Infobae optimaliseert de wereldwijde productie van video's en vereenvoudigt de workflows met Dropbox Enterprise

Achtergrond

Infobae, koploper op het gebied van digitale media uit Argentinië, is een van de populairste Spaanstalige online kranten met meer dan 61 miljoen lezers wereldwijd. Het bedrijf heeft ook vestigingen in Mexico, Peru, Colombia en Spanje, en biedt goed gecheckte, betrouwbare informatie over onderwerpen die mensen overal ter wereld bezighouden.

Van een spraakmakend interview met Lionel Messi in de VS tot diepgaande gesprekken met paus Franciscus in Vaticaanstad: de producties van Infobae vereisen een krachtig opslagsysteem voor de enorme hoeveelheid onbewerkte bestanden die daarbij komen kijken, waaronder video's, foto's en audiobestanden. Dat materiaal is cruciaal om op locatie werkende teams van redacteuren, journalisten en fotografen de mogelijkheid te bieden om effectief samen te werken en boeiende, impactvolle content te creëren.

Na de doorgemaakte groeispurt besefte het bedrijf dat er behoefte was aan een tool waarmee niet alleen het toenemende aantal grote videobestanden kon worden beheerd, maar ook de wereldwijde samenwerking tussen teams kon worden verbeterd. “Vóór onze internationale uitbreiding waren onze opslagbehoeften heel anders. Nu hebben we een welhaast oneindige opslagcapaciteit en realtime bestandssynchronisatie nodig om optimaal te functioneren”, vertelt Maximiliano Cejas, manager Technologie en infrastructuur bij Infobae.

De uitdaging: over de grenzen heen gaan

Op een dag met veel nieuws laat Infobae wel vijf camera's draaien voor één interview. En dan nog zes interviews. Dat resulteert in enorme videobestanden. Met een dergelijke zware belasting kon het lokale opslagsysteem, dat hier gewoon niet voor was gebouwd, uiteindelijk niet overweg.

“Zonder virtueel particulier netwerk (VPN) verliep de overdracht van zulke extreem grote bestanden heel traag en fouten lagen altijd op de loer. Reguliere e-mailservices en services voor het delen van bestanden konden die volumes niet aan. Dat resulteerde vaak in beschadigde of onvolledige bestanden met als gevolg vertragingen in de productie en verstoorde workflows.”

Een ander obstakel was het gebrek aan versiebeheer in de vorige datacenterimplementatie van Infobae. Zonder de mogelijkheid om verwijderde items terug te zetten of verschillende bestandsversies te beheren, riskeerde het team definitief gegevensverlies, overschrijving van cruciale onbewerkte bestanden en verlies van doorgevoerde bewerkingen. Als er iets misging, kon er niet worden teruggegrepen naar een eerdere versie. Kortom: adequaat versiebeheer was een must-have voor een nieuwe opslagoplossing.

De oplossing: opschalen voor nog meer succes

Cejas: “Toen we diverse opslagoplossingen hadden onderzocht, kozen we direct voor Dropbox Enterprise vanwege de prijs, de kwaliteit en de functionaliteit. Voor ons was dat een logische keuze. Deze oplossing biedt ons de opslag die we nodig hebben voor video’s, foto’s en historische gegevens en stelt ons in staat de productie van content te schalen en te stroomlijnen. Dropbox maakt het teamleden ook heel gemakkelijk om voltooide opnames naar de cloud te uploaden, zodat deze door een ander teamlid kunnen worden gedownload via een Dropbox-link.”

De overstap naar Dropbox was eenvoudig: omdat Dropbox een cloudoplossing is, hoefde het team alleen maar alle bestanden van de servers naar de cloud over te zetten en het systeem zo te configureren dat er dagelijks een automatisch synchronisatie met Dropbox werd uitgevoerd. Het enige wat dus in de workflow werd aangepast, was dat bestanden voortaan in Dropbox werden opgeslagen in plaats van op interne servers.

Gebruikers waren er snel aan gewend om bestanden in Dropbox op te slaan, cruciaal voor een optimaal gebruik van de nieuwe tool. “Dropbox is een externe opslaglocatie die je opent alsof het een lokale map op je computer is. Dankzij deze vertrouwde en intuïtieve interface waren onze teams er snel vertrouwd mee”, aldus Cejas.

Sinds 2020 is Dropbox essentieel in de internationale activiteiten van Infobae. Cejas: “Voor interviews in het buitenland, waarbij snelle bestandsoverdracht en -bewerking essentieel zijn, kunnen we met Dropbox strakke deadlines halen zonder problemen met het doorsturen van gegevens. We zijn geen tijd meer kwijt aan het oplossen van problemen met bestandsoverdracht en kunnen ons helemaal richten op de content zelf. Alles gaat ook veel sneller.” 

Ook Tline Point, de Zuid-Amerikaanse partner van Dropbox, speelde een grote rol in het garanderen van soepel en consistent gebruik van de oplossing door Infobae. Tline Point bood support in het Spaans, evenals lokale facturerings- en betalingsopties, terwijl in die periode internationale betalingen vanuit Argentinië zeer lastig verliepen. Zonder Tline Point, zo beaamt Cejas, zou het gebruik van Dropbox vrijwel onmogelijk zijn geweest.

Het resultaat: een veelzijdige oplossing voor een divers team

Aanvankelijk zag Infobae Dropbox vooral als opslagoplossing, maar al snel ontdekte het bedrijf ook de voordelen van de overige functies. Infobae gebruikt nu gedeelde mappen en opslagruimtes voor teams in Dropbox Enterprise om de samenwerking te verbeteren Bovendien kunnen de medewerkers in realtime bestanden synchroniseren op meerdere apparaten. Het is dus niet meer nodig om bestanden steeds opnieuw te uploaden en te downloaden. 

Het redactionele team beheert met gespecialiseerde tools ook de toegang tot alle onbewerkte bestanden. Daarnaast beheert het team gebruikers, machtigingen en beleid, en monitort het activiteiten aan de hand van gedetailleerde auditlogboeken en krachtige software voor nalevingsbeheer. Zo blijven gevoelige bestanden veilig en krijgen teamleden alleen toegang als dat nodig is.

Ook het goede versiebeheer geeft Infobae meer vertrouwen om de grenzen te blijven verleggen en te innoveren. “Met Dropbox kunnen we gegevens terughalen die tot een jaar geleden zijn gewist en hebben we toegang tot verschillende versies uit de afgelopen zes maanden. Dat is van groot belang en heeft ons redactionele team al heel wat hoofdbrekens bespaard”, zegt Cejas.

Om soepel en consistent te kunnen werken, gebruikt Infobae Dropbox bedrijfsbreed in alle stappen van de workflow. Zo is Dropbox onmisbaar voor de administratieve medewerkers, de verkoopteams, de fotografen, de filmmakers en de studiomedewerkers. De status van Infobae als topmediakanaal voor de Spaanstalige markt is grotendeels te danken aan de vele mogelijkheden van Dropbox.

Dropbox Enterprise stelt Infobae bovendien in staat internet- en connectiviteitsproblemen in de regio te omzeilen. Cruciaal, want de IT-infrastructuur ter plaatse is niet altijd even stabiel. Dropbox Enterprise biedt offline toegang tot bestanden, zodat teamleden hier ook zonder internetverbinding aan kunnen werken. Nadat de internetverbinding is hersteld, worden wijzigingen onmiddellijk gesynchroniseerd, zodat de productiviteit niet in gevaar komt.