De uitdaging: meer tijd creëren voor het werk dat er toe doet

In het huidige snelle marketinglandschap is het essentieel om manieren te vinden om processen te stroomlijnen en zo meer tijd en middelen vrij te maken voor wat er het meest toe doet: het leveren van goed werk. Dit is met name belangrijk bij het werven en onboarden van talent en voor werkomschrijvingen, contracten en overeenkomsten voor klanten.

Aangezien werken op afstand nog altijd op grote schaal plaatsvindt, hebben bureaus een grotere pool van talent waaruit ze kunnen putten. Dit betekent echter ook dat ze met meer concurrentie te maken hebben. Een snelle en efficiënte manier om nieuwe medewerkers te identificeren, te werven en te onboarden is daarom van het grootste belang.  

Dezelfde uitdaging geldt voor het binnenhalen van nieuwe klanten en nieuwe projecten. Bureaus kunnen zich niet laten afremmen door administratieve taken en papierwerk.

Zoals wel meer groeiende bureaus moet Collier.Simon meer verschillende documenten versturen, ondertekenen en opslaan, en er zijn steeds meer mensen bij het proces betrokken. Daarom hadden zij een oplossing nodig waarmee hun proces de snelle dynamiek kon behouden die hun klanten verwachten, zelfs bij meer spelers en complexiteit. Het was essentieel om een gebruiksvriendelijke tool voor e-handtekeningen te vinden, waarmee ze ook het groeiende aantal documenten eenvoudig georganiseerd en geordend konden gehouden.

De oplossing: ondertekeningen stroomlijnen voor meer snelheid en efficiëntie

Het team van Collier.Simon maakt al heel lang gebruik van Dropbox. Daarom wilden de leden graag een e-handtekeningoplossing waarmee ze hun huidige workflow met Dropbox voor het delen van en samenwerken aan bestanden en documenten konden behouden.

Ze hebben andere oplossingen overwogen, maar vonden Dropbox Sign de meest gebruiksvriendelijke, wat tot een grotere acceptatie in het hele bureau heeft gezorgd. De naadloze integratie met Dropbox speelde ook een enorme rol in het besparen van tijd en de organisatie van belangrijke documenten. Matt Seigel, directeur, zegt: "Nu we Dropbox en Dropbox Sign voor alles gebruiken, besteden we veel minder tijd aan administratieve taken en meer tijd aan het behalen van resultaten voor onze klanten."

De resultaten: 

Snellere werving en een efficiëntere onboarding van medewerkers

Met Dropbox Sign en Dropbox heeft Collier.Simon de tijd tot de ondertekening van aanbiedingsbrieven en onboardingdocumenten aanzienlijk weten te verkorten. Bovendien is het dankzij de verbeterde doorstroming en organisatie eenvoudiger om meer mensen aan het wervingsproces toe te voegen en tegelijkertijd de efficiëntie te verhogen.

‍Dankzij de tijdsbesparing op samenwerking konden ze hun klanten sneller helpen

Nu alle bestanden worden beheerd en geleverd met Dropbox en Dropbox Sign, kan Collier.Simon tot 20% sneller materiaal maken en leveren, waardoor het werk sneller op de markt komt en klanten sneller bedrijfsresultaten krijgen. 

‍Werkomschrijvingen worden sneller ondertekend en projecten gaan eerder van start

Met het tempo van de huidige markt is er nauwelijks speling in de deadlines, zelfs niet als het papierwerk vertraging oploopt. Collier.Simon is erin geslaagd om werkomschrijvingen en hoofdserviceovereenkomsten voor klanten sneller ondertekend te krijgen, terwijl projecten veel eerder van start kunnen gaan. Al met al behoren impasses vanwege papierwerk tot het verleden.

Samenwerking zonder opofferingen

Dankzij het nieuwe gestroomlijnde proces kan Collier.Simon zijn teams en documentworkflows opschalen en erop vertrouwen dat ze hun taken sneller kunnen verrichten zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit of organisatie. Momenteel gebruiken ze Dropbox Paper steeds meer om nauwer te kunnen samenwerken bij het opstellen van documenten. Daarnaast gebruikt het bedrijf Dropbox Replay voor videosamenwerking, zodat ze net zo efficiënt kunnen werken als in hun andere Dropbox-workflows.