Designit

Hver eneste dag utforsker Designit hvordan folk tenker, oppfører seg og samhandler med miljøene sine. Det strategiske designfirmaet bruker denne ekspertisen til å hjelpe ambisiøse merkevarer med å skape effektive produkter, tjenester og områder som folk elsker, fordi det som betyr noe for mennesker er viktig for bedriften.

Designits mennesker-først-tilnærming gjenspeiles i kulturen. Hovedfokuset til Designit er å legge vekt på medarbeideropplevelse, fleksibilitet og samarbeid. Tilbake i 2015 var det akkurat det som banet veien for at Dropbox ble selskapets samarbeidsstandard. Etter å ha funnet ut at mange ansatte allerede brukte personlige Dropbox-kontoer, kjøpte Designit en firmakonto som nå har nesten 1000 brukere. "Vi prøver å omfavne de verktøyene medarbeiderne foretrekker å bruke," sier global administrerende direktør, Kjersti Lund. "Vi betrakter det som en viktig del av å sikre medarbeidernes velvære."

Men medarbeiderne utvikler seg i samme tempo som teknologien. Med medarbeidere fordelt på 16 kontorer, ønsket Designit etter hvert en enkel løsning for å la ulike team jobbe med det samme innholdet i sanntid.

De valgte Dropbox Paper, som snart ble enda en nødvendighet for samarbeid i bedriften. – Paper er overalt hos Designit, sier global IT-sjef Morten Thomsen. – Og det morsomme er at vi aldri har introdusert det for noen. Alle vet hvordan de skal bruke det fordi det er enkelt, og det fungerer akkurat som det skal.

På tvers av Designit bruker over 550+ ansatte Dropbox Paper aktivt for å jobbe sammen på prosjekter i sanntid og strømlinjeforme arbeidsflyter. Dette har betydelig redusert tiden brukt på administrative oppgaver, som å sende innhold via e-post eller orientere team om prosjekter. Her er to eksempler på hvordan team hos Designit bruker Dropbox Paper.

Designforskningsteamet

Designforskningsteamet er mest avhengig av Paper i de tidlige fasene av et prosjekt. I disse trinnene er det fokus på å lære så mye som mulig om utfordringen klienten står overfor. "Å koordinere forskning og behandle dataene vi trenger for å virkelig forstå våre kunders utfordringer krever oppmerksomhet på detaljer," forklarer hoveddesignforsker, James Bailey. "Papir gjør det lettere å jobbe med data og trekke oppmerksomhet til de viktigste punktene."

Spesielt funksjoner som rask gjengivelse av Dropbox-lenker til skjermdumper, fremskynder hele prosessen for teamet til James. "Det sparer så mye tid, bare det å kunne ta skjermdumper, lime inn lenken og du har det i dokumentet. Jeg elsker det." Designteamet bruker også fremhevingsverktøyet til å fremheve viktige intervjusitater, som deretter grupperes etter tema. Tabeller brukes til å sammenligne svar på tvers av ulike intervjuobjekter, med emojier som hjelper til med å gi visuelle hint.

Markedsføringsteamet

Designits markedsføringsteam har i oppgave å spre ordet om selskapet og dets perspektiv på design til et så bredt globalt publikum som mulig. Dette gjør teamet ansvarlig for alt fra sosiale medier til kundesaksstudier til innhold for dets tankelederblogg på Medium. Paper fungerer både som en beholder for innholdet etter hvert som det utvikles og et fleksibelt hjem for prosjektkoordinering. "Paper handler om å dele, så det gjør prosjektoppdateringene våre mer synlige," sier Designits markedsføringsdirektør, Nicole Okumu. "Hvert av våre 16 kontorer administrerer sitt eget innhold, så Paper gjør alt gjennomsiktig, noe som gjør våre eksterne kontorer mer autonome."

Markedsføringsteamet bruker også Paper til å administrere ukeplaner for sosiale medier. Innenfor hvert av disse dokumentene organiseres nøkkelinnhold, som publiseringsdato, tekst, tematisk hensikt og bilder, sammen med daglige gjøremål og handlingselementer for hvert innlegg. Når et innlegg skal legges ut, kopierer teamets digitale strateg innholdet fra dokumentet og publiserer innlegget. – Før Paper var det egentlig ingenting som kunne erstatte e-post når teamet skulle koordinere, sier Okumu. – Det er ingen problemer med versjoneringskontroll, og det er enkelt å ha en konsistent, malbasert tilnærming der alt er på ett sted.

Designits markedsføringsteam er i gang med å skape over 100 markedsføringsressurser i Paper i år. Ved å redusere avhengigheten av e-post og eliminere problemer med versjoneringskontroll bidrar Paper til at Designit-teamet holder seg synkronisert.

Designits IT-team administrerer implementering av Dropbox Enterprise og gjør alt dette flotte arbeidet mulig. De oppgir færre samarbeidshindre som den største fordelen med Dropbox. – Teamet vårt jobber hele tiden på tvers av ulike land, tidssoner og kontorer, sier Thomsen. – Det finnes mange løsninger som kan tilrettelegge for det nå, men ingen gjør det så smidig som Dropbox og Dropbox Paper.

Slik de legger det fram, er det ikke noe problem, selv for en konto med nesten 1000 brukere. – Brukerne våre synes Dropbox er veldig enkelt å bruke, sier global IT-administrator Anh Le. – Vi trenger rett og slett ikke gi mye støtte.