Casestudy over Keio University Shonan Fujisawa Campus

De uitdaging: afscheid nemen van bestandsservers 

Keio University Shonan Fujisawa Campus (SFC) werd in 1990 opgericht met als doel via innovatieve onderwijsmethoden een praktisch studieprogramma te ontwikkelen dat aansloot bij de eisen van de 21e eeuw. De geavanceerde onderwijsinfrastructuur werd ontworpen onder leiding van professor Jun Murai, een van de belangrijkste internetpioniers in Japan. Sindsdien heeft Keio University altijd veel belang gehecht aan de ontwikkeling van het eigen digitale netwerk om de onderwijs- en onderzoeksactiviteiten zo goed mogelijk te ondersteunen. 

Het bestandsbeheersysteem, een platform waarop studenten en docenten met elkaar communiceren, speelt daarin een hoofdrol. Keio University hanteerde langere tijd het beleid om op de diverse campussen zowel lokale bestandsservers als cloudopslagservices te gebruiken. De bestandsservers kampten echter meerdere keren per jaar met storingen. Bovendien bleven de kosten voor onderhoud en herstel maar toenemen. Het besef drong door dat de limiet van wat de fysieke infrastructuur aankon, was bereikt.

“Ons gebruik van infrastructuur on-premises was vooral ingegeven door de geboden veiligheid, maar de afgelopen jaren is cloudopslag ook zo veilig geworden dat we er voldoende vertrouwen in kregen. Daarom besloten we dat het tijd was om vrijwel alles over te zetten naar cloudopslag, met uitzondering van een klein aantal bestanden”, vertelt professor Jin Nakazawa van de faculteit Milieu- en informatiestudies van SFC.

Dit inzicht leidde tot een nieuwe benadering van IT-infrastructuur binnen SFC. De universiteit onderzocht diverse opties voor de transitie, waaronder de bestaande cloudopslagservices die al op de campus werden gebruikt. “De universiteit maakte vooral gebruik van Google Drive en Box, maar niet iedereen vond die oplossingen even gebruiksvriendelijk”, zegt Nakazawa. Voor SFC was het grootste pijnpunt dat gebruikers een browser moesten openen om toegang te krijgen tot mappen in de cloud. Omdat sommige studenten niet goed overweg konden met een pc en de cloud, ging SFC op zoek naar een omgeving die voor alle gebruikers intuïtief zou zijn. 

 

De oplossing: vereenvoudig het opvragen van bestanden en het opslaan van gegevens 

Na alle opties te hebben overwogen, koos SFC voor Dropbox. Dropbox biedt niet alleen de geavanceerde beveiliging en de grote opslagcapaciteit die de SFC-faculteit nodig heeft, maar ook een heel gebruiksvriendelijke interface. Gebruikers waarderen vooral de manier waarop mappen op het bureaublad worden weergegeven en op dezelfde manier kunnen worden gebruikt als lokale mappen.

Alle studenten en faculteitsmedewerkers van Keio University SFC maken inmiddels gebruik van Dropbox. Het aantal geactiveerde licenties bedraagt 7.000. In de eerste maanden na de introductie werd er al 55 terabyte aan gegevens geüpload voor verschillende doeleinden.

“We hebben Dropbox niet universiteitsbreed verplicht gesteld, omdat alle docenten hun eigen benadering van lesgeven en onderzoek hebben. In plaats daarvan gebruiken we verschillende typen cloudopslag voor verschillende doeleinden. Maar binnen dat ecosysteem is Dropbox de belangrijkste gedeelde werkruimte voor studenten en docenten”, verklaart Nakazawa.

Dropbox biedt veel voordelen. Zo is de uitwisseling van bestanden tussen studenten en docenten nu veel gestroomlijnder. “In mijn colleges gebruik ik Dropbox om materialen en bestanden met studenten te delen. Daarnaast zet ik applicaties als Slack en LINE in om samenwerken te vergemakkelijken”, voegt Nakazawa toe. SFC gebruikt Dropbox bovendien als oplossing voor gegevensopslag voor Slack. 

Docenten van SFC vinden Dropbox ook handig voor hun lessen op de middelbare scholen die met de universiteit samenwerken. Zo gebruiken ze de functie voor bestandsaanvragen om opdrachten en andere inzendingen te ontvangen. Nakazawa: “Anders dan de universiteit, waar studenten en medewerkers via het LMS (Learning Management System) toegang hebben tot bijvoorbeeld lesmaterialen, beschikken de middelbare scholen niet over digitale systemen. Daarom gebruiken we Dropbox om het inleveren van opdrachten papierloos te maken.” 

 

Het resultaat: versterking van de digitale transformatie 

Om IT-vaardigheden te stimuleren, heeft SFC ook een Bring Your Own Device-initiatief (BYOD-initiatief) geïntroduceerd om studenten aan te moedigen op de universiteit hun eigen computer te gebruiken. Dit initiatief heeft tot merkbare veranderingen geleid, waaronder de sluiting van computerlokalen op de campus in april 2020. Dropbox heeft zich actief ingezet om het initiatief op koers te houden. 

“Tijdens de pandemie was het moeilijk om op locatie college te geven. Maar dankzij BYOD en Dropbox konden we zonder noemenswaardige problemen online les blijven geven”, zegt Nakazawa. Dropbox levert een belangrijke bijdrage aan de digitale transformatie op het gebied van leren en duurzaamheid.

Nakazawa plukt daar ook in zijn eigen onderzoeksactiviteiten de vruchten van. Hij kan nu makkelijker bestanden uitwisselen met onderzoekers in Japan en in het buitenland, een stimulans voor gezamenlijk onderzoek.

Nakazawa: “Het is echt een onmisbare tool geworden.” 

Over Dropbox Paper, waarmee meerdere gebruikers hetzelfde document in de cloud kunnen bewerken, is bijvoorbeeld iedereen ontzettend enthousiast. De faculteitsleden van de SFC hebben ook nieuwe manieren ontdekt om hun onderzoeken te stroomlijnen met de takenlijst in Dropbox Paper. Zo kunnen ze nu internationale conferenties coördineren en aantekeningen van de organisatoren in realtime doornemen.

Het plan is om de acceptatie verder te laten toenemen door Dropbox op de campus te promoten. “Door de voordelen te benadrukken, hopen we het aantal actieve Dropbox-gebruikers onder zowel studenten als medewerkers te vergroten”, aldus Nakazawa. 

Een van de belangrijkste voordelen is de integratie van Dropbox met Canvas LMS, een e-learningsysteem dat Keio University binnenkort op de campussen introduceert. Door Dropbox en Canvas LMS te integreren, krijgen studenten toegang tot bestanden op Dropbox via zowel het e-learningsysteem als op hun eigen computer.

Nakazawa heeft hier hoge verwachtingen van: “Het is heel zinvol om de systemen te integreren. Daardoor neemt niet alleen de gebruiksvriendelijkheid toe, maar krijgen we ook meer mogelijkheden op het gebied van onderwijs en onderzoek.”

Via Dropbox biedt SFC cloudservices om de digitale transformatie binnen onderwijs en onderzoek te stimuleren.