Toda Corporation
Migrering av fysiske servere fra byggeplassen til nettskylagring.
Utnyttelse av rask filsynkronisering og høykvalitets søkbarhet for å effektivisere informasjonsdeling med interne og eksterne tilknyttede selskaper.
«Mange problemer og endringer oppstår under byggearbeid, og rask informasjonsdeling på stedet er avgjørende. Installering av Dropbox har gjort det mulig for personell i selskapet vårt og eksterne tilknyttede selskaper, inkludert mange partnerselskaper, å dele filer i sanntid.»
Produkt som brukes
Dropbox
Industri
Bygge- og anleggsvirksomhet
Størrelse
1000+
Sted
Japan
Utfordring: Fysiske servere på hvert enkelt anleggssted gjorde det vanskelig å dele informasjon på en smidig måte med eksterne parter.
Toda Corporation er en entreprenør som nå holder på i sitt 140. år. Med virksomhet innen bygg, anlegg, byutvikling, eiendom, kraftproduksjon og mer, har selskapet oppnådd en jevn vekst innen et bredt spekter av felt.
Toda Corporation pleide å distribuere fysiske servere på byggeplassene sine, for redigering og lagring av data som tegninger, fotografier og prosessdiagrammer.
I byggefasen vil mange av dets tilknyttede selskaper, inkludert designtilsynskontorer og partnerselskaper, redigere og kontrollere ulike typer dokumenter, som for eksempel tegninger. Disse dokumentene oppdateres daglig. Imidlertid var de fysiske serverne først og fremst kun tilgjengelige for ansatte til hovedentreprenøren.
«Entreprenøransatte som jobbet på disse anleggsstedene brukte mye tid og penger på å dele byggeinformasjon, komprimere store tegningsfiler, sende dem på e-post eller gjennom en egen filoverføringstjeneste, og så i tillegg legge til rette for ekstern fillagring.»
sier Hiroyuki Ikehata, leder, produksjonssystempromotering, avdeling 1, i Toda Corporation.
I byggebransjen er det ekstremt viktig å kunne dele informasjon raskt. Toda Coperation opplevde kostbare forsinkelser da de skulle sende filer som for eksempel tegninger, via e-post til eksterne partnere.
Denne måten å operere på førte også til tungvint filbehandling. Siden man mottok nærmere 100 e-poster daglig, mange med vedlagte tegninger, var det vanskelig å bekrefte hvilke tegninger som var nyeste versjon, pakke ut komprimerte eller passordbeskyttede tegninger, og lagre tegningene i mapper kategorisert etter byggedetaljer.
«I byggebransjen kan bare det å sette inn en enkelt feil linje på en tegning føre til store kostnader og omarbeiding. For å forhindre det måtte vi ringe og innhente bekreftelse hver gang for å spørre om det nøyaktige tidspunktet e-posten med den siste filen ble sendt, minnes Toshihiro Saito, anleggsleder i Toda Corporation som fører tilsyn med anleggssteder.
Ansatte på de ulike stedene ble også plaget av driftsfeil som ved et uhell slettet data på en fysisk server. Dette gjorde det nødvendig å gjenskape filer fra eldre versjoner, fordi slettede filer ikke kunne gjenopprettes på en enkel måte. Hver feil førte til merarbeid.
Løsning: Dropbox ble tatt i bruk på grunn av sin raske filsynkronisering og avanserte søkefunksjoner
Rundt denne tiden valgte selskapet å flytte til en midlertidig bygning i desember 2019 under rekonstruksjon av hovedkontorbygningen. Under forberedelsene til denne flyttingen ble temaet om å løse eksisterende problemer tatt opp.
Før de implementerte nettskyfilservere for anleggsstedene, begynte de å implementere det samme for interne avdelinger som skulle flytte til den midlertidige bygningen.
Dette ga ikke bare raskere informasjonsdeling, men styrket også BCP og reduserte filserverinstallasjonsplassen. Dette la grunnlaget for implementering for selskapets anleggssteder på landsbasis.
Toda Corporation hadde brukt Google Disk for å dele informasjon blant sine interne arbeidsgrupper. Men ettersom mange ga uttrykk for bekymringer om treg filsynkronisering på datamaskinene sine, og manglende evne til å dele filer med ulike eksterne partnerselskaper på grunn av kontoregistreringsproblemer, begynte de å utforske en alternativ løsning som bedre passet deres byggearbeidsbehov.
«Vi så på to alternativer: Dropbox Business (heretter «Dropbox»), eller et annet selskaps nettskylagringstjeneste. Men våre undersøkelser viste at de var helt forskjellige. Vi følte at Dropbox er som en «pult» der flere kan jobbe sammen, mens den andre tjenesten er mer som en «skuff» hvor du lagrer ferdige filer.
