Asahi Television gebruikt Dropbox voor veilig extern delen en mobiele streaming.

Uitdaging: ongecontroleerde overdracht van consumentengegevens

Asahi Broadcasting Corporation, een toonaangevend televisiestation in de Japanse regio Kansai, zendt niet alleen uit via televisie en radio—maar streamt programma's ook online. Het bedrijf bezit ook materiaal dat nationaal wordt uitgezonden, zoals het panelprogramma “Attack 25”, en showformats als “Shinkon-san Irasshai!” [Welkom, pasgetrouwden!] die ze aanbieden aan een internationaal publiek.

In 2013 verplaatsten ze hun infrastructuur voor het delen van gegevens, die door ongeveer 700 werknemers wordt gebruikt, van lokale groupware naar de cloud. Tijdens de overstap werd een beveiligingsbeleid opgezet, zodat informatie alleen binnen het bedrijfsdomein kon worden gedeeld. Ze merkten echter een toegenomen behoefte op om informatie buiten het bedrijf te delen, zoals Chiharu Kiyohara (afdeling Informatiesystemen, afdeling Technologie) uitlegt: "Normaal gesproken gebruiken we e-mailbijlagen, maar af en toe hebben we een gegevensoverdrachtservice gebruikt voor grote bestanden. De afdeling Informatiesystemen heeft geen controle over hoe consumentgerichte diensten worden gebruikt. Zulke diensten maken het ook lastig om bij te houden wie welke bestanden deelt, wanneer ze die delen en met wie ze die delen.”

Oplossing: naadloze externe samenwerking

Gegevensoverdracht is niet de enige manier om bestanden beschikbaar te maken wanneer je niet op kantoor bent. Voor shows die momenteel in productie zijn, slaan de verkoopmedewerkers van Asahi Broadcasting Corporation de videobestanden op hun iPads of andere tablets op, vergelijkbaar met het bewaren van een salesbrochure. Tablets zijn weliswaar gemakkelijk mee te nemen, maar de opslagcapaciteit ervan is beperkt. Dit betekent dat je slechts een beperkt aantal video's met een hoge resolutie naar elk apparaat kunt overdragen.

“Soms heb je tien video's gekopieerd naar je Apple iPad, maar wil je een video laten zien video die niet op het apparaat staat. Het niet kunnen aandragen van informatie mag niet lead leiden tot gemiste kansen. Aan de andere kant is het uploaden van materiaal naar consumentenservices die wij niet kunnen beheren, ook niet iets dat we willen doen. “Daarom besloten we om te kijken naar cloudopslag waar we zelf vanaf konden streamen en beheren”, legt Kiyohara uit. 

Asahi Television Broadcasting Corporation heeft gekeken naar cloudopslag om een service te vinden die ook geschikt zou zijn voor het personeel dat hun zakenpartner bezocht. Het team voerde tests uit om de synchronisatiesnelheid van grote bestanden en het streamen van video's met een hoge-resolutie in de cloud te cloud bepalen. Nadat ze verschillende diensten hadden getest, kozen ze voor Dropbox als winnaar.

“We waren er zeker van dat Dropbox de juiste oplossing voor cloudopslag was voor onze interne behoeften. Het is het meest stabiel voor uploads en synchronisatie, en is snel en eenvoudig te gebruiken. Bij andere diensten duurt het een paar minuten voordat je een video met een hoge resolutie kunt streamen, maar bij Dropbox kan dat direct. Dropbox beschikt ook over selectieve synchronisatie, dus we hoeven ons geen zorgen te maken over capaciteit. “Dit betekent dat de opslagoplossing gebruikmaakt van de functionaliteit van tabletapparaten zoals de iPad, die uiterst draagbaar zijn en een beeldscherm met een hoge resolutie hebben, maar een beperkte capaciteit”, aldus Kiyohara.

Resultaten: veilige, gecontroleerde toegang

Asahi Broadcasting Corporation verdeelde Dropbox-licenties onder geïnteresseerde vrijwilligers, voornamelijk verkopers die gebruik maken van video's met een hoge resolutie en werknemers die gebruik maken van een gegevensoverdrachtsservice. De gebruikerstevredenheid is verbeterd dankzij de vertrouwde mapstructuren van Dropbox, een snel synchroniserende cloudapp en cloudopslag met uitstekende streamingprestaties. Informatie wordt extern gedeeld via gedeelde links en bestandsverzoeken.

“Je kunt een tijdslimiet en een wachtwoord voor de link instellen, zodat je deze met een gerust hart kunt delen. Zelfs als de persoon met wie je deelt geen Dropbox-account heeft, zorgen de tijdslimiet en het wachtwoord voor veiligheid. Het is ook erg handig om bestanden en toegang aan te kunnen vragen voor een specifieke externe gebruiker.” — Kiyohara

Mappen worden niet vooraf voor elk team aangemaakt, maar worden gedelegeerd aan individuen of projecten, zodat ze deze naar wens kunnen gebruiken. Om veiligheidsredenen wordt het account ook beheerd met multi-factor authenticatie via Google Authenticator. Toegangs- en activiteitslogboeken worden ook bewaakt om te voldoen aan auditvereisten. Zo wordt de controle verbeterd zonder dat de vrijheid van gebruikers wordt beperkt.

Momenteel werkt de afdeling Informatiesystemen aan het gebruik van API's, zegt Kiyohara. Het bedrijf werkt samen met zijn partner aan de ontwikkeling van een mechanisme om workflow te integreren in interne aanvraagsystemen en om in Dropbox opgeslagen bestanden aan aanvragen toe te voegen.

“API's zijn essentieel voor systemen die routinematige taken uitvoeren. Routinematige taken hebben een vaste structuur en menselijke tussenkomst brengt het risico van operationele fouten met zich mee. We kunnen deze problemen oplossen door middel van automatisering, dus we werken momenteel aan het gebruik van API's om precies dat te doen."  — Kiyohara