Tobishima Corporation Se tegninger, dokumenter og andre medier på nettbrett når som helst

Utfordring: Effektivisere informasjonssøk på anleggsområdet 

Tobishima Corporation ønsket å effektivisere den tungvinte prosessen med å søke opp informasjon på anleggsområdet for å forbedre driftseffektiviteten og innrette seg etter målet om å reformere arbeidsmønstrene sine.

Tobishima Corporation feiret 135 år i bransjen i 2018. I løpet av denne tiden har de arbeidet med noen av Japans ledende anleggsprosjekter, som Seikan-tunnelen og Tokyo Bay Aqua-Line, i tillegg til en rekke byggeprosjekter og prosjekter for utvikling av sosial infrastruktur. De siste årene har selskapet arbeidet med å fremme reformer for å «skape fremtidens bygg og anlegg» ved å ta i bruk innovativ teknologi innen bygg og anlegg og katastrofeforebygging. «Vi har som mål å utvikle oss til det vi kaller en «New Business Contractor». I byggebransjen nådde utbyggingen av infrastruktur en topp frem mot 2020, og det er derfor avgjørende at vi finner en løsning på de lange arbeidstidene de ansatte står overfor. Vi følte også at vi var nødt til å reformere arbeidsflyten vår, først og fremst IT-miljøet, for å skaffe og utvikle menneskelige ressurser og støtte den videre veksten i virksomheten vår», forklarer Atsushi Ozawa, Tobishima Corporation.

Som en del av denne policyen delte selskapet ut lette bærbare datamaskiner til alle ansatte, i tillegg til vifteløse, støvtette nettbrett som de kunne ta med seg på arbeidsstedet. Dette gjorde det mulig for dem å utvikle et mobilt arbeidsmiljø som ikke var bundet til et bestemt sted, for eksempel anleggsplassen, anleggskontoret eller avdelingskontoret.

Men de måtte se på hvordan de kunne håndtere data som ble vist på hver enkelt enhet. På den tiden ble dokumenter som tegninger og beskrivelser av byggemetoder lagret og administrert i Network Attached Storage (NAS) på anleggskontoret. Forskjeller i operativsystemene gjorde det imidlertid vanskelig for nettbrettene å få tilgang til NAS-dataene, så de ansatte måtte gå tilbake til kontoret for å sjekke dokumenter. 

«Siden de ansatte ikke hadde tilgang til tegninger og annet materiale på stedet, måtte de gå tilbake til kontoret hver gang de trengte å sjekke noe. Vi trengte å lagre dataene på en måte som gjorde det mulig for de ansatte å få tilgang til informasjonen på en mer tidseffektiv måte», sier Takahisa Nakaya, også han fra Tobishima Corporation.

Løsning: En brukervennlig måte å dele og vise store filer på

Etter å ha gått gjennom de moderne datalagringsalternativene som var tilgjengelige, valgte Tobishima Corporation Dropbox.

«I tillegg til muligheten til å vise dokumenter på et nettbrett var nettskybasert lagring et must, siden det ville gjøre det mulig for oss å redusere risikoen for tap av data på grunn av NAS-feil eller naturkatastrofer, og lette byrden med vedlikehold og drift. Vi valgte Dropbox fordi grensesnittet er enkelt å navigere i, og det er lett å bruke selv for folk som ikke er så godt kjent med IT», forklarer Ozawa.

Teamet ble også tiltrukket av Dropbox’ funksjon for differensialsynkronisering, som gjør det mulig å laste opp store filer som CAD-data og fotografier raskt og sikkert. Muligheten til å vise filer offline betyr også at teamet bare trenger å lagre filer knyttet til pågående prosjekter på lokale enheter, og utvalget av apper som kan kobles sammen.

«Alle våre anleggsledere, meg selv inkludert, oppbevarer personopplysninger om tidligere anlegg vi har jobbet på, som referanse i arbeidet vårt. Disse dataene vokser hele tiden, og nettskytjenester gir oss større fleksibilitet når det gjelder å øke lagringskapasiteten sammenlignet med NAS, som man stadig må bygge ut. Det setter vi stor pris på», sier Nakatani.

Resultater: Slå opp informasjon når som helst og hvor som helst, og del til og med filer med eksterne selskaper

Etter en vellykket prøveperiode begynte Tobishima Corporation å ta i bruk Dropbox i full skala.  «Når jeg vil sjekke en tegning, tar det mye tid og krefter å dra til kontoret, spesielt når jeg jobber på høyhus, så det er en stor hjelp å kunne sjekke dokumenter på iPad-en. Det forbedrer ikke bare arbeidseffektiviteten, men reduserer også arbeidsmengden for anleggsledere som meg», sier Yusuke Tanaka.

Det hjelper også teamet med å oppnå et papirløst miljø på stedet. Tidligere måtte de ofte ta med seg fysiske tegninger laget med en plotter til anleggsplassen, men de fant ut at dette ikke lenger var nødvendig. «Nå kan vi se alle dataene vi trenger i Dropbox på telefonene og iPadene våre, slik at vi ikke havner i situasjoner der vi har skrevet ut én tegning, men trenger en annen», forklarer Tanaka.

Dropbox har også vist seg å være nyttig for fellesforetak, som ofte brukes til prosjekter i byggebransjen.

«I et fellesforetak må du kunne dele informasjon med flere selskaper. Det er imidlertid knyttet sikkerhets- og samsvarsproblemer til det å gjøre selskapets filservere tilgjengelige eksternt. Med Dropbox kan vi gjøre detaljerte justeringer av innstillinger som for eksempel visningsrettigheter, slik at vi trygt kan dele filene våre», sier Ozawa. 

Tobishima Corporation utnytter også de samme fordelene til å dele filer mellom selskapene i konsernet.

De planlegger å bruke Dropbox til å håndtere et bredere spekter av filer i fremtiden. Aller først planlegger de å begynne å bruke den til bilder. På hver anleggsplass tar arbeiderne mange bilder hver dag for registrering og rapportering, og de oppretter en loggbok for å lagre og administrere disse bildene. Tidligere bidro denne oppgaven til økt arbeidstid. 

«Noen anleggsplasser har nå begynt å lagre bildene sine i Dropbox, og de outsourcer også bildehåndtering og loggbokopprettelse via Dropbox. Vi planlegger å rulle dette ut i større skala i fremtiden for å bidra til å redusere arbeidsmengden for våre ansatte», sier Ozawa, og legger til at han håper dette initiativet vil bidra til å redusere arbeidstiden. 

I fremtiden vurderer de også å fjerne NAS-en på anleggskontoret og samle alle dataene sine i Dropbox. «Vi har allerede flyttet filserverne våre over i nettskyen og tatt i bruk Microsoft 365 som et kommunikasjonsverktøy for hele selskapet, noe som gjør forbedringer av arbeidsmetoder til et av våre viktigste fokusområder. Vi ser frem til å fortsette å jobbe sammen med Dropbox for å støtte initiativene våre», avslutter Ozawa.