Japan Translation Center, Ltd.

Uitdaging: contracten beheren en delen

Japan Translation Center (JTC) werd in 1962 opgericht met als doel klanten te voorzien van hoogwaardige vertalingen. JTC is gevestigd in de nabijheid van de Tokyo Tower in het Higashi-Azabu-district van de wijk Minato in Tokio. Het bedrijf biedt meertalige vertaal- en tolkdiensten waarin degelijk vakwerk centraal staat.

“De afgelopen jaren zien we steeds meer op AI gebaseerde machinevertalingen, maar wij blijven geloven in de toegevoegde waarde van menselijke vertalingen. We streven ernaar vertaaldiensten van hoge kwaliteit te bieden waarbij rekening wordt gehouden met de context, de bedoelingen en gevoelens van de auteur, het beoogde gebruik van het vertaalde document en de overtuigingskracht ervan voor de doelgroep”, legt Risa Takabatake, de directeur van JTC, uit.

Een van de troeven van het bedrijf is het team van ervaren vertalers. JTC werkt met verschillende freelancevertalers op basis van outsourcingcontracten, maar werd geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van contractbeheer.

Nadat een potentiële vertaler de benodigde documenten heeft opgestuurd en met goed gevolg een proefvertaling heeft gemaakt, moeten er voorwaarden worden overeengekomen en een contract worden ondertekend voordat de samenwerking van start kan gaan. In het verleden verzond JTC deze documenten in de vorm van met een wachtwoord beveiligde en versleutelde ZIP-bestanden. Het wachtwoord werd afzonderlijk verstuurd via een Password Protected Attachment Protocol-proces (PPAP-proces). Bij veel nieuwe contracten met vertalers vergt dit proces echter veel tijd. Er kleven bovendien ook risico's met betrekking tot gegevensbeveiliging aan.

“We werkten grotendeels analoog. Contracten werden afgedrukt, verzegeld en per post naar de vertalers verzonden. Zij stuurden het ondertekende contract ook per post terug. Dit proces vergde veel administratieve handelingen en daarnaast maakten we ook kosten voor fiscale zegels en postzegels”, vertelt Takabatake.

Ook het documentbeheer stelde JTC voor uitdagingen. De contracten met alle vertalers werden gearchiveerd en opgeslagen in een archiefkast; na verloop van tijd werd het heel lastig om daar overzicht over te houden. 

“Als we documenten wilden raadplegen, moesten we steeds naar kantoor gaan. Daarom beseften we dat het uit oogpunt van efficiëntie handiger was om documenten te digitaliseren en papierloos te gaan werken”, vult Yukiko Masuda van het General Affairs Department van JTC aan.   

De oplossing: Dropbox met Dropbox Sign om het onboardingproces van contractanten te digitaliseren

“We ontdekten dat we Dropbox konden koppelen aan het Dropbox Sign-platform voor e-handtekeningen”, legt Masuda uit.

Door dit platform te combineren met Dropbox is een naadloze workflow te realiseren: van het maken en opslaan van documenten tot het aanvragen en verifiëren van handtekeningen.

Het proces is eenvoudig. Upload de te ondertekenen documenten, geef het e-mailadres op van degene die de documenten moet ondertekenen en klik op 'Handtekening aanvragen'. Nadat een document is ondertekend, wordt het opgeslagen in het Dropbox Sign-account. Medewerkers kunnen de voortgang volgen, herinneringen verzenden en toegangsrechten beheren op basis van de machtigingen van leden. De combinatie van de twee services voldoet precies aan de behoeften van het bedrijf.

“In eerste instantie zagen we Dropbox vooral als een oplossing om onze bestandsserver naar de cloud te migreren, maar we beseften al snel dat we bovendien het contractproces digitaal konden maken als we ook Dropbox Sign zouden gebruiken. We wisten dat we het contractbeheer uiteindelijk moesten digitaliseren en dit was een uitgelezen kans om dat te doen”, vertelt Masuda.

JTC was ook onder de indruk van andere Dropbox-functies. De eenvoudige gebruikersinterface gooide hoge ogen, evenals de snelle bestandssynchronisatie. Een ander belangrijk punt was beveiliging: een aspect dat van cruciaal belang is als je gevoelige documenten opslaat.

