Digital Yalo heeft de samenwerking verbeterd en kosten verlaagd door Dropbox te implementeren

Achtergrond

Digital Yalo is een fullservice bureau dat voor 100% eigendom is van een minderheid en dat creatieve marketingcampagnes, merkgebruikstrategie, webdesign en ontwikkelingsservices aanbiedt. Met ruim veertig medewerkers bestaat het team uit probleemoplossers, inkleurders, luisteraars, coaches, boeren en muzikanten die inspiratie halen uit film, kunst, muziek en sport om echte, menselijke ervaringen te gebruiken om een merk naar een hoger niveau te tillen.

Uitdaging: hun bestandsopslagsysteem werkte niet efficiënt

Vanaf het begin waren de oprichter en CEO van Digital Yalo, Arnold Huffman, en zijn team trots op hun unieke benadering van klantenservices, waarbij de nadruk lag op de effectieve en efficiënte levering van producten. 

Na een organische groei en enkele kleine fusies en overnames werd dit belangrijker dan ooit. Naarmate de organisatie groeide, kwam die focus op efficiëntie niet meer overeen met het verouderde systeem voor bestandsopslag en levering van Digital Yalo.

Het werk van een creatief bureau als Digital Yalo varieert van werken aan videomateriaal tot Word-documenten.

Jarenlang stonden die documenten en bestanden op de computer van Huffman, maar dat systeem zorgde voor een knelpunt toen ze steeds meer mensen aannamen en alle documentatie via de CEO moest gaan. Meerdere mensen hadden toegang nodig tot dezelfde documenten en ze deelden allemaal informatie via e-mail waarbij belangrijke details verloren gingen. 

"Naarmate we groeiden, moesten we onze technologie ook doorontwikkelen om die groei mogelijk te maken. En daar speelt Dropbox een belangrijke rol in", zegt Huffman. 

Brandon Bradford, VP of Operations, leidde het initiatief om een proces te ontwikkelen waarbij iedereen onafhankelijk kon werken, terwijl tegelijkertijd met externe klanten samengewerkt kon worden.

Oplossing: naadloze overgang van platform naar platform

Door de fusies in de afgelopen jaren had Digital Yalo verschillende gedecentraliseerde samenwerkingsplatformen: Dropbox, Box en Microsoft. In hun zoektocht om samenwerking te vereenvoudigen en verenigen, wendde Digital Yalo zich tot Positive Results, een externe verkoper en technologiepartner die hen heeft geholpen de juiste oplossing te kiezen. 

Positive Results demonstreerde meerdere tools, waaronder Google, Box en Dropbox. Voordat de keuze werd gemaakt, was het van cruciaal belang om de workflows te begrijpen die het belangrijkst waren voor hun werkzaamheden. Het kwam neer op drie primaire functies. 

Ten eerste moesten ze nieuwe medewerkers onboarden en toegang en machtigingen verlenen tot informatie die belangrijk is voor hun functie, zonder dat daar een IT-professional voor nodig was. 

Ten tweede werken ze als marketing- en strategiebureau regelmatig samen met klanten. Digitale privéwerkruimtes voor klanten die eenvoudig te configureren, beheren en implementeren zijn, waren een topprioriteit.

En als laatste moesten ze in staat zijn om hun documentopslagsoplossing te integreren met andere applicaties die ze al gebruikten. Dropbox was de tool die het best voldeed aan hun zakelijke vereisten.

"We raden Dropbox aan vanwege onze goede samenwerking, de flexibiliteit van het platform en ons vermogen om een terabyte aan gegevens in minder dan een week van Box naar Dropbox te migreren zonder dat onze dagelijkse werkzaamheden daar hinder van ondervinden", zegt Positive Results CEO Dennis Kyle. "We hebben Digital Yalo geholpen bij een complete strategie voor het systeemontwerp, een implementatiestrategie, technische migratie en onboarding, en training voor eindgebruikers en beheerders.

Dropbox biedt ook een bestandsstructuursysteem dat iedereen bij Digital Yalo herkenbaar vond waardoor het makkelijker was de tool onder de knie te krijgen.

Omdat meerdere mensen documenten in realtime kunnen openen en bewerken, hoeft Digital Yalo niet langer bewerkingen in e-mails bij elkaar te verzamelen om een bijgewerkt document samen te stellen. Dit heeft de samenwerking verbeterd waardoor er heel veel tijd wordt bespaard. 

Tegenwoordig heeft elke klant een gedeelde map met submappen voor eigen personeelsleden, en een submap voor bestanden die met klanten gedeeld kunnen worden. Elke belanghebbende kan individuele machtigingen toegewezen krijgen en informatie kan worden gedeeld met klanten en het relevante serviceteam. Het team gebruikt ook Dropbox Sign om de noodzakelijke handtekeningen te verzamelen in hun bestaande workflow. Dit is een essentiële stap om knelpunten in het goedkeuringsproces weg te nemen terwijl het team groeit.

Digital Yalo maakt gebruik van Dropbox-integraties met Asana, Smartsheet en Zoho. Deze integraties zijn geïmplementeerd met hulp van Positive Results.

Toen Digital Yalo twee kleinere bureaus overnam (Ninja Multimedia en My Friend's Nephew) werkten ze opnieuw samen met het team van Positive Results om ervoor te zorgen dat de migratie geen impact had op de dagelijkse werkzaamheden van het team van Digital Yalo. Samen voerden ze een aanzienlijke gegevensmigratie uit en integreerden ze alles voor hun uniforme merk in Dropbox.

Resultaten: verplaats snel bestanden en krijg meer gedaan

De overstap van Box naar Dropbox heeft Digital Yalo ongeveer 57% aan jaarlijkse licentiekosten bespaard. Ze schatten ook een besparing op middelen van 14% door de tijd die wordt besteed aan het schakelen tussen platforms en zoeken naar fragmenten van bijgewerkte documenten.

Digital Yalo heeft er terwijl het bedrijf blijft groeien vertrouwen in dat Dropbox hen de efficiëntie biedt die ze nodig hebben om te blijven voldoen aan de vereisten van de klant. "Er zit altijd wel iets in de pijplijn", zegt Huffman. "Het is onze taak up-to-date te blijven en met tools als Dropbox kunnen we werk snel gedaan krijgen door middel van samenwerking."

Hun maatstaf voor succes is uiteindelijk teamfeedback. Dropbox heeft de workflows van iedereen eenvoudiger en probleemloos gemaakt. Daardoor kunnen de medewerkers van Digital Yalo sneller dan ooit een merk doorgronden.

"Dropbox is een van de samenwerkingstools waardoor wij op dezelfde lijn zitten met klanten", zegt Huffman. "Het stelt ons in staat om eindproducten (of wijzigingen daaraan) effectief en efficiënt te verwerken, zodat we sneller de eindstreep bereiken."