Det førstnevnte passet vårt behov for hyppig redigering og deling av filer med partnerselskaper,»
husker Ikehata.
Dette var deres reise som førte til at de tok i bruk Dropbox. De avgjørende faktorene var filsynkroniseringshastighet, som er vesentlig for deling og samarbeid, og intuitiv betjening, som tillater bruk på samme måte som en lokal mappe.
Resultat: Dropbox ble tatt i bruk som et selskapsomfattende standardmiljø, og effektiv interaksjon med partnerselskaper
Effektiv og fleksibel fildeling
Siden selskapet startet denne fullskala-omstillingen for omtrent et halvt år siden, har tegninger, dokumenter og data lagret på fysiske servere i filialer og eksisterende bygge- og anleggsarbeid jevnlig blitt overført til Dropbox. Selskapet bruker også Dropbox som standard for nye arbeidssteder. Lagring av filer på Dropbox har gjort det mulig for dem å dele filer naturlig.
Ved å låne ut Dropbox-lisensen sin til store designkontorer og partnerselskaper er de nå i stand til å legge til rette for et miljø der alle interne og eksterne byggmedlemmer kan få tilgang til informasjonen som er nødvendig for å fullføre arbeidet.
«Opprettelse av delte mapper for hvert partnerselskap har gjort det mulig å eliminere feil ved deling av de nyeste tegningene. Det har også spart oss for bryet med å administrere filene,»
sier Saito.
Ved å opprette delte mapper i Dropbox for hver møtearrangør og lagre alle relevante dokumenter i disse mappene, har selskapet også kunnet bruke dem til eksterne nettmøter.
«Det har økt tempoet på papirløse operasjoner og redusert arbeidet forbundet med å utarbeide dokument,»
sier Koji Sakamoto, byggeutstyrsseksjon, Toda Corporation.
I tillegg har bruk av koblingsdelingsfunksjonen og Dropbox Transfer gjort det mulig for dem å sende nødvendige filer til tilknyttede selskaper de ikke har lånt ut lisensen sin til.
Effektiv og fleksibel fildeling
Versjonshistorikk-funksjonen lar dem enkelt gjenopprette slettede filer.
Raskere informasjonssøking
filsøkeffektiviteten har også økt betydelig. «Å finne filer er tre til fire ganger raskere enn før,» understreker Ikehata.
De kan nå lagre all filer på ett sted, og opplever Dropbox sitt høye nivå av søkbarhet i enda større grad.
Sekundære fordeler: forbedret fjernarbeidsproduktivitet under koronaviruspandemien, takket være Dropbox
Smidig overgang til fjernarbeid
Dropbox sine fordeler ble fullt demonstrert selv under COVID-19-pandemien.
«Vi anser den smidige omstillingen til eksternt arbeid som den største fordelen med Dropbox,»
sier Masakazu Aoki, leder/ansvarlig, administrasjonsavdeling, internasjonal filial, Toda Corporation.
Selskapet bruker Dropbox Paper til en rekke operasjoner, inkludert tidsplanadministrering, oppgaveadministrering og informasjonsdeling for ansatte som jobber eksternt. De sier at dette stimulerer kommunikasjon.
«Selv om Google Calendar også kan administrere tidsplaner, kan den ikke administrere oppgaver for hvert enkelt medlem. Administrering av begge deler med Dropbox Paper har redusert problemer når du bytter apper og bekrefter arbeidsdetaljer via telefon, og forbedrer dermed produktiviteten for eksternt arbeid.»
sier Aoki.
Smidigere interaksjon med utenlandske baser og anleggssteder
Selskapet opplever at Dropbox Paper også er effektivt for å kommunisere med sine utenlandske baser og anleggssteder på tvers av tidssoner.
Ved å la brukere skrive kommentarer i én enkelt fil i arbeidstiden kan personalet jobbe tett sammen uten å måtte planlegge et møte på et tidspunkt som passer for alle.
«Vi ser på vår smidig omstilling til eksternt arbeid under COVID som Dropbox sin største fordel for oss. Dropbox Paper hjelper oss med å visualisere de nåværende aktivitetene til hvert enkelt medlem og har økt produktiviteten for eksternt arbeid.»
Masakazu Aoki, leder, administrativ avdeling, internasjonal filialViktige fordeler med å introdusere Dropbox
Avanserte søkefunksjoner har forbedret filsøkeffektivitet, og eliminert behovet for å lage en mappestruktur.
Dropbox Paper har bidratt til å visualisere hver enkelt ansattes egne omstendigheter, og har stimulert intern kommunikasjon under eksternt arbeid. Det har også effektivisert informasjonsdeling med utenlandske baser og partnerselskaper i ulike tidssoner.
Takket være smidig synkronisering gjenspeiles filendringer umiddelbart, selv når tegninger og andre store filer deles. Dette gjør det enklere å administrere de nyeste dataene.