Naast de functie voor bestandsaanvragen, waarmee je veilig documenten kunt ontvangen die door anderen zijn geüpload, beschikt Dropbox ook over uitgebreide platformbeveiliging. Ter voorkoming van ongeautoriseerde toegang gebruikt Dropbox 256-bits versleuteling voor elk serverblok waar gegevens worden opgeslagen. Er is ook multifactorauthenticatie beschikbaar. Dit alles bood JTC de zekerheid dat ze een veilige locatie hadden om gegevens op te slaan.

Het resultaat: gecentraliseerd bestandsbeheer en verbeterde veiligheid

JTC merkt sinds de introductie van Dropbox en Dropbox Sign al veel voordelen.

Het bedrijf heeft voor Dropbox gekozen om met vertalers te communiceren tijdens het contractproces en daarna. Nu gebruik JTC ook de functie voor bestandsaanvragen om documenten van aanvragers te ontvangen. Tijdens de onboarding worden alle documenten, waaronder aanmeldingsbrieven, testresultaten, registratiedocumenten en contracten, opgeslagen en beheerd in Dropbox-mappen. Voor elke vertaler is er een eigen map.

Takabatake: “We communiceren met de vertalers door ze een gedeelde link te sturen naar de documenten die we in hun map hebben geplaatst. Vroeger sloegen we documenten deels digitaal, deels op papier op, uiteraard op verschillende locaties. Tegenwoordig is alles beschikbaar op één locatie, waardoor de tijd en moeite die nodig is om ze te beheren met ongeveer 25% is verminderd. We kunnen dus ook overal bij wanneer we vanuit huis werken.”

JTC beheert ook het contractproces via Dropbox en Dropbox Sign. Omdat medewerkers niet langer naar kantoor hoeven te komen om officiële zegels op contracten aan te brengen, kan er nu flexibeler worden omgegaan met thuiswerken. Het bedrijf is ook minder tijd kwijt aan het verzenden van documenten en het corrigeren van fouten. Daarom kunnen contracten in ongeveer de helft van de tijd als vroeger worden afgesloten. Ook de vertalers die met JTC in zee gaan, profiteren hiervan.

JTC heeft na de overstap bovendien aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd. Dit komt voornamelijk doordat bedrijven in Japan een belastingzegel van 4.000 yen moeten kopen voor elk papieren contract. Voor contracten in elektronische vorm bestaat een dergelijke verplichting niet. Daarnaast worden er ook kosten bespaard op zaken als postzegels en papier, en de fysieke opslagruimte voor papieren documenten.

“Al snel na de uitrol hadden we een groot vertaalproject, zodat we op korte termijn contracten moesten afsluiten met vertalers op allerlei specialistische vakgebieden. Het beheer van dit proces, van werving tot en met het sluiten van de contracten, zou onmogelijk zijn geweest zonder Dropbox en Dropbox Sign. Het nieuwe systeem is zo flexibel dat plotselinge veranderingen in ons bedrijf direct kunnen worden opgevangen”, zegt Takabatake.

Het bedrijf is nu van plan om documenten en content die zijn opgeslagen op de lokale bestandsserver geleidelijk te migreren naar Dropbox. Dit heeft als groot voordeel dat er geen onderhoud meer nodig is aan de lokale server en gegevensverlies door storingen tot het verleden behoort. Overstappen naar de cloud is logisch, omdat hiermee de waardevolle bedrijfsgegevens die in ruim 60 jaar zijn verzameld, optimaal worden beschermd. 

Aan JTC is inmiddels het PrivacyMark toegekend, wat betekent dat het bedrijf passende maatregelen neemt om persoonlijke informatie te beschermen. Dat komt niet in de laatste plaats door Dropbox. Dropbox maakt een aanzienlijk aantal beveiligingsmaatregelen mogelijk, ook in vergelijking met andere services voor cloudopslag. Een overstap naar de cloud stelt medewerkers bovendien in staat vanuit huis alle bestanden te raadplegen die ze nodig hebben.

JTC is ook geïnteresseerd in Dropbox Transfer. Met deze tool kunnen medewerkers eenvoudig bestanden delen, zelfs als de ontvanger geen Dropbox-account heeft. Omdat JTC vaak grote video-, audio- en andere bestanden vertaalt, is het bedrijf van mening dat Dropbox Transfer handig kan zijn bij het delen van bestanden met vertalers.

Van het digitaliseren van het contractproces en het op één locatie bewaren van gegevens van vertalers tot het beheren en delen van documenten binnen JTC zullen Dropbox en Dropbox Sign steeds meer waarde voor het bedrijf blijven toevoegen.