups til data – i ett økosystem. The Digitale bruker deretter Dropbox Transfer for å dele filene med sitt globale partnernettverk, eller sine kunder, hvorav noen ikke har sin egen Dropbox-konto. The Digitale kan også sette utløpsdato på koblinger og se når de har åpnet eller lastet ned filene.

Til slutt gjorde The Digitale kryptering tilgjengelig for flere ansatte. «Før måtte vi begrense antall lisenser, fordi det kostet ekstra», forklarer Bilz-Wohlgemuth. «Nå er det ikke noe å lure på. Siden 100 % av våre ansatte allerede bruker Dropbox, kan de også bruke kryptering.»

Resultater: Kryptering av filer uten problemer 

I dag krypterer The Digitale filer i Dropbox i stedet for å sjonglere to tjenester. «Prosessen er fem ganger jevnere, og vi bruker omtrent 30 % mindre tid på å administrere kryptering og dekryptering,» forteller Bilz-Wohlgemuth. Dette gjør det mulig for The Digitale-ansatte å fokusere på å levere kvalitetsarbeid for klienten sine. «Fokuset vårt er gjøre jobben for klientene våre, jobbe med strategier med dem, skape innhold og levere gode resultater. Alt annet bør fungere fint og ikke stjele tid fra oss. Denne funksjonen er en game-changer for oss, og forbedrer sikkerheten og brukervennligheten med ett slag,» legger Bilz-Wohlgemuth til.

Dette gjorde at The Digitale kunne forenkle sin tilnærming til opplæring og onboarding av ansatte. «Vi pleide å sette av omtrent en time til å lære opp en ny medarbeider på den forrige E2EE-løsningen. Nå er det bare en fem-minutters prat om hvor ting er og hvorfor de er organisert på denne måten,» sier Bilz-Wohlgemuth.

Ved å håndtere sensitive data på jevnlig basis, kan The Digitales ledergruppe nå nyte en jevnere fildelingsopplevelse. Dette har også forenklet prosessen for skattekonsulentene. «Tidligere måtte skatteselskapet vårt installere krypteringsprogramvaren på datamaskinen for å jobbe med oss. Nå kan de få tilgang til Dropbox fra en nettleser,» sier Bilz-Wohlgemuth.

Til slutt har overføringen brakt mer sikkerhet til The Digitale. Med enklere kryptering oppfordres de ansatte til å sikre flere filer. «Nå som kryptering av data er uanstrengt, blir dobbelt så mange filer kryptert,» forteller Bilz-Wohlgemuth. Siden Dropbox oppfyller EUs og tyske regelverk, kan The Digitale nå også lettere bevise at den overholder ISO-standard og andre sertifiseringer. Dette gjør det lettere å forholde seg til cyberforsikringsleverandører og høyprofilerte partner eller kunder.

I dag leter The Digitale etter nye måter å gjøre fildeling enda enklere. Som en start vurderer selskapet tjenester som Dropbox Sign for å integrere eSignaturer i samme økosystem. «Det er avgjørende å ha pålitelig, brukervennlig og rask fildeling, spesielt for selskaper med høyt innhold som vårt,» oppsummerer Bilz-Wohlgemuth. For de som fortsatt forsker på fildelingsløsninger, her er Bilz-Wohlgemuths råd: gjør leksene dine og invester i sikkerhet og ende-til-ende kryptering. «Jo bedre programvaren, lagringsplassen eller delingsløsning våre fungerer, jo mer tid kan vi fokusere på inntektsgenererende aktivitet», legger han til.